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Cómo escribir una carta de bienvenida para un viaje de incentivo

Si está planeando un evento de incentivo y necesita escribir una carta, aquí hay algunos detalles que querrá asegurarse de incluir para la conveniencia de sus invitados.

Si bien los planificadores de eventos suelen estar bien versados en todos los aspectos de la planificación de eventos, a veces necesitan ayuda cuando se trata de escribir cartas formales, correos electrónicos u otros materiales para un próximo evento. Uno de los elementos más importantes que intentarán los planificadores de eventos es una carta de bienvenida para los huéspedes de un viaje de incentivo.

La carta de bienvenida hace exactamente lo que dice: da la bienvenida a los invitados al evento. No tiene por qué ser percibido como complicado de ninguna manera. De hecho, si está escrita correctamente, la carta de bienvenida debe ser simple y al grano. Idealmente, una carta de bienvenida se escribe con el membrete oficial de una organización.

Detalles de un viaje de incentivo

Un viaje de incentivo es un evento o viaje planificado que se utiliza para persuadir a las personas de que logren objetivos comerciales específicos. A menudo, el viaje de incentivo es una recompensa para un vendedor u otro tipo de profesional por alcanzar un hito específico. Por lo general, los objetivos establecidos están relacionados con las ventas y el desarrollo comercial, pero los ejecutivos y gerentes han utilizado este tipo de incentivos para cualquier número de objetivos comerciales rentables.

Elementos de una carta de bienvenida

Una carta de bienvenida para un viaje de incentivo no es tan diferente de otras cartas formales de bienvenida, pero después de leerla, el huésped debe saber qué esperar y a quién contactar si tiene preguntas o cualquier problema que surja.

Una buena carta de bienvenida incluirá la fecha en que está escrita y un saludo apropiado (cuán formal sea dependerá de la relación de la empresa o el autor de la carta con el destinatario).

El primer párrafo de la carta debe transmitir la bienvenida, el segundo párrafo debe incluir información sobre la agenda y cualquier detalle importante sobre la ubicación o los requisitos que el huésped necesita saber (por ejemplo, ¿necesitarán su pasaporte?).

Finalmente, el párrafo final debe transmitir el agradecimiento (ya sea del autor de la carta o de la empresa) al invitado / destinatario. Una vez más, si es formal o informal está determinado por las circunstancias. Este párrafo va seguido de una línea de firma del anfitrión del evento, incluido un título.

Por lo general, si elige personalizar la carta, es útil insertar el programa del evento en la carta. Esto es opcional. Si lo hace, asegúrese de que estos detalles se inserten y se enumeren después del segundo párrafo y se mencionen como tales.

Ejemplo de carta de bienvenida

Uno de los errores más comunes con los eventos de incentivos es la falta de seguimiento con los participantes después. La celebración de un evento de incentivo eficaz puede ser una táctica sólida para aumentar la moral y el desempeño de los empleados, no solo para recompensar el buen trabajo pasado. Por lo tanto, solicitar comentarios es importante para garantizar que los viajes futuros sean exitosos.