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Choisir la bonne stratégie de tarification de conférence

Après avoir minutieusement planifié votre conférence, vous devez décider combien vous facturerez aux participants. Voici quelques stratégies de prix à considérer.

Lorsque vous planifiez une conférence, le choix du montant que vous allez facturer aux personnes pour y assister est une décision cruciale. Si le prix est trop élevé, vous risquez de manquer vos chiffres de fréquentation. D'un autre côté, si vous ne nettoyez pas assez après les coûts, même une petite crise pourrait transformer l'ensemble de l'entreprise en perte.

En fin de compte, les deux facteurs les plus importants pour déterminer votre stratégie de tarification de la conférence seront les coûts anticipés et les estimations de participation. Sans ces projections, il sera difficile de choisir un modèle de tarification qui correspond le mieux à votre organisation et aux participants. Donnez-vous suffisamment de temps pour rechercher ces deux chiffres avant de déterminer votre modèle de tarification.

Après tout le travail acharné que vous avez déployé pour organiser votre événement, de l'identification de votre marché cible à la personnalisation de votre conférence pour répondre à leurs besoins, il vaut la peine d'étudier les différentes stratégies de tarification décrites ci-dessous et de choisir celle qui offre la meilleure solution pour votre marché.

L'approche de la vente au détail

La stratégie de tarification la plus basique que vous pouvez utiliser consiste à calculer les dépenses, à ajouter une marge bénéficiaire, puis à diviser la somme par le chiffre de fréquentation projeté le plus bas. Les magasins de détail formulent des projections comme celle-ci depuis des années, mais cela nécessite de la précision.

Pour esquisser un chiffre, vous devez prendre des coûts statiques tels que la location de salles et les frais audiovisuels qui ne changeront pas quel que soit le nombre de personnes présentes et les peser avec des variables telles que la nourriture et d'autres dépenses par personne. C'est là que vos minimums prévisionnels sont essentiels car ils couvriront in fine vos frais fixes.

Prix du marché

Lorsque vous basez vos frais de conférence sur le marché, vous jouez essentiellement avec une vision de ce que les gens peuvent se permettre. C'est le contraire de l'approche de vente au détail puisqu'elle commence par fixer le prix d'entrée, puis travaille à rebours pour construire la conférence dans les limites de ce budget. Une chose à garder à l'esprit avec la tarification du marché est qu'elle est basée sur la valeur perçue. En d'autres termes, les participants ne remettront pas leur argent simplement parce que vous organisez un événement. Vous devez fournir une valeur exceptionnelle, sinon vous aurez du mal à vendre des billets à n'importe quel prix.

Tarifs à accès limité

Il s'agit d'un modèle de tarification à plusieurs niveaux qui offre plus de fonctionnalités et d'avantages à ceux qui paient plus. Par exemple, un ticket de base peut admettre quelqu'un à la session générale principale et aux petits groupes. Le niveau suivant fournirait tout cela plus un siège au déjeuner d'ouverture. Le billet VIP comprendrait des sièges préférentiels à tous les événements et l'accès à une salle de pause exclusive et à une fonction de réseautage après l'événement. Encore une fois, la clé du succès est de créer suffisamment de valeur dans chaque niveau pour générer une demande suffisante.

Incitations et pénalités

Vous pouvez utiliser des incitations et des pénalités pour encourager l'enregistrement dans une période de temps spécifique. Vous avez probablement vu des offres d'inscription anticipée à de nombreux événements auxquels vous avez assisté. Le but de ces promotions est de couvrir tous vos frais fixes au début afin que vous ne vous démeniez pas pour collecter des fonds vers la fin.

Des pénalités ou des frais d'inscription tardive sont quasi indispensables si vous servez de la nourriture car la plupart des contrats de restauration incluent des suppléments pour les commandes passées après la date de garantie définitive. Assurez-vous d'expliquer cela aux inscrits tardifs, car ils se sentent souvent manipulés par des pénalités alors qu'en réalité, les frais supplémentaires ne sont appliqués que pour couvrir vos frais.

Accès post-événement

Offrir un accès en ligne à une version enregistrée de vos sessions de conférence est une idée populaire à l'ère d'Internet, mais sachez que cette stratégie a le potentiel d'affecter vos efforts de marketing. Certains participants potentiels ne se sentiront pas motivés pour assister à l'événement en direct lorsqu'ils découvriront que les sessions seront enregistrées. Sans oublier que votre organisation engagera également des dépenses pour l'équipement d'enregistrement, la gestion du site Web et les frais d'hébergement. Pour ces raisons, il est préférable de limiter l'accès en ligne aux seuls participants ou de facturer des frais substantiels pour l'accès aux non-participants.

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