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Planificación de reuniones organización de convenciones y conferencias

El MPI WEC 2008 es excelente como laboratorio de aprendizaje lleno de consejos para la planificación de eventos para aquellos que se espera que organicen convenciones y conferencias.

Consejo: incorpore nuevas tecnologías emergentes en eventos

Consejos para la planificación de eventos detrás del evento en MPI WEC 2008

Los planificadores de eventos y reuniones siempre están buscando nuevos consejos para la planificación de eventos, ya sea para usarlos en su próxima reunión o simplemente para saber lo que otros están haciendo para poder validar algunos de sus enfoques.

Esto se debe a que los planificadores de eventos y reuniones organizan muchas reuniones, y la conferencia o congreso anual es un programa excelente que también requiere muchas ideas para la planificación de reuniones.

Teniendo esto en cuenta, parece apropiado revisar algunas de las ideas de planificación de reuniones y consejos de planificación de eventos que utiliza una de las asociaciones líderes de la profesión: Meeting Professionals International (MPI) organiza numerosas convenciones durante todo el año. Los siguientes consejos para la planificación de eventos se basan en el Congreso Mundial de Educación de MPI que se celebró en Las Vegas en agosto de 2008.

Al planificar una convención, los planificadores de reuniones consideran cómo incorporar una variedad de nuevas tecnologías emergentes para el programa. MPI usó una pantalla antiniebla.

Las posibilidades imaginadas para la tecnología de pantallas antiniebla, una nueva tecnología emergente, incluyen la proyección de logotipos corporativos, mensajes y otras imágenes. Los planificadores de eventos y reuniones deben conocer las tecnologías futuras y cómo y cuándo usarlas en varios programas.

Como parte de la recepción de apertura del MPI WEC, 2008 patrocinada por Meetings by Harrah's en el Caesar's Palace, Las Vegas, los asistentes caminaron a través de una pantalla de niebla del logotipo de MPI al ingresar al cóctel de apertura. El objetivo de Caesar's Palace era mostrar cómo pueden cambiar el entorno de una sala estática, explicó Reina Herschdorfer, directora ejecutiva de catering / convenciones y eventos de Caesar's Palace.

La tecnología de pantalla antiniebla es una tecnología emergente que es seca, por lo que los asistentes y los invitados no caminarán a través de la niebla y se mojarán.

Consejo: Lista de verificación de planificación de eventos para incluir reuniones previas al evento de todas las partes

Los lugares tienen su lista de verificación de planificación de eventos para garantizar actividades fluidas para eventos especiales y reuniones antes de la ejecución de un programa.

Como parte de la lista de verificación de planificación de eventos, los planificadores de eventos y reuniones celebran una reunión final o previa a la conferencia ("preconferencia") con los administradores de la conferencia, incluidos los servicios de catering. Es un momento en el que los planificadores de eventos verán el progreso de producción y configuración, alimentos y bebidas, y realizarán solicitudes de cambios antes del evento.

El lugar en sí también mantiene reuniones con su personal y las personas responsables de la ejecución del evento. El chef ejecutivo de Ceasar's Palace, Las Vegas, sostuvo su reunión con los chefs responsables de las actividades de servicios de catering en la recepción de apertura del MPI WEC 2008.

Se instalaron cuatro estaciones para servir seis platos calientes diferentes, y se instaló una barra de servicio de esculturas de hielo para servir siete tipos diferentes de sushi.

Consejo: las recepciones de cócteles de la convención deben sorprender los sentidos

Es importante que los planificadores de eventos creen eventos especiales, incluidos cócteles, que incorporen elementos que involucren los cinco sentidos.

El cóctel de recepción en el Caesar's Palace, Las Vegas, transformó un salón de baile en un espacio que se transformó a lo largo de la noche. Con un presupuesto de $ 2 millones, los planificadores de Caesar's y Meetings by Harrah's, Las Vegas, trabajaron con expertos en producción, diseño, catering y otros para demostrar su capacidad para cambiar cualquier entorno.

"Tuvimos 180 minutos de imágenes y música que cambiaban cada tres o cuatro minutos", dijo Reina Herschdorfer, directora ejecutiva de catering / convenciones y eventos del Caesar's Palace. También hizo que los elementos de la sala interactuaran con las imágenes en la pantalla. Cuando había pétalos de rosa en la pantalla, los pétalos de rosa también llenaban la habitación. También fue el caso del uso de otros elementos de eventos especiales, como las burbujas. Reforzó la idea de cómo la naturaleza y lo abstracto trabajan juntos para crear un efecto psicodélico (uno de los objetivos de Herschdorfer).

Herschdorfer también enfatizó la intención de Caesar de mostrar la comida como un elemento del evento. "La comida es arte. Se trata de los chefs y la belleza de la comida", agregó.

Consejo: haga que los asistentes y los invitados se sientan únicos y especiales al llegar

Una línea de alfombra roja es una excelente manera de hacer que los asistentes se sientan únicos y especiales cuando llegan a reuniones y otros eventos especiales.

La dirección y el personal de Mandalay Bay, Las Vegas, crearon una línea de alfombra roja para dar la bienvenida a los asistentes a medida que se acercaban a la sesión general de apertura.

Era evidente que los asistentes apreciaron la sesión de animadores de una hora de duración. Y crear un elemento que sorprenda gratamente a los organizadores de eventos es una declaración en sí misma.

Crear una línea de alfombra roja es más fácil de lo que la mayoría piensa. Es simplemente una cuestión de tener suficientes personas afiliadas al evento para estar disponibles durante el tiempo en que llegan los invitados. Mandalay Bay simplemente envió la llamada a varios departamentos por correo electrónico y el personal estaba emocionado de participar.

Consejo: los líderes de la organización preparan el escenario para la agenda de la reunión en los comentarios de apertura

Para dar inicio a las convenciones, se espera que los líderes entreguen un mensaje sobre la agenda de la reunión del evento durante los comentarios de apertura durante la primera sesión general.

Al establecer la agenda de la reunión para un congreso o conferencia, los organizadores de eventos y reuniones deben utilizar la sesión general de apertura para que los líderes refuercen el objetivo y los mensajes clave del programa.

Para el MPI WEC 2008 celebrado en Mandalay Bay, Las Vegas, en agosto de 2008, MacMillan destacó el énfasis del Congreso en el conocimiento profesional, el uso de la tecnología para enriquecer las reuniones (no reemplazarlas) y su opinión de que el futuro de la industria seguirá creciendo. .

Es importante asegurarse de que el mensaje sea apropiado para quienes asisten al evento y que esté dirigido a los intereses de quienes asisten, incluido el lugar donde viven. Más de 4.500 asistieron al MPI WEC, la mayor asistencia en la historia de MPI. MacMillan hizo referencia a las iniciativas globales de MPI y proporcionó ejemplos de tendencias globales.

Consejo: los líderes de la junta deben destacar los logros en las sesiones de apertura

Para las convenciones y congresos anuales, es importante que los líderes de la junta destaquen los logros y objetivos pasados.

Se espera que el liderazgo de la organización destaque los logros pasados al preparar el escenario para el próximo año. Angie Pfieffer, presidenta de MPI 2007-2008, destacó los imperativos estratégicos que se establecieron para MPI durante su mandato.

MPI redefinió sus imperativos estratégicos para la industria de reuniones durante el año anterior, y Pfeiffer destacó lo siguiente:

  • Evolucionar a una comunidad global
  • Reimaginar las relaciones comerciales con capítulos
  • Mejore la conversación y la experiencia de los miembros
  • Construye una gran organización

Al presentar los logros de la organización, brinda a los miembros y otras partes interesadas la oportunidad de comprender las iniciativas y los objetivos clave. Es relevante en todas las industrias y reuniones.

Consejo: incorpore elementos de entretenimiento corporativo en la agenda de la convención

Es importante que los planificadores de reuniones incorporen el entretenimiento corporativo en la agenda de la convención; esto ayuda a dividir las presentaciones formales.

Al planificar una convención, es importante incorporar elementos de la comunidad local en el tema siempre que sea posible. Debido a que el Congreso se llevó a cabo en Las Vegas, los organizadores detrás de MPI WEC 2008 tenían una amplia gama de opciones.

La sesión general de apertura se programó para dos horas, por lo que para ayudar a romper la formalidad de las presentaciones, se incorporaron a la agenda temas locales y entretenimiento.

El mago de Las Vegas, Nathan Burton, entretuvo a los asistentes y concluyó el entretenimiento corporativo haciendo que el presidente de 2008-2009, Larry Luteran, apareciera mágicamente frente a la audiencia para su presentación.

Consejo: la apertura de las sesiones generales debe dejar a los asistentes animados

Una sesión general de apertura eficaz debe incluir una variedad de oradores y entretenimiento para mantener la atención de los asistentes, especialmente para sesiones más largas.

Los comentarios de clausura de la sesión general de apertura fueron seguidos por una actuación de Drum Cafe, conocido por brindar formación de equipos y entretenimiento interactivo de percusión.

Drum Cafe utiliza tambores y percusión africanos para energizar al público. Y, aunque MPI incorporó su actuación, algunos planificadores de eventos incorporan este tipo de actuación como una experiencia práctica para grupos (dando a los asistentes sus tambores).

Drum Cafe actuó durante más de una hora, mientras que algunas personas se quedaron para escuchar y otras escucharon la energía de la sala de sesiones general mientras pasaban por las puertas del pasillo principal.

Consejo: cada convención incluye una exposición con stands de ferias comerciales

Casi todos los congresos o convenciones incorporan una feria comercial o una sala de exposiciones como parte de la agenda.

La exposición brinda una oportunidad para que los proveedores y patrocinadores de la industria se reúnan con los asistentes a la convención.

Las exposiciones tradicionales se pueden ver más como un "mercado", si las convenciones y conferencias limitan las horas en que una sala de exposiciones está abierta y evitan programar sesiones educativas durante este tiempo, para que los expositores puedan maximizar su tiempo con asistentes importantes.

Una exposición ayudará a financiar el costo de la convención en general y proporcionará ingresos operativos para los organizadores de la asociación.

Consejo: Determine los temas de desarrollo profesional por habilidad y nivel de audiencia

Los organizadores de la conferencia determinan los temas del seminario para el desarrollo profesional que consideran el nivel de habilidad de los asistentes y los intereses de desarrollo.

MPI determinó los temas del seminario por nivel de audiencia, incluidos principiantes, intermedios y avanzados. Luego, MPI organizó sesiones grupales en 13 familias de habilidades para ayudar a los asistentes a optimizar su experiencia educativa:

  • Análisis-proceso-decisión
  • Administración de Empresas
  • Comunicación
  • Educación y desarrollo de contenido
  • Gestión financiera
  • Relaciones / relaciones interpersonales
  • Relaciones Internacionales
  • Márketing
  • Gestión de reuniones
  • Gestión de personas
  • Gestión de proyectos / planificación del trabajo
  • Estrategia
  • Tecnología

MPI brindó a los asistentes la opción de programar sesiones en línea, categorizando las sesiones por familias de habilidades y niveles de audiencia.

Consejo: las ideas de recaudación de fondos deben evolucionar en torno a las reuniones anuales

Los planificadores de reuniones y eventos deben crear eventos de recaudación de fondos como parte de una conferencia o convención anual para maximizar el valor de la recaudación de fondos.

Quizás la mejor manera de dinamizar una base de recaudación de fondos es realizar un evento especial de recaudación de fondos durante el congreso o la convención anual. Después de todo, este es el momento en que la gente tiene los temas y problemas de la causa de la recaudación de fondos como prioridad.

Para MPI WEC 2008, la idea del evento de recaudación de fondos incluyó una noche de comida, bebidas y música en vivo en el House of Blues en Mandalay Bay, Las Vegas. El evento también incluyó a la Oficina de Visitantes y Convenciones del Metro de Detroit como patrocinador principal, así como varios otros patrocinadores contribuyentes para ayudar a financiar los costos.

Los precios anticipados de los boletos se fijaron en $ 110 (USD) y los boletos en el lugar fueron de $ 125 (USD). Más de 1,000 asistentes se unieron al evento, aproximadamente el 25% de todos los asistentes.

Consejo: las mesas redondas de negocios ofrecen a los asistentes temas abiertos

Aunque las conversaciones en los cafés pueden parecer nuevas para algunos en la industria de eventos, estas discusiones de mesa redonda de negocios surgieron de reuniones en la industria de alta tecnología.

Las conversaciones de café son mesas redondas informales donde los temas y los moderadores no están predeterminados, explicó Brooke Bode, directora de gestión del conocimiento de MPI, Dallas. "Permite a los asistentes aprender de sus compañeros", agregó Bode.

Para MPI WEC 2008, se identificaron seis temas de discusión de mesa redonda diferentes para los asistentes al congreso para inscribirse y / o liderar las mesas redondas de negocios, que incluyen:

  • El café verde (reuniones verdes)
  • Café estratégico spot (formatos de reunión y reuniones estratégicas)
  • Cafe Futura (tendencias futuras / tecnología)
  • The bridge cafe (diferencias generacionales / culturales)
  • Cafe Internationale (reuniones internacionales)
  • Café popurrí (temas varios)

La facilitación del taller está dirigida por los asistentes y ofrece a los asistentes una alternativa al formato habitual de reuniones y seminarios.

Consejo: Anime al anfitrión de la convención del próximo año a patrocinar en la convención de este año

Al planificar una convención, el mejor momento para garantizar la retención de asistentes para futuras convenciones es promocionar ese mensaje durante este año.

Los planificadores de reuniones comprenden la importancia de hacer que los asistentes y / o los miembros de la organización sientan que su tiempo está bien empleado asistiendo a una convención o congreso. Uno de los objetivos es asegurarse de que los asistentes regresen a la convención del próximo año.

Los organizadores de MPI WEC 2008 dieron visibilidad privilegiada a Salt Lake City, la ciudad anfitriona seleccionada para MPI WEC 2009. Se sirvió un almuerzo sentado el último día de la convención, patrocinado por la Oficina de Convenciones y Visitantes de Salt Lake City. Permitió a los funcionarios de turismo de Salt Lake City destacar las fortalezas competitivas de su destino al tiempo que alentaba a los asistentes a querer experimentar el evento del próximo año.

Este tipo de patrocinio de la convención también fue valioso para Salt Lake City porque pudieron hacer una presentación informal a todos los profesionales de reuniones que también son tomadores de decisiones clave en la selección de lugares y destinos para numerosos programas durante todo el año.

Consejo: las recepciones nocturnas de clausura deben ser tan memorables como las recepciones de apertura

Las convenciones deben incorporar una recepción nocturna de cierre, dando a los asistentes la oportunidad de establecer contactos y discutir temas del evento. Seleccione un evento divertido.

Las oportunidades de establecer contactos son tan importantes como la educación profesional y los elementos de la sala de exposiciones de una convención o congreso. Debido a que la mayoría de la gente tiende a saltarse los eventos de clausura, es importante que la recepción de la noche de clausura deje a los asistentes emocionados y llenos de energía por el proceso, si desea que la gente se quede.

Los planificadores de eventos y reuniones deben identificar un evento o tema relacionado con el destino y la ubicación donde se lleva a cabo el evento. MPI WEC 2008 celebró su recepción nocturna de clausura en The Beach en Mandalay Bay, Las Vegas.

MGM Mirage y Mandalay Bay patrocinaron la recepción nocturna de clausura del MPI WEC 2008, junto con House of Blues. Los planificadores de eventos y reuniones deben crear oportunidades para aprovechar los patrocinios del lugar para ayudar a financiar los eventos especiales de la convención, incluidas las recepciones de la noche de clausura.

Consejo: las ideas creativas pueden atraer a los asistentes a la convención para el lanzamiento de nuevos productos

Los lanzamientos de nuevos productos ocurren todo el tiempo en las convenciones. La clave para un lanzamiento de producto exitoso es involucrar creativamente la imaginación de los asistentes.

Con cientos de expositores y proveedores que asisten a convenciones y congresos, muchos utilizan esto como una oportunidad para promover el lanzamiento de un nuevo producto o volver a presentar a los asistentes sus productos y servicios.

MGM Mirage patrocinó la recepción nocturna de clausura del MPI WEC 2008 y utilizó el evento como una oportunidad para mostrar el proyecto MGM CityCenter Vegas. Con el tema de la recepción de la noche de clausura en torno a la "fiesta en la playa", MGM CityCenter Vegas creó una réplica del castillo de arena del proyecto que está programado para abrir a fines de 2009.