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Créez un meilleur ordre du jour de réunion avec des sessions en petits groupes

Les sessions en petits groupes peuvent offrir aux participants à la réunion une multitude d'opportunités bénéfiques, mais tous les coordinateurs de réunion doivent également être conscients des pièges.

Une session en petits groupes, également appelée réunion en petits groupes ou session d'atelier, est généralement un atelier, une discussion ou une présentation sur un sujet spécifique qui fait partie de l'ordre du jour d'un programme, d'un séminaire, d'une conférence ou d'une convention plus vaste.

Tous les programmes bien planifiés ont un thème général sur lequel tous les points de l'ordre du jour par le biais de discussions, d'activités ou peut-être d'un discours liminaire sont destinés à être discutés ou élaborés. Les séances en petits groupes offrent aux participants au programme une autre occasion de discuter, de réfléchir ou d'agir sur ces thèmes dans un cadre plus intime ou spécialisé.

Comment fonctionnent les sessions en petits groupes

Les sessions en petits groupes se présentent sous de nombreuses formes et formes, mais leur seule caractéristique unificatrice est qu'elles sont relativement courtes (par rapport à l'ordre du jour plus large) au cours desquelles de petits groupes de participants à une conférence ou à une convention se réunissent pour discuter ou se renseigner sur des sujets pertinents liés à la plus grande thème du programme plus large ou principal. En règle générale, plusieurs sessions en petits groupes se déroulent simultanément, tous les participants participant à un petit groupe pendant une période déterminée avant de revenir rejoindre le plus grand groupe. En tant que telles, les sessions en petits groupes nécessitent une méthode pour diviser les participants du groupe plus large en groupes plus petits et un objectif, qu'il s'agisse de l'achèvement d'une activité, d'une opportunité de discuter d'un sujet ou d'un appel à un remue-méninges.

Avantages des séances en petits groupes

Dans un programme plus large, avec peut-être un large public, le principal avantage des séances en petits groupes est qu'elles offrent à tous les participants au programme l'occasion de participer plus activement. Les ordres du jour de nombreux programmes sont dominés par une série de présentations au cours desquelles les participants ne sont que des membres passifs de l'auditoire. Bien que cela puisse être un excellent format pour partager des informations et des idées, il a été démontré que lorsque les gens ont eu la possibilité de participer activement, leur engagement avec le matériel peut conduire à une meilleure rétention et à une meilleure mise en œuvre sur toute la ligne.

Encourage l'engagement

Les sessions en petits groupes sont également un excellent moyen d'encourager l'engagement même avec les participants les plus calmes. Beaucoup de gens se sentent beaucoup plus à l'aise de partager leurs idées avec de plus petits groupes plutôt qu'avec l'ensemble du public. Une session en petits groupes peut s'avérer être une occasion idéale pour les participants de partager des idées ou des observations ou même de soulever des questions qu'ils ne pourraient pas autrement partager avec le groupe. Lorsque les sessions en petits groupes reviennent, ces idées et questions peuvent ensuite être partagées avec toutes les personnes présentes.

Aborder des sujets ou des intérêts spécifiques

Les sessions en petits groupes peuvent également offrir aux coordinateurs de conférence la possibilité de mieux répondre aux besoins de leurs participants. Des séances en petits groupes peuvent être proposées pour parler de domaines d'intérêt spécifiques ou pour approfondir un certain sujet lié au thème du programme. Les sessions en petits groupes peuvent également être organisées par niveau de compétence (comme les débutants et avancés) ou par rôle ou poste (comme les niveaux débutant et managérial) pour mieux parler au groupe.

Autoriser le temps d'arrêt des participants

Les séances en petits groupes offrent également aux présentateurs et aux coordonnateurs de réunions un moyen de « décomposer » l'ordre du jour de manière productive et de donner vie au programme. Alors que les repas et les courtes pauses programmées sont généralement indispensables pour les programmes qui s'étendent sur plus de quelques heures, les sessions en petits groupes peuvent offrir aux participants une pause active et productive de l'écoute passive et de l'apprentissage, ce qui peut aider à prolonger leur durée d'attention.

Erreur de session en petits groupes la plus courante

Alors que des sessions en petits groupes bien planifiées peuvent grandement bénéficier à un programme plus vaste, le plus souvent, les sessions en petits groupes souffrent de l'erreur de groupe la plus courante : un objectif peu clair. Trop souvent, une session en petits groupes est prévue pour briser la monotonie d'un programme sans donner d'instructions claires sur l'objectif de la discussion. Sans objectif clair, vous pouvez compter sur des discussions sans but entre les participants et une perte globale de temps précieux.