EVENT PLANNINGCONFERENCE SERVICES

Guía de planificación de conferencias paso a paso

Planear una conferencia es una gran tarea, por lo que desea organizarse desde el principio. Aquí está nuestra guía para organizar una conferencia de principio a fin.

Organizar una conferencia desde cero requiere una gran cantidad de previsión y recopilación de datos. El proceso completo puede llevar un par de años dependiendo del tamaño del grupo, pero es posible lanzar una conferencia exitosa en un solo año si puede tomar decisiones rápidas.

La realidad de planificar una conferencia es que, sin ninguna experiencia, puede perder mucho tiempo pensando demasiado en cada pequeño detalle mientras pasa por alto cuestiones más importantes. Para simplificar el proceso para los principiantes, hemos descrito los pasos más importantes y le proporcionamos enlaces a nuestros tutoriales más detallados sobre cada tema en particular. El resultado aquí es una guía de planificación de conferencias que lo ayudará a comenzar con una plantilla sólida en su lugar.

Paso 1: Elabore una visión de su conferencia

Cada evento comienza con una visión, pero deberá transformar su visión en palabras y números para medir los costos y tomar decisiones de planificación informadas. Primero, debe comenzar con los conceptos básicos de planificación de eventos, como quién, qué, cuándo, dónde y por qué.

Paso 2: creación de un plan de negocios

A menos que su conferencia esté siendo financiada por una subvención u organización, necesitará trazar un mapa de dónde viene su dinero y para qué se utiliza. La primera parte de esta ecuación, los ingresos, debe calcularse al principio del proceso de planificación.

Ahora, para poner un precio a una conferencia, debe tener una idea de lo que planea ofrecer a los asistentes. Su itinerario y la lista de oradores serán el factor de venta para los posibles solicitantes de registro.

Paso 3: comparación de lugares y servicios

Una vez que tenga una idea más específica sobre cuándo se llevará a cabo su conferencia y cuántas personas desea asistir, puede comenzar a buscar un lugar apropiado. Tenga en cuenta que la selección de su lugar también determinará sus costos de catering y audio / visuales. Esto se debe a que la mayoría de los centros de conferencias y hoteles para eventos requieren que utilice sus servicios internos para cualquier evento en el lugar.

La mayoría de las conferencias deberán proporcionar algún tipo de alojamiento durante la noche para los invitados que viajen desde fuera de la región. Esta necesidad crea otro conjunto de consideraciones a tener en cuenta en la decisión del lugar.

Paso 4: Reclutamiento y administración de registrantes

Incluso las conferencias más populares deben comercializar eficazmente su evento para llenar todos los asientos de la casa. La asistencia es el factor más importante para el éxito de su evento. Los buenos números de asistencia brindan oportunidades de ingresos y patrocinio. Y cuantas más personas se registren, se creará más demanda de publicidad y vacantes de participación. En pocas palabras, si puedes atraer a una multitud, todo lo demás encajará mucho más fácilmente.

Administrar el registro se vuelve más difícil a medida que su evento crece en tamaño. Aquí es donde un sistema de registro en línea puede ayudarlo a rastrear el número, procesar pagos y organizar los datos.

Paso 5: planificación de los detalles in situ

Finalmente, después de organizar e implementar los elementos comerciales de la conferencia, puede comenzar a pensar en los detalles in situ. Esto incluye cómo los asistentes navegarán por la conferencia, el diseño general de cada sala y la distribución de alimentos y bebidas. Esta es la parte de la planificación de una conferencia que la mayoría de la gente asocia con la planificación de eventos. La mejor manera de coordinar todos los detalles es recorrer su itinerario como lo harían sus invitados. Imagínese cómo pensarán y actuarán en cada momento del día para resolver los problemas antes de que surjan.

Paso 6: Consejos para la gestión de exposiciones

Las conferencias generalmente cuentan con un área de exhibición o piso de convenciones donde los patrocinadores y proveedores alquilan un espacio para promocionar sus productos. Esta puede ser una oportunidad muy lucrativa para su conferencia si organiza todo bien. Sin embargo, tenga en cuenta que un área de exhibición requerirá un compromiso significativo tanto de tiempo como de recursos, así que asegúrese de estar preparado para administrar las necesidades de múltiples proveedores antes de comprometerse con este formato.