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¿Qué es una reunión previa a la conferencia

Una preconstrucción es una reunión que se lleva a cabo antes de un evento. Conozca lo que se espera de los jugadores clave en esta última oportunidad de prepararse para una conferencia.

Una reunión previa a la conferencia es la abreviatura de una "reunión previa a la conferencia". Es una oportunidad para reunir a los actores clave en una conferencia para que todos puedan revisar su plan para llevar a cabo una conferencia exitosa. Esta reunión suele tener lugar en el espacio para conferencias.

Esto es lo que necesita saber sobre una reunión previa a la convención antes de organizar su próximo evento.

¿Qué es una reunión previa a la conferencia?

Dependiendo del tamaño de la conferencia, puede haber decenas y cientos de personas responsables de la ejecución exitosa del evento. La reunión previa a la convención, o simplemente "la preconvención", es una oportunidad para que todas estas personas se reúnan en un solo lugar y discutan los detalles del evento planificado. Esta es una oportunidad para que los proveedores hagan preguntas, para que los organizadores preparen al personal para cualquier peculiaridad y para que los equipos evalúen el espacio y decidan dónde colocar mesas, sillas, escenarios o cualquier otro accesorio.

La reunión previa a la convención suele tener lugar unos días antes del evento. El día de un evento, un recorrido más corto puede actualizar a los participantes sobre el plan justo antes de que se abran las puertas de la conferencia.

Algunas personas pueden asociar las reuniones previas a la convención con la planificación de conferencias, convenciones, congresos y programas de incentivos más grandes. Sin embargo, también es común realizar una reunión previa a la conferencia para seminarios y otros eventos especiales. Incluso las reuniones pequeñas en la sala de conferencias de un hotel deben ir precedidas de una reunión previa a la conferencia.

¿Cómo funciona una reunión previa a la conferencia?

Para aquellos que no planean reuniones frecuentes, una reunión previa a la convención puede parecer incómoda o incómoda al principio porque puede incluir términos o lenguaje nuevos, como "resumen del evento" o "orden del evento del banquete". Sin embargo, las reuniones previas a la convención están destinadas a suavizar cualquier malentendido o aspectos poco claros del evento. Esta es su oportunidad de preguntar qué significan esos términos y cualquier otra pregunta que mejore el éxito del evento.

Qué esperar durante una reunión previa a la conferencia

En la reunión previa a la convención, el planificador de eventos revisará toda la logística final para un programa determinado con el equipo de gestión de proveedores involucrado en el programa.

Por lo general, el gerente de servicios de conferencias del lugar coordina y programa una reunión previa a la conferencia. Por ejemplo, si su conferencia se lleva a cabo en un hotel, ese hotel probablemente tendrá un empleado cuyo trabajo es coordinar eventos como el suyo. Esta persona invitará a los gerentes de diversas áreas que están involucradas en el evento a revisar su rol particular para un evento.

Este es un momento excelente para que el organizador de reuniones o eventos establezca una relación con todos los involucrados.

Durante la preconstrucción, es apropiado que el planificador del evento destaque algunos de los objetivos clave del evento, incluida información importante sobre la organización que organiza el evento, los mensajes clave que se transmiten en el evento y los VIP importantes que se espera que asistan. .

Revise el curriculum vitae del evento

Un currículum del evento detalla todas las especificaciones del evento. Incluye toda la información relevante, incluidas fechas, horas, contactos, perfiles de asistentes, contactos de emergencia, alimentos y bebidas, transporte, información de envío, facturación, audio / visual y otras necesidades especiales.

Cada gerente de departamento revisará su rol en el evento, incluyendo detalles relevantes y sus procedimientos operativos típicos. También revisarán su comprensión del contrato del evento y la información previamente compartida en los pedidos del evento del banquete.

Los planificadores de reuniones y eventos deben recordar hacer preguntas detalladas relacionadas con las especificaciones del evento durante este tiempo, como los niveles de personal y los nombres de los contactos clave de todas las áreas representadas que estarán presentes durante el evento real. Los elementos clave de la discusión previa a la conferencia pueden incluir una revisión de:

  • Requisitos de alimentos y bebidas
  • Requisitos de la lista de alojamiento para huéspedes
  • Requisitos de exhibición de conferencias y ferias comerciales
  • Requisitos de espacio para salas de reuniones y ferias comerciales (incluidos planos de planta detallados)
  • Requisitos técnicos, como especificaciones eléctricas y de telecomunicaciones.
  • Detalles sobre la ubicación de la señalización y otras decoraciones.

Realizar cambios de última hora

La reunión previa a la convención es el momento ideal para realizar cambios de última hora. Aunque no siempre les guste, la mayoría de los vendedores y proveedores esperan algunos ajustes y sustituciones de última hora, pero trate de que las solicitudes sean razonables.

Por supuesto, el alcance de los cambios que podrían considerarse razonables depende de qué tan temprano esté sucediendo la preconstrucción. Si la preconfiguración está programada para un momento en el que la configuración ya está en progreso, considere realizar una inspección temprana de la habitación para asegurarse de que todo esté funcionando sin problemas. De esa manera, sabrá qué cambios se pueden realizar sin comprometer el progreso que ya se ha realizado.

Conclusiones clave

  • Una reunión previa a la conferencia es una reunión que tiene lugar antes de una conferencia en un centro de convenciones, hotel o cualquier otro espacio para eventos.
  • La reunión previa a la convención brinda una oportunidad para que todos los jugadores clave y el personal revisen sus responsabilidades, metas y expectativas.
  • La reunión previa a la convención suele tener lugar unos días antes del evento.
  • Esta es una de las últimas oportunidades que tendrán los organizadores para solicitar cambios antes de que comience el evento.