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Was ein Corporate Records Book ist

Was ein Firmenbuch ist und warum es wichtig ist, Aufzeichnungen zu führen, zusammen mit Tipps, was aufgenommen werden muss und mehr.

Unternehmensaufzeichnungen sind die Aufzeichnungen, die ein US-Unternehmen aufbewahren muss, um zu zeigen, dass es in der vom Internal Revenue Service und den Gesetzen des Staates, in dem das Unternehmen gegründet wurde, vorgeschriebenen Art und Weise funktioniert.

Was ist ein Firmenbuch?

Einige Unternehmen haben ein "Buch" für Unternehmensaufzeichnungen, das alle erforderlichen Dokumente enthält. In anderen Fällen werden die Unternehmensunterlagen online oder in einem Archiv aufbewahrt. Die Aufzeichnungen sollten sich an einem Ort befinden und verfügbar sein, wenn der Internal Revenue Service Ihr Unternehmen prüft.

Sie können Ihre Unternehmensaufzeichnungen auch „in der Cloud“ aufbewahren. Diese Aufzeichnungen können jedoch vertrauliche Informationen und proprietäre Prozesse enthalten. Stellen Sie also sicher, dass Ihr Server sicher ist. Susan Ward, Small Business-Canada Expert, hat einen großartigen Artikel über Dokumentenverwaltung, der Ihnen bei diesem Projekt helfen kann.

Warum Unternehmensaufzeichnungen notwendig sind

Unternehmensunterlagen sind erforderlich, um zu zeigen, dass das Unternehmen gemäß den Anforderungen des Internal Revenue Service ordnungsgemäß funktioniert, um zu zeigen, dass es sich bei dem Unternehmen um eine separate Einheit handelt, und um den Haftungsschutz des Unternehmens aufrechtzuerhalten.

Wie sie erstellt werden

Unternehmensunterlagen werden vom Vorstand Ihres Unternehmens erstellt. Der Vorstand erstellt Dokumente wie die Satzung Ihres Unternehmens und Jahresberichte. Der Vorstand erstellt und bearbeitet auch Dokumente wie Anträge und Protokolle während der Vorstandssitzungen.

Der Corporate Secretary ist in der Regel dazu bestimmt, alle Unternehmensunterlagen zu führen. Natürlich müssen alle Aufzeichnungen unterschrieben werden und alle durchgeführten Maßnahmen müssen dokumentiert werden. Wenn das Unternehmen Aktien besitzt, führt der Corporate Secretary (normalerweise das Büro dieser Person) die Aufzeichnungen über den Aktienbesitz. Der Corporate Secretary beruft sich auch bei jeder Vorstandssitzung auf und gibt an, welche Vorstandsmitglieder anwesend und abwesend sind.

Vorstandsbeschlüsse

Unternehmensvorstände genehmigen allgemeine Richtlinien und Beschlüsse (Entscheidungen), und sie werden nicht in die tägliche Entscheidungsfindung des Unternehmens einbezogen. Eine der wichtigsten Tätigkeiten eines Unternehmensvorstandes ist die Beschlussfassung. Beschlüsse sind Dokumente, die Entscheidungen des Vorstands festhalten. Unternehmensbeschlüsse können in vielen Angelegenheiten gefasst werden, darunter:

  • Aufzeichnungen über wichtige Transaktionen des Unternehmens
  • Genehmigungen von Verträgen
  • Aufzeichnungen über den Verkauf oder Kauf von Immobilien (Grundstücke und Gebäude)
  • Einstellung oder Entlassung einer großen Anzahl von Mitarbeitern
  • Expansion in einen neuen Markt oder einen neuen Standort

All diese Entscheidungen und noch mehr müssen aufgezeichnet werden.

Welche anderen Datensätze sollten enthalten sein?

  • Ihre Satzung und alle Artikel, die dieses Dokument ändern. Diese Artikel sind in Ihrem Bundesland hinterlegt, Sie benötigen jedoch weiterhin eine Kopie des Originals und aller Änderungen.
  • Satzung der Gesellschaft. Die Geschäftsordnung ist die Leitlinie für die Arbeit des Vorstandes der Gesellschaft. Die Satzung umfasst die Pflichten der Unternehmensbeauftragten, Informationen über die Jahresversammlung und wie der Vorstand Richtlinien und Abstimmungen festlegt.
  • Protokolle aller Gesellschafter- und Direktorenversammlungen, einschließlich der Jahresversammlung
  • Jahresberichte
  • Ein Aktienregister zur Verfolgung von Aktientransaktionen und Aktienbesitz.
  • Unternehmens- und Steuerbeschlüsse
  • Einstellungs- und Ernennungsbeschlüsse
  • Direktor Interessenkonfliktlösungen
  • Beschlüsse über Kredite an und durch die Gesellschaft
  • Beschlüsse zu Leistungen an Arbeitnehmer und Altersvorsorge
  • Beschlüsse zur Aktiendividende

Einen Vorstand bilden und Aufzeichnungen führen

Wenn Sie Ihr Unternehmen gründen, müssen Sie sich bei Ihrem Bundesstaat erkundigen, ob Sie die staatlichen Richtlinien für die Organisation und Führung Ihres Unternehmens befolgen. Alle Staaten haben spezifische Vorschriften für Unternehmen. Wenden Sie sich an den Außenminister Ihres Staates oder Ihren Anwalt, um weitere Informationen zu erhalten.