BUSINESS LAW and TAXESTAX ISSUES

Comment puis-je rendre mon bureau à domicile plus résistant aux audits

Préparez-vous à un audit IRS de votre déduction de bureau à domicile avec ces conseils. Vous devez respecter les règles d'utilisation « régulière et exclusive » de votre espace de bureau à domicile.

L'IRS vérifiera si vous vous conformez au test d'utilisation « régulière et exclusive » pour votre bureau à domicile s'il décide de visiter votre entreprise à domicile. Cela signifie que vous devez utiliser votre bureau régulièrement pour les affaires et que votre utilisation de la zone doit être exclusive. Vous ou les membres de votre famille ne pouvez rien y faire d'autre et il doit être exempt d'effets personnels.

La CPA Gail Rosen répond à quelques questions qui pourraient vous aider à vous préparer à un éventuel audit IRS de votre bureau à domicile.

J'ai quelques photos et décorations personnelles dans mon bureau à domicile. Je suppose que vous les trouverez dans un bureau d'affaires, donc je ne pense pas que ce serait un problème. Ou sont-ils?

Les photos et les décorations sont correctes, mais soyez prudent. Si la décoration est un putting green ou un jeu de fléchettes, cela peut indiquer que vous faites quelque chose de personnel là-bas. Vous pouvez affirmer que vous pourriez être autorisé à avoir un putting green ou un jeu de fléchettes dans un bureau ordinaire, mais c'est différent dans un bureau à domicile. Toute utilisation personnelle annule la déduction.

J'ai des dossiers professionnels mélangés à des dossiers personnels dans ma crédence et mon bureau. On m'a dit que ce système combiné est plus efficace. Dois-je supprimer les fichiers personnels et les mettre ailleurs ?

Oui. La chose la plus sûre à faire est de déplacer quoi que ce soit de personnel dans la partie personnelle de votre maison. La loi stipule qu'il ne peut y avoir d'autre utilisation de votre espace de bureau. La conservation de vos dossiers financiers personnels dans votre bureau le disqualifie pour une déduction fiscale pour les entreprises.

J'ai beaucoup de livres dans mon bureau, mais ils sont tous liés aux affaires et au travail. Je suppose que ceux-ci sont acceptables.

Oui, les livres d'affaires sont très bien. Cela ne peut tout simplement pas être quelque chose de personnel.

J'imprime des trucs à la maison sur l'imprimante de mon bureau - dois-je acheter une autre imprimante ?

La chose la plus sûre à faire est d'obtenir une autre imprimante. L'imprimante doit être utilisée 100 % du temps pour les affaires afin que son coût soit entièrement déductible.

J'ai ma propre entreprise à côté mais je travaille aussi à temps plein pour un employeur. Si j'utilise ma chambre à la fois pour mon employeur et pour mon entreprise, cela affecte-t-il ma déduction pour bureau à domicile ?

Vous devez satisfaire aux exigences du bureau à domicile en tant qu'employé et en tant qu'indépendant afin de bénéficier d'une déduction pour chacun.

En tant qu'employé, la déduction ne peut être prélevée que si vous y travaillez pour la commodité de l'employeur et non pour votre propre convenance. Cela doit être une exigence de l'emploi et vous devez pouvoir obtenir une déclaration de votre entreprise qui l'indique.

J'ai un téléviseur et un magnétoscope dans la chambre et je peux prouver que je les utilise pour les affaires. Cela peut-il affecter ma déduction pour bureau à domicile?

Dans une affaire judiciaire de 1994, TC mémo 1994-27, le Dr Salih s'est vu refuser une déduction pour bureau à domicile pour avoir omis de fournir la preuve qu'un bureau contenant une télévision et un magnétoscope n'avait pas d'usage personnel. Posez-vous la question suivante : comment allez-vous prouver que vous ne regardez pas occasionnellement une émission de télévision ou un film sur cet équipement ?

Si j'utilise ma chambre exclusive à des fins personnelles après les heures de bureau ; cela affecte-t-il ma déduction?

Oui. Dans une autre affaire judiciaire, Cook c. Commissaire, TC Memo 1997-338, un avocat s'est vu refuser la déductibilité pour une partie de sa résidence utilisée comme bureau à domicile parce que, bien que la résidence était, en fait, le principal lieu d'affaires de son cabinet d'avocats, les portions utilisées pour les affaires étaient également utilisées personnellement par l'avocat et sa famille. Cette utilisation a eu lieu après les heures de bureau et vraisemblablement les week-ends et jours fériés.

Ainsi, l'espace pour la pratique du droit a échoué au test exclusif et la totalité de la déduction pour bureau à domicile a été refusée.

J'ai lu sur une entreprise de mari et femme dans laquelle le couple avait des chiens qu'ils laissaient rester dans leur bureau à domicile pendant la journée. Ils laissent également les chiens dormir dans le bureau la nuit. Avoir des chiens dans votre bureau est un problème ?

Les chiens qui dorment dans votre bureau la nuit disqualifieraient la déduction pour bureau à domicile. Il ne peut y avoir d'usage personnel. C'est la même chose que de permettre à votre enfant d'y dormir la nuit. Tout est personnel.

Un dernier conseil

Si vous vous rendez dans un bureau de l'IRS pour l'audit et si votre entreprise comprend un bureau à domicile, vous voudrez peut-être apporter des photos pour montrer et prouver que la zone est effectivement utilisée comme bureau. Avoir une photo peut vous donner une meilleure chance de ne pas avoir d'auditeur chez vous, mais ne comptez pas là-dessus. L'IRS pourrait toujours vouloir voir votre bureau à domicile, ou un agent pourrait même venir à l'improviste.