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Los 3 errores comunes en las operaciones de eventos que los planificadores de eventos pueden evitar

Ya sea que el personal de operaciones del evento trabaje directamente para el lugar o para su propia organización, es trabajo del planificador de eventos evitar estos errores comunes.

Más allá de la pura experiencia, la mejor manera de que un planificador de eventos se convierta en un planificador de eventos aún mejor es asistiendo a otra función como invitado. La mayoría de los planificadores de eventos pasan la duración de un evento coordinando el detrás de escena, pero experimentar un evento a través de los ojos de un invitado puede ser, bueno, revelador.

Ser un invitado, en lugar de un planificador de eventos, le brinda la oportunidad de observar al personal de operaciones del evento en acción, una perspectiva desde la cual a menudo es más fácil darse cuenta de lo que funciona bien y lo que no. Aquí hay tres errores que probablemente verá en eventos mal administrados, junto con consejos para evitar tales errores en sus eventos.

Tabla de registro mal administrada

Cuando los invitados se acercan a una mesa de registro, el personal del evento debe ser acogedor y estar listo para ayudar a los invitados, sin importar la situación.

No está orientado al servicio ni siquiera es cortés asumir que alguien que se acerca a la mesa de registro no pertenece al evento. Sin embargo, esto es exactamente lo que puede suceder si el personal no está debidamente preparado o informado. Recuerde al personal del evento que una mesa de registro representa la imagen del anfitrión y la organización detrás del evento. El personal debe saludar a todos los invitados en la mesa de registro y preguntar si están allí para registrarse para el evento por el nombre del evento o del anfitrión. Si se ha cometido un error, la mayoría de los invitados se autocorregirán y se excusarán. Si no es así, el personal debe recibir instrucciones sobre cómo abordar mejor la situación. La amabilidad es muy útil en las operaciones de eventos.

Configuración de evento desordenado

En la mayoría de los lugares, el servicio de limpieza limpia un espacio para eventos y el personal de operaciones de banquetes luego completa la configuración. Si las operaciones de banquete dejan caer un vaso y no limpian los fragmentos, por lo tanto, los fragmentos permanecen en el suelo, a menos que el personal del evento limpie.

Los fragmentos de vidrio roto y otros escombros no solo dejan una imagen terrible, sino que también pueden crear un peligro para la seguridad. Por lo tanto, los mejores planificadores de eventos siempre llegarán de 1 a 2 horas antes de la hora de inicio para observar la configuración y realizar una serie de recorridos por el área y buscar vidrios y otros artículos 30 minutos y nuevamente 15 minutos antes del evento. Si algo está fuera de lugar, el organizador del evento puede informar al personal del banquete.

Limpieza inoportuna

Con cualquier evento, habrá dos horarios: la agenda de los organizadores y el horario de trabajo del personal de operaciones de la sede. Es responsabilidad del planificador de eventos asegurarse de que ambos estén sincronizados adecuadamente.

La presentación o discurso principal del programa se producirá normalmente justo después de algún tipo de recepción de llegada que puede incluir mesas de registro, comida y bebidas. El momento de las actividades de limpieza y demolición debe, por lo tanto, planificarse cuidadosamente para no interferir o interrumpir la agenda del programa. Cuando no se habla de limpieza y desmontaje con el personal de operaciones del evento con anticipación, un planificador de eventos puede encontrar que las mesas y otros elementos pueden retirarse directamente frente a los anfitriones o oradores invitados, lo que distrae a todos en la sala.

La línea de fondo

Si bien los lugares bien administrados con gerentes y personal de operaciones de eventos diligentes deberían facilitar el trabajo de un planificador de eventos, la ejecución perfecta de eventos no siempre es el caso. Los grandes planificadores de eventos hacen que cada detalle de la ejecución de un evento sea su negocio. Se toman el tiempo para discutir todos los aspectos de la configuración, el servicio del evento y el desmontaje con los gerentes de banquetes antes del evento en sí y supervisan las operaciones del evento antes, durante y después para garantizar el mejor evento posible para el cliente.