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Pasos para preparar una guía de planificación de conferencias

Siga estos seis sencillos pasos al preparar una guía de planificación de conferencias y se mantendrá organizado, según lo programado y sin estrés.

La planificación de una conferencia requiere un conjunto de habilidades que incluyen increíbles habilidades organizativas, la capacidad de realizar múltiples tareas, energía, creatividad, destreza empresarial, habilidades interpersonales y atención a los detalles. También requiere una guía completa de planificación de conferencias que no solo lo mantendrá a tiempo, sino que también le brindará la seguridad que tanto necesita de que no se ha olvidado de algo en el camino.

En qué se diferencia de la planificación de otros eventos

La planificación de conferencias es diferente de otros tipos de planificación de eventos e incluye pasos adicionales. Las conferencias tienden a ser eventos a gran escala que generalmente demoran un año o más en planificarse. Su lista de tareas puede incluir seleccionar un lugar, reservar habitaciones de hotel, configurar el registro en línea, asegurar oradores, organizar suites de hospitalidad, albergar una sala de exhibiciones, programar reuniones, manejar alimentos y bebidas y más. La preparación de una guía de planificación de conferencias bien organizada que traza los pasos es imprescindible para cualquier planificador de conferencias exitoso.

La guía de planificación de conferencias actúa como modelo para planificar cualquier conferencia. Personalice y modifique la guía en función del evento que esté planificando y téngala a mano. Cuando esté preparado y utilizado correctamente, pronto se convertirá en su herramienta de planificación de conferencias más valiosa.

Comience con los conceptos básicos de planificación de conferencias

La primera parte de la guía de planificación de la conferencia debe incluir los conceptos básicos relacionados con la conferencia:

  • Fecha y hora del evento
  • Ubicación del evento (si se conoce)
  • Propósito del evento

Incluya cualquier otro elemento conocido, como fechas alternativas o número de asistentes.

¿Cuál es el plan?

Antes de comenzar a planificar los diversos elementos de una conferencia, debe averiguar cuáles son esos diferentes elementos y dónde encajan en el esquema general de su evento. Así que saque un bolígrafo y una libreta, o siéntese frente a la computadora y comience a escribir todo lo que se le ocurra.

No se preocupe por enumerar las cosas en orden de importancia o en cualquier tipo de secuencia cronológica. Eso vendrá después. En este momento, esencialmente estará elaborando una versión muy larga pero simple de su lista de tareas pendientes, que se dividirá en diferentes componentes independientes que se manejarán individualmente durante el proceso de planificación.

Esta sección puede enumerar cualquiera de los siguientes:

  • Selección de lugar
  • Selección de hotel
  • Espacio para reuniones
  • Suites de hospitalidad
  • Sala de exposiciones de conferencias y stands
  • Ceremonia de apertura
  • Registro de ponentes / expositores
  • Registro de asistentes
  • Arreglos de viaje
  • Insignias de asistentes
  • Programa de eventos
  • Alimentos y bebidas
  • Audiovisual
  • Dotación de personal en el sitio

Tómese un tiempo adicional para compilar esta lista para no pasar por alto nada y continúe y agregue todo lo que surja más adelante. No se sienta abrumado por las muchas áreas de responsabilidad enumeradas; el propósito aquí es pensar en todo ahora para que pueda planificar y administrar cada elemento de manera eficiente.

Seleccione un lugar

Una vez que haya determinado cuándo se llevará a cabo la conferencia y tenga una comprensión del alcance general del evento, el siguiente paso es seleccionar un lugar. Dependiendo del tamaño de la conferencia, es posible que pueda seleccionar un lugar para todas sus necesidades de conferencia, desde la sala de exposiciones hasta las salas de reuniones, los salones de banquetes y las habitaciones de hotel.

Si la conferencia es demasiado grande para acomodarse en un lugar, busque un lugar que esté cerca de hoteles externos o sitios de catering para que los asistentes a la conferencia no tengan que viajar demasiado lejos para trasladarse de un evento de conferencia a otro.

Piense en el registro de asistentes

Considere la mejor manera para que los asistentes se registren para esta conferencia y cómo confirmará su inscripción. Es posible que desee considerar la creación de insignias o etiquetas de nombre para los asistentes. A medida que avanza en el registro, asegúrese de revisar y actualizar la guía de planificación.

Si se espera que un evento atraiga grandes multitudes, entonces un sistema de registro de conferencias en línea es el camino a seguir. El sistema puede procesar pagos, rastrear registros y organizar otra información relevante y ayudar a generar informes y listas de asistentes.

Expositores y salas de exposiciones de conferencias

Las áreas de exhibición son una característica común en las conferencias y brindan una oportunidad para que los patrocinadores y proveedores alquilen espacios para promover sus productos y servicios. Esta también es una oportunidad para que el anfitrión de la conferencia genere ingresos si la función de exhibición se promueve de manera efectiva y se recibe bien. Dependiendo del tamaño de su conferencia, la gestión de los expositores y la sala de exposiciones requerirá tiempo y recursos adicionales, así que planifique en consecuencia.

Como se señaló anteriormente, los sistemas de registro de conferencias en línea son la mejor manera de realizar un seguimiento de los registros, por lo que si espera una gran cantidad de expositores, considere incorporar el registro de expositores en su sistema de registro de asistentes. Los expositores también necesitarán lo siguiente:

  • Insignias de expositor
  • Mapa de la sala de exposiciones de la conferencia con los números de stand enumerados
  • Manuales para el montaje y desmontaje del stand de exposición
  • Contratos de stand de exhibición
  • Lista de proveedores en el lugar disponibles para ayudar con el alquiler y los servicios de exhibiciones

Como planificador de la conferencia, usted será responsable de contratar personal de seguridad para garantizar la seguridad de los materiales ubicados en la sala de exposiciones.

Planifique los detalles de la conferencia

Con algunas de las responsabilidades más importantes abordadas, como la selección del lugar de la conferencia y el registro de asistentes, puede cambiar su enfoque para planificar los detalles de la conferencia. Como es el caso de la planificación de un evento de cualquier naturaleza, la organización es tan importante como la atención al detalle.

Ahora es el momento de sacar esa larga lista de tareas pendientes que reunió al comienzo del proceso de planificación de la conferencia. Revise la lista y realice cambios o adiciones según sea necesario para reflejar las últimas tareas y responsabilidades. A continuación, coloque estos elementos en orden cronológico, comenzando con los elementos que pueden o deben completarse con mucha anticipación. Por ejemplo:

  • Reservar bloque de habitaciones de hotel
  • Reservar espacio en la sala de exposiciones
  • Investigar los sistemas de registro de conferencias en línea
  • Planifique un plan de marketing para conferencias

Empiece por el principio y continúe desde allí. Por cada detalle que debe tenerse en cuenta debe incluirse un seguimiento para asegurarse de que los contratos se firman y se reciben. A medida que se acerca la fecha de la conferencia, sus elementos de acción incluirán tareas a corto plazo como:

  • Seleccione el esquema de color y la decoración.
  • Haz arreglos florales
  • El menú hoose
  • Organizar el transporte al aeropuerto para oradores o VIP.

Considere su guía de planificación de conferencias como su manual de referencia para todo lo que se incluye en la planificación de una conferencia, por pequeña que sea. Esta guía se convertirá rápidamente en una herramienta invaluable que no solo lo mantendrá organizado y dentro del horario, sino que calmará los nervios a medida que se acerque la gran cita y se pregunte si ha olvidado algo.