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Liste de contrôle de la configuration de l'événement pour les coordonnateurs de site

Les coordonnateurs des sites sont chargés de s'assurer que la salle est définie selon les spécifications. Voici quelques éléments qu'ils doivent rechercher.

La plupart des sites sont habitués aux pressions qui accompagnent la coordination de plusieurs événements dans un court laps de temps. Après tout, leur entreprise dépend d'eux pour fournir un service de qualité, et chaque événement est l'occasion de montrer leurs compétences aux organisateurs d'événements et aux participants. Le moment le plus critique vient cependant avant même le début du spectacle, lorsque le client entre dans la salle de banquet pour l'installation. C'est à ce moment que le ton sera donné pour le reste de la journée.

Préparez vos chariots

La première chose que votre client voudra faire est de déballer toutes ses fournitures d'événement de son véhicule. Cela peut être une tâche difficile, surtout si la situation de stationnement est difficile à naviguer. Imaginez quelqu'un entrant dans votre salle avec un chargement de lourdes boîtes, quelle est la première chose qu'il recherchera ? La réponse est, bien sûr, un chariot ou tout autre élément qui allégera leur charge et facilitera considérablement le travail inquiétant de déchargement. Avoir des chariots disponibles dès qu'ils entrent dans la salle est un moyen facile de les soulager simplement en se présentant.

Préparer les tables d'inscription

La prochaine étape sur la liste des choses à faire pour la plupart des clients est la configuration de l'enregistrement. Cela signifie que votre site a intérêt à ce que tous les éléments d'inscription soient en place avant leur arrivée. Cela comprend toutes les tables, chaises, électriques et plinthes. L'organisation des badges et du matériel d'enregistrement prendra beaucoup de temps pour les organisateurs d'événements, et ils ne devraient pas avoir à attendre que vous mettiez en place ces choses simples pour qu'ils puissent commencer.

Avoir des tables et des draps pour toutes les chambres

La mise en place de toutes les tables et chaises dans l'espace événementiel peut évidemment prendre un certain temps. Heureusement, si vous sortez d'un événement antérieur, vous avez dit au client à l'avance quand s'attendre à ce que tous les composants de la salle soient réglés. Si votre client entre dans une pièce avec des dizaines de travailleurs qui se bousculent pour désempiler les tables et les chaises, il va probablement paniquer. Idéalement, votre équipe des opérations aura tout mis en place avec du linge de table afin que les planificateurs puissent commencer à placer des centres de table, des articles de vente aux enchères, etc.

Obtenez toute la signalisation tôt

Ce n'est pas parce que le planificateur principal sait comment naviguer dans le bâtiment que son équipe de soutien le sait. Vous pouvez éviter à tout le monde beaucoup de tracas inutiles en mettant à jour la signalisation dans votre bâtiment dès que la période d'installation est sur le point de commencer. Gardez à l'esprit que les vendeurs comme les fleuristes et les DJ doivent également savoir où aller. Ce sont toutes des choses à revoir avec votre client avant le jour de l'événement, mais elles sont également à surveiller le jour J.

Examiner les BEO et les factures

Encore une fois, vous avez probablement envoyé ces documents par courrier électronique à plusieurs reprises au cours des jours précédant l'événement, mais cela ne fait jamais de mal de les revoir une dernière fois. Même si le temps d'installation est chargé, vous devez prévoir 15 minutes pour examiner ces documents ensemble. Les coordinateurs de sites doivent avoir un paquet prêt pour leur client qui comprend le BEO, le schéma de la salle et la facture potentielle. Très peu de planificateurs expérimentés laisseront passer l'occasion d'examiner ces documents critiques.

Présentations

Assurez-vous d'amener les membres clés de votre équipe à votre client pour une introduction formelle. Cette liste comprend le directeur de la restauration, le capitaine du banquet, le superviseur des opérations et le coordinateur audiovisuel. Pensez au nom de votre client lors de la présentation de l'équipe. Y a-t-il des détails qui devraient être discutés en face à face avec votre équipe de direction ? Démarrer une courte conversation est un moyen efficace de mettre en évidence qui est en charge de chaque domaine.

Cette courte liste de contrôle des éléments de configuration de l'événement contribuera grandement à satisfaire votre client à son arrivée. En tant que principal représentant de votre site, il est toujours préférable de donner aux clients votre numéro de téléphone portable en cas de problème pendant que vous travaillez dans votre bureau. N'oubliez pas qu'ils peuvent être frustrés s'ils ont besoin de quelque chose, mais ils le seront encore plus s'ils ne trouvent personne pour les aider.