BUSINESS LAW and TAXESDEDUCTIONS and CREDITS

Retenues salariales autorisées pour les employés

Les employeurs ne peuvent pas déduire de l'argent de la paie des employés sans leur consentement. Certaines retenues involontaires peuvent être limitées.

Il existe un certain nombre de situations dans lesquelles un employeur peut avoir pensé à réduire le salaire d'un employé, mais il existe des rides juridiques en matière de déductions salariales que tous les employeurs devraient comprendre.

Par exemple, un employeur ne peut pas réduire le salaire d'un employé non exonéré pour lui faire payer le montant que le propriétaire a perdu lors d'un vol si cela réduirait le salaire de l'employé en dessous du salaire minimum requis ou des heures supplémentaires qui sont dues. Dans le cas des employés exonérés, le département américain du Travail a statué que les retenues sur salaire pour payer les pénuries de liquidités ou le coût de l'équipement perdu ou endommagé "violeraient l'exigence de base salariale".

Remarque : Les informations suivantes sont fournies à titre informatif uniquement et ne doivent pas être interprétées comme des conseils juridiques. Vous devriez consulter un avocat avant de prendre des mesures sur la base des informations ci-dessous.

Quand les employeurs peuvent-ils effectuer une retenue sur le salaire

La seule façon pour un employeur de prélever de l'argent sur la paie de ses employés est :

Si l'employé a expressément autorisé le plan de déduction. Par exemple, l'employé peut accepter de contribuer à un « fonds de fleurs » pour payer des fleurs pour les funérailles, ou pour Centraide ou d'autres organismes de bienfaisance. L'employé doit l'approuver par écrit. Les employés doivent également accepter de payer des retenues pour les cotisations aux prestations. Une exception à cette règle est si un employé fait une déduction pour des articles qui sont nécessaires pour l'entreprise, comme les uniformes.

Pour la retenue d'impôt sur le revenu. Chaque employé doit remplir le formulaire W-4 à l'embauche en précisant le montant de la retenue d'impôt fédéral. Pour tous les États où l'employé travaille et qui ont un impôt sur le revenu, l'employé doit également remplir un formulaire de retenue à la source. Le formulaire de retenue permet à l'employeur de prélever une retenue (une forme spécifique de retenue) sur le salaire de l'employé. L'employé doit spécifier le montant de la déduction en remplissant le formulaire W-4.

Par contrat. Dans un contrat syndical, par exemple, le salaire de l'employé peut être déduit des cotisations syndicales, en fonction du contrat et des lois de l'État. Le salarié peut avoir un contrat de travail individuel qui autorise certains prélèvements spécifiques. Les prêts de l'employeur aux employés peuvent également être déduits.

Par un tribunal. Un tribunal peut exiger que vous saisissiez le salaire d'un employé pour une pension alimentaire pour enfants, le non-paiement de dettes ou à d'autres fins. L'employé n'a pas à consentir à cette déduction.

Déductions demandées par les employés. Ceux-ci peuvent être réalisés à tout moment. Un exemple pourrait être un prêt de l'employeur à un employé (un accord de prêt doit être signé), que l'employé rembourse avec des retenues sur le salaire. D'autres retenues demandées par les employés, telles que Centraide, les obligations d'épargne américaines ou les cotisations syndicales, devraient également faire l'objet d'un accord signé dans le dossier de l'employé.

Il doit y avoir un enregistrement écrit dans le dossier de paie de l'employé montrant l'accord de l'employé pour payer les retenues et les retenues. La seule exception concerne les taxes FICA (Sécurité sociale/Assurance-maladie). La retenue d'impôt fédérale sur le revenu est basée sur les instructions de l'employé sur le formulaire W-4.

Quelles déductions ne sont pas autorisées

Les employeurs ne peuvent en aucun cas déduire de la rémunération des employés :

  • Les impôts sur l'emploi doivent être payés par les employeurs, tels que l'impôt fédéral sur le chômage (FUTA) ou l'impôt sur le chômage de l'État.
  • Le coût du cautionnement d'un employé.
  • Frais de service ou frais de saisie-arrêt (bien que ceux-ci puissent être autorisés par la loi de l'État).

Les employeurs ne sont pas autorisés à exiger des employés qu'ils paient ou remboursent à l'employeur des éléments considérés principalement pour le bénéfice ou la commodité de l'employeur. Par exemple, si l'employeur veut que les employés portent des uniformes, c'est quelque chose qui profite à l'employeur, pas aux employés.

Certaines déductions sans le consentement exprès de l'employé sont restreintes ou limitées, notamment :

  • Outils perdus ou endommagés
  • Manque de liquidités (comme un tiroir-caisse)
  • Examens physiques exigés par l'employeur
  • Uniformes ou uniformes de nettoyage, au besoin
  • Intérêts dus sur un prêt de l'employeur à un employé.

Déductions pour les employés exonérés

Les employés exonérés sont ceux qui sont exonérés d'heures supplémentaires (les employés non exonérés peuvent être payés en heures supplémentaires). Les réductions du salaire prédéterminé d'un employé exonéré entraîneront normalement la perte de l'exemption. De plus, si le salaire de l'employé tombe en dessous d'au moins 684 $ par semaine, vous devrez peut-être payer des heures supplémentaires à cette personne.

Les employeurs ne sont généralement pas autorisés à effectuer des retenues non autorisées sur le salaire des employés exonérés. Certaines déductions pour les employés non exonérés sont limitées ou restreintes :

  • Les retenues involontaires ne peuvent pas faire en sorte que l'employé soit payé moins que le salaire minimum fédéral ou de l'État, selon le plus élevé des deux.
  • Et les déductions ne peuvent pas être prises en une semaine lorsque l'employé a travaillé des heures supplémentaires.

Charges sociales

La seule exception à l'exigence d'une autorisation spécifique pour les employés sont les taxes FICA : les taxes de sécurité sociale et d'assurance-maladie. La part de l'employé peut être déduite du salaire de l'employé sans consentement spécifique puisque ces déductions sont requises par la loi fédérale. Cette allocation s'applique à la nouvelle taxe supplémentaire Medicare, qui est retenue sur les employés à revenu plus élevé une fois qu'ils atteignent un niveau de rémunération spécifique.

Si un employeur veut réduire le salaire des employés

Les employeurs doivent savoir que les employés ont le droit de contacter le département de l'emploi de l'État ou le conseil du travail de l'État si leur salaire est réduit sans consentement (sauf comme indiqué ci-dessus). En tant qu'employeur, vous ne voulez pas que le département du travail de l'État vienne dans votre entreprise en réponse aux plaintes des employés. Ils feront un audit complet et peuvent trouver d'autres violations du droit du travail. Ils peuvent également décider de contacter les agences fédérales s'ils constatent des violations fédérales.

Représailles

Ne pensez pas à licencier des employés parce qu'ils ont déposé une plainte. Les lois fédérales et étatiques protègent les employés contre les licenciements abusifs.