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Composantes d'un budget de fonctionnement pour une petite entreprise

La budgétisation de votre entreprise comprend l'élaboration de votre budget d'exploitation, qui est un état financier prévisionnel. Apprenez les éléments clés et comment préparer ce budget.

La budgétisation est l'une des activités de gestion financière les plus critiques lorsqu'il s'agit des opérations quotidiennes d'une petite entreprise. Le budget directeur d'une entreprise est un document de planification financière globale et se compose de deux budgets : le budget de fonctionnement et le budget financier.

Le budget de fonctionnement d'une entreprise est un état financier prévisionnel ou prédit de tous les revenus et dépenses attendus au cours d'une période spécifiée, comme un trimestre ou un an. Le budget de fonctionnement est généralement ventilé par catégorie de revenus pour chaque produit vendu par l'entreprise. Il est également ventilé par types de dépenses qu'il effectue pour chaque produit. La plupart des entreprises ventilent davantage leurs budgets d'exploitation en coûts fixes et variables.

Le budget de fonctionnement utilise des chiffres prévisionnels dans les différents budgets, ou échéanciers, qui le composent. Ces prévisions sont basées sur l'activité historique, les données de la force de vente et d'autres sources. Le résultat de l'élaboration du budget de fonctionnement est le compte de résultat pro forma, ou prévisionnel, de l'entreprise pour la période spécifiée.

Vous trouverez ci-dessous un exemple hypothétique de l'élaboration du budget de fonctionnement d'une petite entreprise, Masks and More, LLC.

Le budget des ventes

La plupart des propriétaires et dirigeants d'entreprise utilisent ce qu'on appelle une technique de prévision des ventes « ascendante ». En d'autres termes, ils sollicitent des chiffres de ventes auprès des vendeurs sur le terrain puisque ces derniers auront généralement le plus de connaissances sur ce que seront les ventes dans les périodes futures. Ces chiffres de ventes sont ensuite combinés avec d'autres sources d'informations sur les ventes pour former une prévision globale des ventes.

D'autres facteurs qui entrent dans les prévisions de ventes incluent l'état général de l'économie, les politiques de prix, la publicité, la concurrence et d'autres facteurs. Le budget des ventes peut être légèrement différent des prévisions de ventes après ajustement selon les souhaits de la direction. Le budget des ventes montre également les unités vendues ainsi que les dollars.

Ce qui suit est le budget des ventes de Masks and More, LLC.

Budget de production

Après avoir élaboré le budget des ventes, la prochaine étape dans l'élaboration du budget d'exploitation consiste à établir le budget de production. Dans notre exemple, le propriétaire de Masks and More doit savoir combien de masques fabriquer pendant la période de budgétisation.

Le budget de production indique au propriétaire de l'entreprise le nombre d'unités du produit à produire pour répondre aux besoins de vente et aux besoins de stock final.

La formule pour calculer la production nécessaire pour chaque période est la suivante :

Pour Masks and More, LLC, si nous supposons que 25 unités étaient dans l'inventaire de début et que 50 unités sont souhaitées dans l'inventaire de fin et que le budget des ventes montre que 1 000 unités devraient être vendues au cours de la première période, le calcul du budget de production serait : 1 000 + 50 - 25 = 1 025 unités.

Le budget de production est le seul budget qui est indiqué en unités au lieu de dollars. Le budget d'achats de matériaux directs, le budget de main-d'œuvre directe et le budget de frais généraux convertissent le budget de production en dollars.

Pour convertir le budget de production en dollars, passez à l'étape Fin du stock de produits finis ci-dessous. Après tous les calculs, le produit coûte 9,00 $ à produire.

Donc, en faisant le calcul, 9,00 $ X 1 025 = 9 225 $ en coûts de production pour la première période.

Budget des achats directs de matières

Le budget des achats directs de matières concerne les matières premières dont l'entreprise a besoin pour son processus de production. Il indique la quantité et le coût de chaque type de matière première nécessaire. La politique d'inventaire de l'entreprise permet de déterminer la quantité de matières premières conservées en inventaire.

Le budget d'achats directs de matériaux pour Masks and More, LLC est basé sur cette équation :

Si le coût des matières premières est de 2,00 $ par unité vendue, alors, sur la base du budget de production pour la première période, le calcul pour les achats directs de matières serait : 1 000 + 50 - 25 x 2,00 $ = 2 050 $.

Par conséquent, le coût unitaire est de 2,00 $.

Budget de main-d'œuvre directe

Les heures budgétisées pour la main-d'œuvre directe sont déterminées par la relation entre la main-d'œuvre et la production. Supposons que la main-d'œuvre est payée 7,50 $ l'heure et qu'il faut 0,50 heure à un travailleur pour travailler sur une unité du produit chez Masks and More, LLC. Dans ce cas, le calcul du budget de main-d'œuvre directe pour la première période serait : 1 000 X 0,5 heure X 7,50 $ = 3 750 $.

Le coût unitaire, quant à lui, est de 3,75 $.

Budget des frais généraux

Le budget des frais généraux est tout ce qui reste de la production qui n'est pas inclus dans les achats de matériaux directs et les budgets de main-d'œuvre directe. Habituellement, le budget de la main-d'œuvre directe détermine le budget des frais généraux. Les frais généraux comprennent des éléments tels que le loyer ou les paiements de location et les services publics. Dans le cas de Masks and More, LLC, les frais généraux de chaque période sont de 6,50 $ par unité.

Budget des frais de vente et d'administration

La partie non manufacturière du budget prévisionnel correspond aux frais de vente et d'administration. Ces dépenses comportent des éléments de coûts fixes et variables. Par exemple, les commissions de vente sont basées sur le volume des ventes et sont variables. Les utilitaires peuvent être fixes. Dans cet exemple, les services publics sont le seul élément des frais généraux et s'élèvent à 300 $ par période.

Fin du budget d'inventaire des produits finis

Le budget d'inventaire final des produits finis est important car il donne à l'entreprise les informations dont elle a besoin pour calculer le coût unitaire de son produit. Ce coût unitaire est calculé à partir des informations recueillies à partir du budget des achats directs de matériaux, du budget de la main-d'œuvre directe et du budget des frais généraux.

Dans cet exemple, le coût total des matériaux directs par unité est de 2,00 $. Le coût total de la main-d'œuvre directe par unité est de 3,75 $. Pour calculer le coût total des frais généraux par unité : 6,50 $ X 0,5 = 3,25 $.

Dans ce calcul, 0,5 équivaut au temps par heure qu'un travailleur passe sur le produit.

Cela ajoute jusqu'à 9,00 $ par unité. Dans le budget des ventes de l'étape 1, il y avait 50 unités du produit non vendues, donc votre inventaire de produits finis serait de 450,00 $.

Bien qu'il semble logique de produire autant d'articles à vendre que possible, si la production est supérieure à la demande, l'entreprise finira par détenir des stocks obsolètes.

La ligne de fond

La question est de savoir si Masks and More, LLC vend suffisamment de produits pour couvrir ses coûts de production. Dans l'étape du budget des ventes, l'entreprise s'attend à vendre 10 000 $ au cours de la première période. À l'étape suivante, le budget de production est de 9 225 $ pour la première période. En fin de compte, l'entreprise peut couvrir ses coûts de production avec 775 $ à revendre.

Un budget de fonctionnement est un document évolutif qui doit être utilisé activement et non classé. Vous pouvez utiliser un budget de fonctionnement pour vous indiquer où réduire les dépenses si vos coûts de production sont supérieurs aux ventes. Le budget de fonctionnement peut être un rapport aussi détaillé de vos revenus et dépenses que vous le souhaitez. Utilisez-le pour effectuer une analyse des écarts afin de déterminer les causes des écarts dans les coûts de production et les ventes budgétées.