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Por qué las conferencias comienzan con una sesión plenaria

Muchas grandes reuniones y conferencias corporativas inician su programa de eventos con una sesión plenaria de apertura. Aprenda qué son y cómo se utilizan.

Muchas grandes reuniones y conferencias corporativas inician el programa del evento con lo que es una sesión de apertura, a veces llamada sesión plenaria o sesión general de apertura. Estas sesiones se asocian con mayor frecuencia con conferencias, congresos o convenciones más grandes, pero también se pueden utilizar para eventos corporativos más pequeños.

Las sesiones de apertura siempre se programan para un período de tiempo determinado al comienzo del programa. Suelen durar de una a dos horas. Las presentaciones que están programadas durante estos horarios pueden ofrecer a los organizadores y anfitriones de eventos una oportunidad única para dirigirse a sus asistentes.

¿Qué constituye una sesión de apertura?

Las sesiones generales de apertura se caracterizan por una presentación programada o una serie de presentaciones a cargo de una variedad de oradores. Están orientados a dirigirse a la audiencia general.

Algunos programas de eventos ofrecen eventualmente sesiones paralelas en las que los asistentes se dividen en grupos más pequeños para presentaciones y talleres. Otros dividen a la audiencia casi de inmediato para sesiones dedicadas a ciertos roles, conjuntos de habilidades o intereses. Pero la sesión plenaria sirve como una oportunidad para dirigirse a todos los asistentes al evento juntos.

El líder del organizador puede optar por cubrir los puntos generales de la agenda y delinear los objetivos del programa general. Las sesiones de apertura también suelen incluir un orador principal y otros presentadores que ayudan a establecer el tono de la convención.

Estas presentaciones se pueden llevar a cabo en una variedad de formatos, pero las sesiones en sí, por definición, están abiertas a todos los asistentes.

¿Por qué empezar con una sesión plenaria?

Las sesiones generales de apertura más efectivas son aquellas que se organizan para el beneficio de la audiencia y los asistentes al evento, no para los organizadores del evento. Los organizadores de eventos pueden aprovechar la oportunidad para abordar los asuntos de la empresa o asociación, la logística del evento y los temas de la agenda, pero una gran sesión plenaria también debe entretener y motivar a la audiencia.

Los programas eficaces requieren la participación y el interés de la audiencia. Los organizadores de eventos deben luchar para recuperar ese interés si lo pierden desde el principio. La apertura de las sesiones generales debe comenzar el programa con una nota fuerte.

Objetivos y propósitos

Las grandes sesiones de apertura tienden a abordar alguna combinación de los siguientes objetivos:

  • Motivar, educar y / o entretener e involucrar a la audiencia.
  • Establece el tono del programa.
  • Crea una experiencia memorable.
  • Comparta información importante.

Las mejores sesiones generales de apertura cumplen con todos estos objetivos. La sesión plenaria de una conferencia anual podría incluir un mensaje de bienvenida del presidente de la organización, seguido de un discurso del maestro de ceremonias, quien actuará como moderador durante la duración del evento.

La sesión plenaria puede terminar con una nota contundente con un orador principal invitado que ofrece una presentación sobre la motivación de los asistentes para lograr ciertos objetivos.

Cuando se hace bien

Una buena sesión general de apertura creará el ambiente para todo el evento. Mantendrá el interés si puede mantener su sesión plenaria optimista. Quieres motivar a los asistentes. Impartir información que no conocían antes como una muestra de lo que vendrá. Haz una conexión con ellos.

Y sí, está bien incluir un poco de entretenimiento, pero no quieres que el entretenimiento sea todo el espectáculo.