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Sistemas de archivo Easy Home Business

Obtenga consejos e ideas para administrar las grandes cantidades de papel e información acumulada en un negocio desde casa con este sencillo sistema de archivo.

Incluso en este mundo digital, es sorprendente la cantidad de papel que puede acumular un negocio desde casa. Además, hay mucho que rastrear en un negocio desde casa, como sus cuentas financieras, estrategias de marketing, proyectos, clientes y más. Es esencial desarrollar sistemas organizativos en las primeras etapas de su negocio para asegurarse de que puede encontrar lo que necesita cuando lo necesita.

Qué necesita guardar y organizar

Hasta cierto punto, los elementos que necesitará para desarrollar un sistema de presentación dependerán mucho de su negocio. Por ejemplo, si vende un producto tangible, necesitará algo que rastree su inventario. Sin embargo, aquí hay una lista general de elementos que necesitará realizar un seguimiento en su negocio desde casa:

  • Planes comerciales y de marketing
  • Documentos legales (es decir, trámites de LLC, licencias comerciales y registros de propiedad intelectual, contratos)
  • Contactos (profesionales, clientes, vendedores, proveedores de servicios, etc.)
  • Información financiera (estados de pérdidas y ganancias, balances, cuentas por pagar / por cobrar)
  • Impuestos
  • Gastos comerciales (recibos)
  • Proyectos

Junto con esta lista, querrá agregar elementos que sean específicos de su negocio.

Sistemas para organizar su negocio desde casa

Lo más probable es que utilice una variedad de métodos para almacenar y manejar sus papeles y otra información importante. El factor clave es elegir el método que mejor se adapte a sus necesidades. Todo el mundo tiene una forma diferente de pensar y organizarse. Por ejemplo, para algunas personas, tiene más sentido organizar los archivos alfabéticamente, pero para otras, les resulta más fácil organizarlos por fecha. Si no está seguro de qué funcionará mejor para usted, pruebe uno y, si tiene dificultades para mantenerlo, adopte un sistema diferente. Aquí hay tres formas de organizar sus archivos e información:

Sistema de archivo de carpetas simple

Para las pequeñas empresas que no generan demasiado papeleo, el sistema de carpetas es una buena opción. También es ideal para personas a las que les gusta tener todo en un solo lugar o que necesitan que su información sea móvil. El sistema de encuadernación utiliza una encuadernadora grande de tres anillos, protectores de hojas y divisores de secciones.

Utilice los divisores de sección para organizar sus categorías comerciales, como pedidos pendientes, pedidos completados, copias maestras de varios formsetc. A partir de ahí, comenzará a recopilar los archivos en los protectores de hojas. Una vez que el aglutinante se llene al final de la semana, mes o tres meses, será el momento de purgar. Simplemente transferirá los archivos de pedidos de los clientes y otros registros históricos a un sistema de archivo tradicional que refleja fielmente la organización de su encuadernador.

Sistema de archivo tradicional

Los sistemas de archivo tradicionales utilizan un archivador, archivos colgantes y carpetas manila. Casi todas las empresas, en última instancia, necesitarán este tipo de presentación a medida que su negocio crezca. Se genera demasiado papeleo a lo largo del tiempo como para no tener uno. Y dado que los registros fiscales deben conservarse durante siete años, necesita un lugar para almacenar todos estos registros. Los sistemas de archivo tradicionales son ideales para los artículos que deben guardarse, pero a los que no se accede con regularidad, como los impuestos del año anterior y la licencia comercial. Aquí hay algunos consejos para que su sistema de archivo tradicional despegue y tenga éxito:

  • Piense en qué tipo de sistema utilizará realmente. Puede volverse loco comprando suministros de oficina geniales e idear el sistema de archivo más elaborado y colorido del mundo, pero si no se ajusta a su estilo de trabajo, será una pérdida de tiempo y dinero.
  • Cree un sistema para administrar su papel que permita la menor cantidad de "toques". Desea evitar acumular pilas de papel y tratar con cada pieza varias veces. En su lugar, esfuércese por tomar decisiones sobre dónde debe ir una hoja de papel la primera vez que la toque.
  • Reserve tiempo para archivar. Es fácil evitar esta tarea como una plaga, pero es necesaria y ayudará a que su negocio funcione mucho mejor. Especialmente los recibos y otros artículos que se utilizan en el momento de la declaración de impuestos, mantener estas cosas organizadas facilita mucho la presentación de sus impuestos.

Sistema de archivo electrónico

El mundo digital no ha eliminado por completo la necesidad de almacenamiento de papel, pero ha facilitado mucho el almacenamiento de información. Los sistemas digitales pueden crear, enviar y administrar facturas, y pueden rastrear las finanzas de su negocio desde casa y luego importarse al software de impuestos para su presentación electrónica. Puede escanear recibos y guardarlos en un archivo en su computadora (aunque probablemente también debería conservar la versión en papel). Los sistemas electrónicos pueden almacenar la información de sus clientes, clientes y prospectos en un sistema de gestión de relaciones con los clientes para facilitar el acceso, el envío por correo electrónico, la facturación y más. Los sistemas en línea se pueden utilizar para guardar sus ideas, ayudarlo a administrar proyectos, organizar información o investigar.

Pero al igual que los sistemas de archivos en papel, su sistema de archivo digital debe tener una estructura organizativa, utilizando carpetas y archivos almacenados en su computadora o en la nube. Para una gestión más sencilla, utilice la misma estructura y los mismos nombres de archivo en su sistema digital que en su sistema en papel. Para proteger sus archivos digitales, haga una copia de seguridad de ellos en un disco duro independiente o en un sistema de almacenamiento en línea.

Una combinación de todo lo anterior

Lo más probable es que necesite usar más de un sistema para administrar todos los datos y el material que necesita almacenar en su negocio. Primero, deberá decidir qué funciona mejor para usted y luego implementarlo. Por ejemplo, puede tener un sistema de carpetas para ayudarlo a organizar la administración diaria de su negocio, como su horario, marketing y copias de sus formularios.

Su sistema tradicional puede contener todos sus documentos a largo plazo, como impuestos, permisos y licencias comerciales de años anteriores, y registros de propiedad intelectual. Puede utilizar un sistema digital para almacenar sus ideas, como Evernote, y realizar un seguimiento de los proyectos.

Por otro lado, es posible que desee ser lo más digital posible, utilizando una lista de tareas y un calendario en línea, escaneando todos los recibos en su computadora y utilizando software o servicios en línea para todas las demás necesidades de administración de su negocio. Aun así, querrá un sistema para administrar el papel que se genera. La clave es encontrar el sistema que le sea fácil de seguir y encontrar la información que necesita cuando la necesita.

Actualizado por Leslie Truex