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Avantages sociaux des employés et impôts de votre entreprise

Frais de déplacement des employés, y compris le transport, les laissez-passer de transport en commun et les déplacements à vélo - qu'est-ce qui est imposable, qu'est-ce qui est déductible ?

De plus en plus d'employeurs offrent une sorte d'avantages pour les déplacements domicile-travail aux employés. Des déplacements à vélo ou en scooter électrique au covoiturage en passant par le stationnement et les laissez-passer de transport en commun, de nouveaux avantages sociaux possibles apparaissent chaque jour. Ces avantages sociaux sont-ils déductibles pour vous en tant qu'employeur? Et sont-ils imposables pour les salariés ?

Les frais de déplacement sont généralement non déductibles

Commençons par l'essentiel : les frais d'aller-retour entre le domicile et le travail ne sont pas déductibles, que vous soyez salarié ou propriétaire d'une entreprise.

Ce que cet article examine sont des exceptions à cette restriction de l'IRS, à deux fins :

  • Permettre aux entreprises de déduire le coût du remboursement des employés pour ces coûts en tant qu'avantage pour les employés
  • Permettre aux employeurs de ne pas inclure ces remboursements dans le revenu imposable des employés. Il s'agit généralement d'une exclusion de la retenue d'impôt sur le revenu et des impôts FICA, mais affecte également l'impôt sur le chômage de l'employeur.

Aucune déduction pour les frais de déplacement de l'employeur

La loi sur les réductions d'impôt et l'emploi de 2017 a éliminé les déductions fiscales pour les entreprises pour les employeurs qui accordent des avantages au transport en commun et au stationnement aux employés, à compter de 2018 et à l'avenir. Cela signifie que vous ne pouvez déduire aucun frais de déplacement, décrit comme un paiement ou un remboursement pour le voyage entre le domicile de votre employé et votre lieu de travail, à moins que ces paiements ne soient « nécessaires pour assurer la sécurité de votre employé ».

Il y a une exception, pour les frais de déplacement à vélo. À partir de 2018 et jusqu'en 2025, vous pouvez déduire les remboursements admissibles des trajets domicile-travail à vélo en tant que dépenses d'entreprise, mais le montant total du remboursement est imposable pour l'employé.

Vous pouvez toujours donner ces avantages aux employés, mais vous ne pouvez pas déduire d'impôt pour eux comme dépense d'entreprise, et ils seront probablement imposables pour l'employé.

Avantages de navettage imposables aux employés

Cette section traite des avantages de transport (navette) pour les employés et s'ils sont imposables pour l'employé. Il existe deux types de prestations, de minimis (petits montants) et qualifiées.

Avantages de transport de minimis

Les avantages de minimis sont de petits montants donnés rarement, dont la comptabilisation serait déraisonnable ou impraticable. Par exemple, si vous donnez à un employé un tarif de taxi pour rentrer à la maison parce qu'il a raté le dernier bus alors qu'il travaillait tard à votre demande, c'est de minimis.

Qu'est-ce que De Minimis ?

Pour être considéré comme de minimis, le paiement doit être (a) peu fréquent, inhabituel, et (b) pour un petit montant.

Un avantage ne peut pas être de minimis s'il est basé sur les heures travaillées. Ces paiements sont des salaires et entrent dans le cadre du salaire minimum et des heures supplémentaires.

Si le paiement ou le remboursement est de minimis, vous n'avez pas à l'inclure dans le salaire imposable de l'employé.

Vous n'avez pas à inclure les avantages de minimis pour les laissez-passer de transport en commun, les jetons ou les cartes tarifaires pour les systèmes de transport en commun, jusqu'à 21 $ par mois, dans le salaire d'un employé. Vous pouvez également remettre un bon aux employés ou les rembourser, jusqu'à concurrence de 21 $ par mois. Si vous remboursez des employés, vous devez disposer d'un moyen de vérifier qu'ils utilisent les transports en commun pour se déplacer.

Avantages de transport admissibles

Vous pouvez fournir certains avantages de transport admissibles aux employés sans les inclure dans le salaire ou le salaire imposable de l'employé, jusqu'à des limites spécifiques (décrites ci-dessous). Ces transports sont inclus :

  • Un trajet dans un véhicule routier de banlieue entre le domicile et le travail de l'employé
  • Une carte de transport
  • Stationnement qualifié

Un véhicule de banlieue peut accueillir au moins six adultes (sans compter le conducteur). Au moins 80% du kilométrage doit être destiné au transport des employés entre le domicile et le travail et au moins la moitié des sièges (sans compter le conducteur) doivent être réservés aux employés.

Un laissez-passer de transport en commun est un laissez-passer, un jeton, une carte tarifaire, un bon ou quelque chose de similaire qui permet à quelqu'un de voyager gratuitement ou à un tarif réduit dans les transports en commun ou un véhicule à louer avec des sièges pour six adultes (sans compter le conducteur).

Le stationnement admissible consiste à garer les réserves de votre entreprise pour les employés à proximité de votre bureau ou à proximité des transports en commun, des autoroutes de banlieue ou des covoiturages. Cela n'inclut pas le stationnement au domicile d'un employé ou à proximité.

Limites mensuelles des prestations de transport

Vous ne pouvez donner aux employés qu'un montant limité à exclure de leur salaire imposable :

  • 270 $ par mois pour les laissez-passer combinés pour le transport routier de banlieue et les laissez-passer de transport en commun
  • 270 $ par mois pour un stationnement qualifié

Si vous donnez aux employés plus que ces montants, vous devez inclure l'excédent dans leur salaire imposable.

Vérification du remboursement requise

Ce qui rend ces avantages « admissibles », c'est-à-dire non imposables pour les employés, c'est l'existence d'un mécanisme de remboursement. Pour pouvoir exclure ces avantages du salaire des employés, vous devez avoir mis en place un plan de remboursement spécifique. Le régime doit exiger des employés qu'ils vérifient les dépenses avant que vous ne les remboursiez. Vous pouvez également donner des bons aux employés s'ils suivent des protocoles détaillés pour vérifier comment le bon a été utilisé.

Aucun avantage de transport pour les propriétaires d'entreprise

Ces avantages s'appliquent à vos employés et à tout employé loué que vous embauchez pour plus d'un an.

Les travailleurs indépendants ne peuvent pas être considérés comme des employés aux fins des prestations de transport admissibles.

Ces avantages ne s'appliquent pas non plus aux employés de la société S qui sont actionnaires à 2 %. Vous ne pouvez pas les considérer comme un employé de la société à cette fin. Traitez-les comme vous le feriez pour un partenaire dans un partenariat ; c'est-à-dire en tant que propriétaire d'entreprise.

Pour plus d'informations sur ces avantages pour les déplacements et le transport, consultez la publication IRS 15-B - Guide fiscal de l'employeur sur les avantages sociaux. Étant donné que ces avantages peuvent être compliqués, si vous envisagez de les offrir aux employés, assurez-vous d'abord de vérifier auprès d'un fiscaliste ou de votre conseiller en avantages sociaux.

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