BUSINESS LAW and TAXESTAX ISSUES

Exigences de déclaration de la loi sur les soins de santé pour les employeurs

Exigences de déclaration de la loi sur les soins de santé pour les grands et les petits employeurs : ce que vous devez déclarer et quand, y compris la déclaration W-2 et le formulaire 1095-C.

La loi sur les soins de santé de 2009, la Loi sur les soins abordables (ACA), comprend plusieurs dispositions relatives à la déclaration des prestations de soins de santé par les employeurs aux employés.

Certaines des exigences s'appliquent à tous les employeurs et certaines exigences supplémentaires s'appliquent aux plus gros employeurs. L'IRS administre les processus et les rapports en vertu de cette loi.

Exigences de déclaration de l'employeur pour les prestations de santé des employés

Tous les employeurs doivent déclarer le coût des prestations de santé fournies par l'employeur aux employés sur le formulaire W-2 et déposer les formulaires W-2 pour tous les employés auprès de la Social Security Administration.

En outre, les grands employeurs (tels que définis par l'IRS) doivent remettre un rapport annuel aux employés sur le formulaire 1095-C et déposer ce rapport auprès de l'IRS.

Exigences de déclaration pour tous les employeurs

L'IRS exige que tous les employeurs déclarent le coût de la couverture des soins de santé aux employés dans le Code DD sur le formulaire d'employé W-2, le rapport annuel sur les salaires distribué aux employés et déposé auprès de la Social Security Administration chaque année.

Entrez le montant de cette couverture de soins de santé sur le formulaire W-2 de l'employé, en utilisant spécifiquement le code DD, qui correspond au coût de la couverture de santé parrainée par l'employeur. Déclarez à la fois la partie payée par votre entreprise et par l'employé.

Lors de la déclaration, incluez la valeur de toute couverture médicale, dentaire et visuelle que vous pourriez payer. Incluez à la fois les parts de l'employeur et de l'employé du coût ; en d'autres termes, le coût total du régime, peu importe qui paie.

Vous n'êtes pas obligé d'émettre un W-2 si les informations sur les soins de santé dans le code DD sont la seule chose que vous signalez, comme à un retraité, par exemple.

Si vous avez oublié d'inclure le coût des prestations de soins de santé sur les employés W-2, vous devrez remplir des formulaires W-2c pour corriger cette erreur.

L'IRS a un tableau utile qui montre tous les types de couvertures santé qui doivent être inclus dans le total sur le formulaire W-2.

Impôts et prestations de santé

Avant de calculer les prestations de soins de santé des employés et de les saisir dans le code DD du formulaire W-2, vous devez savoir ce qui est imposable pour les employés.

Les coûts payés par les employeurs pour l'assurance-maladie ne sont pas imposables pour les employés, ni pour l'impôt fédéral sur le revenu ni pour les taxes FICA (Sécurité sociale et assurance-maladie). Ces prestations ne sont pas non plus considérées comme des salaires aux fins de l'impôt sur le chômage. (Il existe des exigences particulières pour les employés de la société S.)

Assurez-vous d'informer les employés que le montant du code DD n'affecte pas leurs impôts. Le rapport est à des fins d'information seulement, pour montrer aux employés la valeur de leurs prestations de soins de santé.

Exigences de déclaration pour les grands employeurs

Qu'est-ce qu'un grand employeur ?

L'IRS appelle les grands employeurs Applicable Large Employers (ALE), ce qui signifie qu'ils doivent se conformer aux exigences spécifiques de déclaration de l'ALE aux fins de la Loi sur les soins abordables. Votre entreprise peut être une ALE une année et non l'année suivante car le besoin est déterminé chaque année civile, en fonction du nombre moyen d'employés de l'année précédente.

Si votre entreprise compte 50 employés équivalents temps plein ou plus, vous êtes considéré comme un « grand employeur applicable » (ALE) aux fins de déclaration et aux fins de la responsabilité partagée de l'employeur.

Les employés à temps plein sont considérés comme ceux qui travaillent, en moyenne, au moins 30 heures par semaine. Si vous avez des employés à temps partiel, vous combinez les heures des employés à temps partiel pour obtenir ce qu'on appelle un nombre équivalent d'employés à temps plein.

Responsabilités des grands employeurs en vertu de l'ACA

Si votre entreprise est une ALE, vous devez effectuer l'une des opérations suivantes.

  • Offrir une couverture de soins de santé « abordable » aux employés à temps plein. Cette couverture doit fournir une « valeur minimale ».
  • Effectuez un paiement à responsabilité partagée (ESR) de l'employeur à l'IRS. Ce paiement doit être effectué si au moins un employé à temps plein reçoit un crédit d'impôt sur prime pour l'achat d'une couverture individuelle dans une bourse de soins de santé.

Ce que les grands employeurs doivent déclarer aux employés

Voici les détails sur ce que vous devez déclarer aux employés et quand.

  • Une déclaration aux employés sur la couverture d'assurance maladie offerte aux employés. Cette déclaration, sur le formulaire IRS 1095-C, doit être (a) remise à chaque employé le et (b) signalée à l'IRS.
  • Si votre entreprise assure elle-même son régime de soins de santé, vous devez fournir une déclaration à l'IRS concernant cette couverture. Vous devrez utiliser la section III du formulaire 1095-C à cette fin.

Dépôt des formulaires 1095-C par voie électronique

Si vous déposez moins de 250 des formulaires 1095-C auprès de l'IRS, vous n'avez pas à les déposer par voie électronique. Si vous remplissez plus de 250 formulaires, vous devez les produire par voie électronique.

L'IRS dispose d'un système d'interface utilisateur spécial pour les retours d'informations de la Loi sur les soins abordables que vous pouvez utiliser.

Dates limites de déclaration pour 1095-C

Les rapports sur le formulaire 1095-C sont dus pour l'année civile précédente. Par exemple, le formulaire devait être déposé auprès de l'IRS avant le 28 février 2019 pour 2018. Assurez-vous d'utiliser le bon formulaire pour l'année de déclaration, et non pour l'année où vous remplissez le formulaire.

Rapports aux employés : Vous devez remettre à chaque employé une copie du formulaire 1095-C pour l'année civile précédente avant le 31 janvier.

Déclaration à l'IRS : le formulaire IRS 1095-C doit être déposé auprès de l'IRS avant le 28 février (le 31 mars s'il est déposé par voie électronique).

Détails du formulaire 1095-C

Le formulaire 1095-C requiert les informations suivantes.

  • Nom, adresse et numéro d'identification fiscale de l'employé
  • Nom de l'employeur, adresse, coordonnées et EIN
  • Offres de couverture aux employés, total année et mois par mois
  • Cotisations obligatoires de l'employé, année totale et mois par mois
  • Pour les régimes autoassurésEmployés couverts, pièce d'identité et mois de couverture

Les instructions pour le formulaire 1095-C donnent plus de détails sur les exigences de ce formulaire.

Que vous soyez un petit employeur ou une grande entreprise, prenez le temps de vous renseigner sur la Loi sur les soins abordables et son impact sur votre entreprise.

Les informations sur les exigences des employeurs de la Loi sur les soins abordables sont compliquées et toujours en évolution, et chaque situation commerciale est unique. Vérifiez auprès de vos conseillers fiscaux, d'assurance et juridiques avant de mettre en œuvre l'une de ces exigences de déclaration.