BUSINESS LAW and TAXESDEDUCTIONS and CREDITS

Informations sur l'assurance COBRA pour les employeurs

En vertu de la COBRA, les employeurs doivent informer les employés licenciés ou licenciés du maintien de leurs droits à l'assurance maladie. Obtenez des réponses à certaines des questions COBRA les plus cruciales.

La couverture santé fournie par l'employeur est un grand avantage pour les employés, mais qu'advient-il de cette couverture lorsqu'une entreprise se sépare d'un employé ? Les grands employeurs ont la responsabilité de maintenir ces avantages pendant une période de temps après le licenciement de l'employé, bien qu'ils n'aient pas à continuer à les payer.

Le plan de sauvetage américain 2021 comprend un allègement pour les travailleurs éligibles à la couverture COBRA s'ils sont licenciés ou si leurs heures sont réduites. L'aide aux primes (100 % des prestations) sera disponible du 1er avril 2021 au 30 septembre 2021. De plus, la période électorale a été prolongée pour permettre aux personnes ayant déjà vécu un événement admissible de souscrire à une couverture subventionnée.

Qu'est-ce que COBRA ?

La Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA) offre aux employés des prestations de santé continues s'ils sont licenciés ou leurs heures sont réduites lorsque ces prestations sont liées à l'entreprise pour laquelle ils ont travaillé. Les avantages COBRA s'appliquent au licenciement, au licenciement volontaire de l'employé, à la réduction des heures, au décès, au divorce et à d'autres événements de la vie.

Quand commence la couverture COBRA ?

L'Employee Benefits Security Administration (EBSA) applique les lois COBRA et définit trois exigences de base pour déterminer si un employé a droit à une couverture :

  • Le régime de l'entreprise doit être couvert par COBRA.
  • Un événement admissible doit s'être produit, comme le décès ou la cessation d'emploi d'un employé.
  • La personne qui reçoit la prestation doit être qualifiée.

Votre entreprise est couverte par COBRA si vous avez plus de 20 employés (pendant plus de 50% de l'année) et que vous offrez une couverture de régime de santé payée par l'entreprise, Vous devez offrir une couverture COBRA aux employés qui sont licenciés ainsi qu'à ceux qui partent volontairement . Vous n'avez pas à payer le coût de la couverture pour les employés licenciés, mais vous devez les garder sur votre plan de santé pendant une certaine période de temps aux mêmes taux que les autres employés.

Qui compte pour la couverture COBRA ?

Les employés à temps plein et à temps partiel sont comptés dans ce calcul, bien que les employés à temps partiel soient comptés en fonction du pourcentage du temps qu'ils travaillent par rapport à un employé à temps plein.

Par exemple, si un employé à temps partiel travaille 20 heures par semaine et que vos employés à temps plein travaillent 40 heures par semaine, la personne à temps partiel comptera pour 50 % d'une personne à temps plein. Si un autre employé à temps partiel travaille 30 heures par semaine, cette personne comptera pour 75 % d'un employé à temps plein. Additionnez tous les employés à temps plein et à temps partiel pour voir si votre entreprise répond au minimum à l'exigence.

Vous devez inclure les employés couverts, les anciens employés, les conjoints, les anciens conjoints et les enfants à charge dans la couverture COBRA que vous fournissez si la personne qui reçoit les prestations est « qualifiée ». Le département américain du Travail (DOL) déclare : « Un bénéficiaire qualifié est une personne qui était couverte par un régime de santé collectif la veille d'un événement admissible qui lui a fait perdre sa couverture.

Quand un employé se qualifie-t-il pour COBRA ?

Un employé, un conjoint ou un enfant est admissible à la couverture COBRA lorsqu'il a un événement admissible, qui est défini comme un événement qui fait perdre à la personne la couverture maladie collective.

Pour les employés, l'événement est généralement la cessation d'emploi, mais cela peut aussi l'être si leurs heures sont réduites au point de perdre leur admissibilité au régime de santé collectif de l'entreprise.

Les événements admissibles pour un conjoint ou un enfant à charge comprennent :

  • Licenciement de l'employé (pour quelque raison que ce soit, à l'exception de « faute grave »).
  • Réduction des heures travaillées par le salarié.
  • Décès du salarié.
  • Divorce ou séparation de corps.
  • Droit à l'assurance-maladie du salarié.
  • Perte du statut de personne à charge d'un enfant.

Votre entreprise peut également être tenue d'offrir une couverture COBRA aux enfants à charge si le régime de santé de l'entreprise arrête la couverture pour eux à un certain âge. Mais vous n'êtes pas obligé d'offrir une couverture COBRA aux employés qui sont licenciés pour « faute grave ».

COBRA et l'assurance-maladie

Les réglementations COBRA sont différentes pour les bénéficiaires de Medicare ; il s'agit de vérifier l'éligibilité et l'inscription.

Le conjoint et l'enfant à charge d'un employé couvert peuvent être éligibles à la couverture COBRA si l'employé a droit à Medicare et qu'il perd la couverture.

Si un employé éligible à Medicare perd son emploi, il a la possibilité de s'inscrire à Medicare avant ou au lieu d'élire COBRA. S'ils choisissent la couverture COBRA et décident plus tard de s'inscrire à Medicare Part A ou B avant la fin de la couverture COBRA, le plan COBRA peut résilier leur couverture.

Si l'employé est éligible à la fois à la couverture COBRA et à Medicare, Medicare est le principal payeur et paiera en premier, et COBRA paiera en second. Cela diffère selon le plan, alors vérifiez auprès du fournisseur du plan.

La couverture COBRA que vous fournissez aux employés doit être la même que celle fournie aux employés actuels dans le cadre du régime de santé de votre entreprise. Si l'employé choisit la couverture COBRA, ils doivent être conservés sous votre assurance collective.

Vous devez maintenir et payer la couverture COBRA jusqu'à 18 mois en cas de résiliation ou de réduction des heures. La couverture COBRA peut être requise jusqu'à 36 mois dans d'autres circonstances, par exemple lorsqu'il y a un deuxième événement de qualification après le premier.

Comment informer les employés de COBRA ?

Les droits COBRA doivent être inclus dans les documents d'information que vous fournissez aux employés concernant leur couverture santé.

Vous devez inclure des informations spécifiques sur l'avis aux employés lorsque vous les licenciez. L'information doit inclure comment ils peuvent choisir la couverture et quand ils doivent prendre une décision. L'EBSA a un exemple d'avis que vous pouvez utiliser à cette fin.

Vous devez présenter ces informations et la possibilité de vous inscrire lorsque vous parlez à un employé d'un licenciement ou d'une réduction d'heures. La même possibilité doit être donnée aux personnes à charge d'un employé décédé.

L'employé a 60 jours pour choisir d'opter pour la couverture COBRA, à compter de la date à laquelle il reçoit l'avis. Si la personne ne s'inscrit pas et ne paie pas les primes requises pendant la période électorale, elle peut être exclue de la couverture.

Aviser le régime collectif de santé

Les employeurs et les employés doivent aviser leur régime d'assurance-maladie collectif si certains événements surviennent. Il existe à cet effet deux types d'épreuves qualificatives :

  • L'employeur doit informer le plan dans les 30 jours si l'événement admissible est la résiliation/la réduction des heures d'un employé couvert, le décès ou le droit à l'assurance-maladie.
  • L'employé couvert doit aviser le régime s'il a un changement de statut, tel qu'un divorce, une séparation légale ou la perte du statut de personne à charge d'un enfant.

Rassemblez des informations sur la couverture COBRA et ajoutez-les à votre liste de contrôle de cessation d'emploi, car vous devez fournir des documents de notification spécifiques à l'employé, tels que le Guide de l'employé sur les prestations de santé sous COBRA.

Qui paie pour la couverture COBRA ?

L'employé doit payer pour la couverture, qui peut atteindre jusqu'à 102 % du coût. La personne qui bénéficie de la couverture doit également payer toutes les franchises et effectuer tous les paiements de coassurance. Toute augmentation du coût de la couverture doit également être payée par la personne couverte.

Il devient de moins en moins courant pour les employés de choisir la couverture COBRA car ils ont d'autres options, telles que leur marché d'État ouvert par le biais de la Loi sur les soins abordables (ACA).

Le Guide de l'employeur pour le maintien de la santé en groupe contient un tableau qui explique plus en détail les qualifications et les processus.

Demander des conseils sur COBRA

COBRA peut être complexe et chaque situation est différente. Avant de prendre des décisions à ce sujet, consultez votre administrateur de prestations ou contactez le DOL si vous avez des questions spécifiques. Si le régime d'assurance maladie de votre entreprise passe par un administrateur de régime, celui-ci disposera d'informations sur les réglementations COBRA.