EVENT PLANNINGCONFERENCE SERVICES

Cree una mejor agenda de reuniones con sesiones de trabajo

Las sesiones grupales pueden ofrecer a los asistentes a la reunión una serie de oportunidades beneficiosas, pero todos los coordinadores de reuniones también deben ser conscientes de los peligros.

Una sesión de grupo, también conocida como reunión de grupo o sesión de taller, es generalmente un taller, discusión o presentación sobre un tema específico que sirve como parte de la agenda de un programa, seminario, conferencia o convención más grande.

Todos los programas bien planificados tienen un tema general sobre el que todos los puntos de la agenda de las charlas, actividades o quizás un discurso de apertura programados están diseñados para debatir o elaborar. Las sesiones grupales ofrecen a los asistentes al programa otra oportunidad para discutir, reflexionar o actuar sobre esos temas en un entorno más íntimo o especializado.

Cómo funcionan las sesiones de trabajo

Las sesiones grupales vienen en muchas formas y formas, pero su característica unificadora es que son sesiones relativamente cortas (en comparación con la agenda general) en las que pequeños grupos de asistentes a conferencias o convenciones se reúnen para discutir o aprender sobre temas relevantes relacionados con los mayores. tema del programa principal o más grande. Por lo general, se producen varias sesiones grupales de forma simultánea, y todos los asistentes participan en un grupo pequeño durante un período de tiempo designado antes de regresar para reunirse con el grupo más grande. Como tal, las sesiones grupales requieren algún método para dividir a los asistentes del grupo más grande en grupos más pequeños y un objetivo, ya sea la finalización de una actividad, una oportunidad para discutir un tema o la llamada a una lluvia de ideas.

Beneficios de las sesiones grupales

En un programa más amplio, quizás con una gran audiencia, el beneficio principal de las sesiones de grupos es que sirven como una oportunidad para que todos los asistentes al programa participen más activamente. La agenda de muchos programas está dominada por una serie de presentaciones durante las cuales los asistentes son simplemente miembros pasivos de la audiencia. Si bien este puede ser un gran formato para compartir información y conocimientos, se ha demostrado que cuando a las personas se les ha dado la oportunidad de participar activamente, su compromiso con el material puede conducir a una mejor retención e implementación en el futuro.

Fomenta el compromiso

Las sesiones grupales también son una excelente manera de fomentar el compromiso incluso con los asistentes más tranquilos. Muchas personas se sienten mucho más cómodas compartiendo sus ideas con grupos más pequeños que con toda la audiencia. Una sesión grupal podría resultar una oportunidad perfecta para que los asistentes compartan ideas u observaciones o incluso planteen preguntas que de otro modo no compartirían con el grupo. Cuando regresan las sesiones grupales, esas ideas y preguntas se pueden compartir con todos los asistentes.

Abordar temas o intereses específicos

Las sesiones grupales también pueden ofrecer a los coordinadores de conferencias la capacidad de satisfacer mejor las necesidades de sus asistentes. Se pueden ofrecer sesiones grupales para hablar sobre áreas específicas de interés o para profundizar en un tema determinado que se relacione con el tema del programa. Las sesiones grupales también se pueden organizar por nivel de habilidad (como principiante y avanzado) o por función o puesto (como nivel de entrada y niveles gerenciales) para hablar mejor con el grupo.

Las sesiones grupales también ofrecen a los presentadores y coordinadores de reuniones una forma de "dividir" la agenda de manera productiva y dar vida al programa. Si bien las comidas y los descansos breves programados son generalmente imprescindibles para los programas que duran más de unas pocas horas, las sesiones grupales pueden ofrecer a los asistentes un descanso activo y productivo de la escucha pasiva y el aprendizaje, lo que puede ayudar a prolongar su capacidad de atención.

El error más común de la sesión de breakout

Si bien las sesiones grupales bien planificadas pueden beneficiar enormemente a un programa más grande, la mayoría de las veces, las sesiones grupales sufren el error más común: un objetivo poco claro. Con demasiada frecuencia, se programa una sesión de grupo para romper la monotonía de un programa sin dar instrucciones claras sobre cuál es el objetivo del programa. Sin un objetivo claro, puede contar con discusiones sin rumbo entre los asistentes y una pérdida general de un tiempo precioso.