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El cambio a los precios del paquete de salas de reuniones y conferencias

En el mercado europeo, no es inusual que los hoteles ofrezcan paquetes de conferencias o reuniones con tarifa plana y todo incluido. Así es como Estados Unidos se está poniendo al día.

A diferencia de los Estados Unidos, es una práctica común que los hoteles europeos ofrezcan paquetes de conferencias y reuniones corporativas como opciones para los planificadores de eventos que realizan seminarios, conferencias y otras reuniones en el hotel.

La idea detrás de ofrecer servicios de eventos corporativos empaquetados es combinar todos los diversos elementos del espacio de la sala de reuniones, alimentos y bebidas, y necesidades audiovisuales en un paquete de reuniones por una tarifa diaria fija por asistente. Esta práctica no solo puede ser generalmente más eficiente para aquellos involucrados en la planificación del evento, sino que también hace que administrar y predecir los costos asociados con el lugar sea un proceso mucho más sencillo.

Conferencias en EE. UU.

En los Estados Unidos, por otro lado, es mucho más común que los hoteles generen costos de conferencias línea por línea según las necesidades detalladas y personalizadas de cada reunión o evento. Aunque la práctica permite que el planificador de eventos tenga un mayor control sobre cada detalle del evento, también crea con frecuencia pedidos de eventos de banquetes complicados y más dificultades para administrar los costos y el presupuesto general del evento.

Aunque los principales actores de la industria continúan cambiando la forma en que hacen negocios, el modelo europeo y el modelo estadounidense aún tienden a reflejar estas diferencias en su enfoque de conferencias y eventos corporativos. Para un análisis más profundo, echemos un vistazo a dos ejemplos de paquetes de eventos corporativos y conferencias: uno del antiguo Fira Palace en Barcelona (ejemplo europeo) y el otro en Wynn Resorts en Las Vegas (ejemplo estadounidense).

Ejemplo de paquetes de conferencias y reuniones

Las tarifas diarias empaquetadas son populares en el Reino Unido y también se han abierto camino hacia Europa continental. El mercado del Reino Unido fue el primero en solicitar este tipo de paquete, y siempre intentamos adaptar nuestras propuestas a las necesidades de nuestros clientes, explica el ex director general de Fira Palace (ahora Crowne Plaza Barcelona), un hotel de negocios que es popular. entre los organizadores de eventos corporativos y reuniones que organizan reuniones internacionales.

Clientela del hotel

Cuando el Crowne Plaza Barcelona todavía funcionaba como el Fira Palace, alrededor del 20 por ciento de los clientes del hotel eran de España. El resto de la clientela anual procedía del Reino Unido (19 por ciento), Estados Unidos (17 por ciento), Francia (7 por ciento), Italia (6 por ciento), Japón (4 por ciento) y Alemania (4 por ciento). Además, aproximadamente la mitad de los eventos comerciales que se celebraron allí fueron de la industria farmacéutica y el resto incluyó clientes de tecnología, alimentos y bebidas, banca y automotriz.

Demanda de precios del paquete de conferencias

Durante este tiempo, el paquete de reuniones diarias en Fira Palace incluyó el uso de la sala de reuniones, coffee break (s), almuerzo, pantalla y más. Los paquetes de reuniones disponibles incluían esencialmente todo lo que un planificador necesitaría incluir en una reunión.

A medida que la industria evolucionó, las solicitudes de paquetes de conferencias y reuniones han ido cambiando con el tiempo. Inicialmente, los planificadores de eventos corporativos solicitaban un precio fijo de conferencias para las salas de reuniones y la comida y la bebida. Con el tiempo, estas solicitudes se expandieron para incluir otros elementos, como pantallas, acceso a Internet, rotafolios y sistemas de sonido. Pero la demanda seguía siendo de precios fijos y empaquetados.

Para aquellos que requerían habitaciones para huéspedes durante la noche, también solicitaron una tarifa especial / negociada para alojamiento en las tarifas generales de eventos de la conferencia. Si bien estos paquetes cubrirían la mayoría de las necesidades del evento, los planificadores seguirían negociando otros requisitos del evento, como el área de exhibición, cenas de gala, cócteles y otros elementos de la agenda del evento.

Pros y contras del enfoque europeo

Está claro que el enfoque principalmente europeo para la planificación y los precios de conferencias puede ser útil para los planificadores de eventos por varias razones, incluida la percepción de ahorro de costos, la previsibilidad de los costos y la facilidad de presentación y aprobación de los clientes.

Dicho esto, este enfoque impone una mayor carga al hotel para predecir las necesidades de sus clientes y, al mismo tiempo, administrar sus propios resultados. “Desde nuestro punto de vista, es mucho más fácil hacer eventos 'a la carta'. De hecho, la operación es mucho más complicada. Pero el beneficio para nosotros es la satisfacción del cliente, dice el ex director general de Fira Palace.

Ejemplo de paquetes de reuniones y conferencias estadounidenses

Si bien el mercado europeo es relativamente maduro con la aceptación y el uso de paquetes para conferencias o reuniones, más hoteles de EE. UU. Pueden comenzar a considerar cambiar la forma en que organizan y fijan precios a las conferencias y reuniones. Es especialmente importante ahora cuando se requiere que los planificadores de eventos tomen decisiones sobre reuniones con plazos más cortos cada vez con mayor frecuencia.

En mayo de 2009, Wynn Las Vegas tomó la iniciativa de introducir tres tipos de lo que ellos llaman tarifas de paquetes de reuniones y conferencias con todo incluido para el mercado de reuniones más pequeñas, es decir, aquellas con menos de 80 asistentes. Hoy todavía están ofreciendo esos paquetes. Incluyen:

  • Paquete de delegados de conferencia de día completo
  • Paquete para delegados de conferencia de medio día de la mañana
  • Paquete para delegados de conferencia de medio día de la tarde

Tal como esperaban los planificadores de eventos europeos, las opciones empaquetadas de Wynns tienen un precio por delegado (es decir, asistente), incluida la sala de reuniones, alimentos y bebidas, refrigerios para los descansos y proyector y pantalla LCD.

La idea de que Wynn desarrollara sus opciones de paquetes de conferencias surgió del enfoque del mercado europeo. De hecho, Andr Link, ex director de ventas nacional de Wynn, procedía anteriormente de Europa. En su mayor parte en Europa, esta es la única forma en que vendimos reuniones ... Era muy raro que preparáramos propuestas a la carta que enumeraran los costos de FandB, alquiler de habitaciones, cargos de audio y video, etc., explica Link.

Un cambio de la industria estadounidense

Con el lanzamiento de su programa de paquetes para reuniones pequeñas, Wynn Resorts anticipó que las tarifas para conferencias empaquetadas serían más populares entre sus clientes corporativos porque la mayoría de las reuniones de asociaciones son más grandes. Tenían razón. Desde entonces, varias cadenas hoteleras estadounidenses de alto perfil han comenzado a ofrecer paquetes de conferencias y reuniones corporativas que reflejan mejor el modelo europeo de planificación de eventos corporativos.

Sin duda, las tarifas de los paquetes para reuniones y conferencias no cubrirán las necesidades de todos los eventos. De hecho, la mayoría de los planificadores reconocen que prescindirán de algunas preferencias detalladas para su programa o requerirán que el lugar personalice el paquete para incluir elementos adicionales. Siempre existe la precaución de confiar en las tarifas de los paquetes si los planificadores anticipan que sus programas pueden durar más de lo previsto inicialmente, lo que puede generar tarifas adicionales. Pero para aquellos planificadores de reuniones y eventos que están analizando de cerca su presupuesto, estos paquetes de reuniones y conferencias ofrecen una clara previsibilidad para el presupuesto de la conferencia.