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Lista de verificación de configuración de eventos para coordinadores de lugares

Los coordinadores del lugar se encargan de asegurarse de que la sala esté configurada según las especificaciones. Aquí hay algunas cosas que deben buscar.

La mayoría de los lugares están acostumbrados a las presiones que conlleva la coordinación de múltiples eventos en un período corto de tiempo. Después de todo, su negocio depende de que brinden un servicio de calidad, y cada evento es una oportunidad para mostrar sus habilidades tanto a los organizadores de eventos como a los asistentes. Sin embargo, el momento más crítico llega antes de que comience el espectáculo, cuando el cliente entra en la sala de banquetes para la instalación. Es en este momento donde se marcará la pauta para el resto del día.

Tenga sus carros listos

Lo primero que querrá hacer su cliente es desembalar todos los suministros para eventos de su vehículo. Esta puede ser una tarea difícil, especialmente si la situación del estacionamiento es difícil de navegar. Imagínese a alguien entrando en su lugar con una carga de cajas pesadas, ¿qué es lo primero que buscará? La respuesta es, por supuesto, un carro o cualquier otra cosa que aligere su carga y facilite significativamente el siniestro trabajo de descargar. Tener carritos disponibles justo cuando entran al lugar es una manera fácil de hacerlos sentir aliviados con solo presentarse.

Prepare las tablas de registro

Lo siguiente en la lista de cosas por hacer para la mayoría de los clientes es configurar el registro. Esto significa que es mejor que su lugar tenga todos los componentes de registro en su lugar antes de que lleguen. Eso incluye todas las mesas, sillas, eléctricas y rodapiés. Organizar las etiquetas de identificación y los materiales de registro consumirá mucho tiempo para los planificadores de eventos, y no deberían tener que esperar a que usted ponga estas cosas simples en su lugar para que puedan comenzar.

Tener todas las mesas y ropa de cama de las habitaciones

Obviamente, colocar todas las mesas y sillas en el espacio del evento puede llevar algo de tiempo. Con suerte, si viene de un evento anterior, le ha dicho al cliente con anticipación cuándo esperar que se configuren todos los componentes de la sala. Si su cliente entra en una habitación con docenas de trabajadores luchando para desapilar mesas y sillas, es probable que entre en pánico. Idealmente, su equipo de operaciones tendrá todo listo con mantelería en su lugar para que los planificadores puedan comenzar a colocar centros de mesa, artículos de subasta, etc.

Obtenga toda la señalización temprano

El hecho de que el planificador principal sepa cómo navegar por el edificio no significa que su equipo de apoyo lo sepa. Puede ahorrarles a todos muchas molestias innecesarias actualizando la señalización dentro de su edificio tan pronto como el período de instalación esté a punto de comenzar. Tenga en cuenta que los proveedores, como floristas y DJ, también necesitan saber a dónde ir. Todas estas son cosas que debe revisar con su cliente antes del día del evento, pero también es necesario tenerlas en cuenta en el gran día.

Revisar BEO y facturas

Nuevamente, es probable que haya enviado estos documentos por correo electrónico varias veces durante los días previos al evento, pero nunca está de más revisarlos por última vez. Aunque el tiempo de configuración es agitado, necesita dedicar 15 minutos para revisar estos documentos juntos. Los coordinadores del lugar deben tener un paquete listo para su cliente que incluya el BEO, el diagrama de la sala y la factura prospectiva. Muy pocos planificadores experimentados dejarán pasar la oportunidad de revisar estos artículos críticos.

Introducciones

Asegúrese de llevar a los miembros clave de su equipo a su cliente para una presentación formal. Esta lista incluye el gerente de catering, el capitán del banquete, el supervisor de operaciones y el coordinador de audio / visual. Piense en nombre de su cliente al presentar al equipo. ¿Hay algún detalle que deba discutirse cara a cara con su equipo de gestión? Iniciar una conversación breve es una forma eficaz de destacar quién está a cargo de cada área.

Esta breve lista de verificación de elementos de configuración de eventos contribuirá en gran medida a mantener contento a su cliente a su llegada. Como representante principal de su lugar, siempre es mejor darles a los clientes su número de teléfono celular en caso de que algo salga mal mientras trabaja en su oficina. Recuerde, es posible que se sientan frustrados si necesitan algo, pero se sentirán aún más frustrados si no pueden encontrar a nadie que los ayude.