BUSINESS LAW and TAXESTAX ISSUES

Gérer les pourboires des employés en tant qu'employeur

Comment gérer le revenu des pourboires des employés, y compris comment gérer les types de pourboires, les lois sur les salaires des États et du gouvernement fédéral et les exigences en matière de déclaration et d'enregistrement

Les employeurs dans les industries de services ont une situation salariale et fiscale unique qui implique le revenu que les employés reçoivent des pourboires. La personne qui donne des pourboires et la personne qui reçoit des pourboires sont toutes les deux dans la transaction, mais si vous possédez une entreprise dans laquelle les employés reçoivent des pourboires, vous devez savoir comment gérer les taxes et le paiement de ces pourboires.

Pourboires vs frais de service

Les pourboires sont des montants discrétionnaires donnés à quelqu'un pour le service. Le pourboire est une coutume aux États-Unis, mais son utilisation varie dans le monde entier. Dans la plupart des pays européens, par exemple, les employés des services reçoivent un salaire suffisamment élevé pour que les pourboires ne soient pas utilisés couramment.

Un paiement est considéré comme un « pourboire » si ces quatre conditions sont remplies :

  • le paiement doit être avec le libre arbitre du donateur (pas obligatoire ou forcé)
  • le client doit avoir le droit de déterminer le montant
  • le paiement ne doit pas être négocié ou dicté par l'employeur
  • le client a le droit de déterminer qui reçoit le paiement

Si un restaurant ajoute un pourboire au prix d'un repas (pour les grandes fêtes, par exemple), ce n'est pas un pourboire ; c'est des frais de service.

Les frais de service, en revanche, sont un montant requis. Peu importe comment l'entreprise l'appelle. Voici quelques exemples de frais de service :

  • Frais pour un banquet
  • Frais de service en chambre d'hôtel
  • Frais de service de bouteille dans les boîtes de nuit ou les restaurants.

Les pourboires sont volontaires et directement versés au serveur, tandis que les frais de service sont des paiements obligatoires ajoutés au chèque ou payés à l'employé.

Quand un employé doit-il signaler des pourboires à l'employeur ?

Si l'employé reçoit 20 $ ou plus de pourboires au cours d'un mois, il doit déclarer tous les pourboires reçus en espèces. Les pourboires en espèces comprennent les pourboires reçus des clients directement ou partagés avec d'autres employés, les pourboires sur les cartes de crédit ou de débit donnés à l'employé.

Les pourboires autres qu'en espèces comprennent les laissez-passer, les billets ou d'autres biens ou produits donnés à l'employé.

Qu'est-ce qu'un employé à pourboire ?

Le terme « employé à pourboire » est utilisé pour désigner les employés dont le revenu comprend régulièrement et habituellement des pourboires d'au moins 20 $ par mois. Ce terme est utilisé pour différencier les employés qui reçoivent un pourboire de ceux qui ne le sont pas.

Le pourboire est-il imposable ?

Comme tous les autres revenus, tous les pourboires totalisant 20 $ ou plus par mois sont soumis à l'impôt fédéral sur le revenu et à l'impôt FICA (impôts de sécurité sociale et d'assurance-maladie). Pendant que l'employé reçoit les pourboires, vous devez recevoir des informations sur ces pourboires afin que vous puissiez les inclure sur le formulaire W-2 de l'employé.

N'oubliez pas que le revenu des pourboires est également soumis à la taxe complémentaire Medicare pour les employés à revenu plus élevé. Vous devez commencer à retenir la taxe Medicare supplémentaire de 0,9 % lorsque la rémunération des employés atteint 200 000 $.

Les frais de service versés aux employés sont également imposables en tant que salaire régulier aux fins de l'impôt fédéral sur le revenu et de la FICA.

Les pourboires sont la propriété de l'employé et vous (l'employeur) ne pouvez pas retirer de pourboires de leur part, ni réduire leurs revenus pour compenser leurs revenus de pourboires.

Comment les employés reçoivent-ils des pourboires ?

Les travailleurs reçoivent souvent des pourboires en espèces, comme de l'argent supplémentaire sous forme de paiement à un chauffeur de taxi (« garder la monnaie ») ou un montant laissé sur une table de restaurant. Plus communément de nos jours, un pourboire est inclus sur une transaction par carte de débit ou de crédit, comme dans un restaurant.

Les pourboires peuvent être partagés ou mis en commun par divers employés. Par exemple, vous avez peut-être vu un pot de pourboire dans un lave-auto. Si vous avez une telle situation dans votre entreprise, vous avez probablement une politique sur la façon dont ces pourboires sont partagés. Les frais de service peuvent également être considérés comme des pourboires mis en commun.

Le pool de pourboires de votre entreprise peut ne pas inclure les employés qui ne reçoivent généralement pas de pourboires, comme les lave-vaisselle, les cuisiniers, les chefs et les concierges.

Comment savoir quels pourboires un employé a reçu ?

Les employés sont tenus de tenir un registre quotidien des pourboires et de rapporter ces pourboires à leur employeur (20 $ ou plus d'un mois) sur une base régulière. L'IRS suggère de déclarer avant le 10e jour du mois.

Bien entendu, l'employé doit déclarer le revenu de pourboire sur sa déclaration de revenus individuelle. En plus de déclarer les pourboires inclus dans leur formulaire annuel W-2, ils doivent également déclarer les pourboires à des fins de calcul des taxes de sécurité sociale et d'assurance-maladie (à l'aide du formulaire IRS 4137).

Le département américain du Travail indique que les employés au pourboire sont ceux qui reçoivent habituellement et régulièrement plus de 30 $ par mois en pourboires, à des fins liées à la loi sur les salaires et les heures (FLSA). L'IRS dit que les pourboires de 20 $ par mois ou plus doivent être déclarés aux fins de l'impôt fédéral sur le revenu.

Comment les pourboires sont-ils collectés et signalés ?

L'employé conserve tous ses pourboires. Si vous collectez des pourboires sur une carte de crédit ou de débit, vous devez rembourser ces montants à l'employé.

Les pourboires groupés sont courants dans certains restaurants et autres services, comme le lave-auto mentionné ci-dessus. Les employés divisent le montant mis en commun selon leurs propres arrangements et chacun vous déclare sa part du montant mis en commun. Les États ont des lois et des dispositions différentes sur la mise en commun des pourboires.

Comment les pourboires sur les cartes sont-ils crédités aux employés ?

Lorsque les pourboires sont inclus dans les cartes de crédit ou de débit, vous devez donner le montant du pourboire à l'employé. Vous pouvez réduire le pourboire du montant des frais de transaction facturés par la société émettrice de la carte de crédit. Par exemple, si les frais de transaction par carte de crédit sont de 3 % et que le pourboire d'un employé est de 5 $, vous pouvez lui donner 4,85 $ (le pourboire moins les frais de transaction).

Mais le ministère du Travail dit que cette réduction ne peut pas ramener le salaire de l'employé à moins que le salaire minimum, et vous devez rembourser l'employé le jour de paie suivant (sans attendre de recevoir le remboursement de la société de carte de crédit).

Comment le revenu du pourboire affecte-t-il le salaire total d'un employé ?

Tous les employés doivent toucher au moins le salaire minimum, y compris les pourboires. Vous (l'employeur) n'êtes pas autorisé à utiliser les pourboires des employés, sauf comme crédit contre le salaire minimum. Vous pouvez utiliser le montant du pourboire pour compenser ce que le ministère du Travail appelle le « salaire en espèces requis », qui est actuellement de 2,13 $. Le salaire minimum fédéral actuel est de 7,25 $. La différence entre le salaire en espèces requis et le salaire minimum est supposée être compensée par des pourboires.

Si un employé à pourboire fait des heures supplémentaires et est admissible au taux de rémunération des heures supplémentaires, vous devez vous assurer que l'employé reçoit le montant total de la rémunération des heures supplémentaires.

Comment fonctionne le salaire en espèces requis :

Tout d'abord, vous devez payer un pourboire à un employé au moins 2,13 $ l'heure avant que les pourboires ne soient comptés.

Ensuite, les pourboires des employés vous sont signalés par l'employé, comme décrit ci-dessus. Les 2,13 $ plus les pourboires déclarés par l'employé doivent être au moins égaux au salaire minimum. Si les deux montants ne correspondent pas au salaire minimum, vous, en tant qu'employeur, devez combler la différence.

Certains États ont un taux de salaire minimum différent pour les employés à pourboire ; certains exigent que les employés reçoivent le salaire minimum intégral avant les pourboires, tandis que d'autres États ont un salaire en espèces minimum requis plus élevé que le montant fédéral. Si la loi sur le salaire minimum de l'État exige un montant plus élevé que le taux fédéral, vous devez utiliser le montant du taux de salaire minimum de l'État.

Cette carte du département du Travail des États-Unis montre les exigences de l'État pour le paiement du salaire minimum aux employés à pourboire.

Comment obtenir un crédit de pourboire

La Fair Labor Standards Act vous permet en tant qu'employeur de prendre un crédit pour la différence entre le montant que vous payez à l'employé (minimum 2,13 $ l'heure) et le montant du salaire minimum (actuellement 7,25 $). Le crédit de pourboire maximal serait de 5,12 $ l'heure). Ce crédit permet essentiellement de payer le salarié en deçà du SMIC, en tenant compte de ses pourboires comme salaire.

Avant d'utiliser le crédit de pourboire, vous devez fournir les informations suivantes aux employés :

  • Le montant du salaire en espèces que vous versez à l'employé au pourboire (au moins 2,13 $ de l'heure) »
  • Le supplément que vous réclamez en tant que crédit de pourboire (pas plus de 5,12 $ de l'heure)
  • Que le crédit de pourboire réclamé par votre entreprise ne peut excéder le montant des pourboires réellement reçus par l'employé à pourboire
  • Que l'employé conserve tous les pourboires, à l'exception des pourboires, dans un accord valide de mise en commun des pourboires limité aux employés qui reçoivent habituellement et régulièrement des pourboires ; et,
  • Que le crédit de pourboire ne s'appliquera à aucun employé à pourboire à moins que l'employé n'ait été informé de ces dispositions relatives au crédit de pourboire.

Si vous ne communiquez pas cette information aux employés, vous devez leur verser au moins le salaire minimum de 7,25 $ et leur permettre de conserver tous les pourboires reçus.

Comment déclarer et payer des impôts sur les pourboires des employés ?

Tout d'abord, vous devez collecter les rapports sur les revenus des pourboires des employés (provenant des employés, des transactions par carte, d'autres sources) et inclure tous les revenus des pourboires sur les paiements de salaire de l'employé pour chaque paie.

Vous devez retenir les impôts sur le revenu et les impôts FICA sur le revenu des pourboires dans votre calcul des paiements de salaire. Vous devez également payer à votre employeur la part des impôts FICA sur le revenu des pourboires. Le revenu des pourboires est également soumis à la fois à la limite maximale de la sécurité sociale et à l'impôt supplémentaire sur l'assurance-maladie.

Vous devez inclure le revenu des pourboires des employés et les retenues à la source dans tous les rapports d'impôt sur les salaires (formulaire 941, le rapport fiscal trimestriel et formulaire 940, le rapport annuel d'impôt sur le chômage). Et vous devez effectuer les dépôts d'impôt sur les salaires requis sur la retenue à la source et les taxes FICA.

Vous devez conserver des enregistrements des rapports de pourboires des employés dans les dossiers des employés, en cas d'audit.

Que faire si l'employé ne me déclare pas le revenu de pourboire ?

Il est de la responsabilité de l'employé de déclarer le revenu des pourboires à vous en tant qu'employeur et à l'IRS, aux fins de l'impôt sur le revenu. Vous n'êtes pas responsable de la part de l'employeur des taxes FICA " jusqu'à ce qu'un avis et une demande de taxes soient faits à l'employeur par l'IRS.