BUSINESS LAW and TAXESTAX ISSUES

Comment collecter, déclarer et payer les taxes de vente de l'État

Comment s'inscrire auprès de votre État, percevoir les taxes de vente de l'État auprès des clients, produire des déclarations de taxe de vente de l'État et payer les taxes de vente que vous avez collectées

Si votre entreprise vend un produit ou fournit un service taxable, et si vous êtes dans un état de taxe de vente, vous devrez mettre en place un processus pour collecter et payer les taxes de vente et produire des déclarations de taxe de vente périodiquement.

Si votre entreprise vend en Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire ou Oregon, aucune taxe de vente n'est facturée, vous n'avez donc pas à vous soucier de ce processus. Quel chanceux êtes-vous.

Cet article de la Tax Foundation donne les taux de taxe de vente locaux et locaux moyens pour chaque état (2020).

La complexité de la taxe de vente

Les taxes de vente sont, franchement, un gâchis. Il existe de nombreuses localités fiscales concernées, chacune avec son propre taux d'imposition et sa propre liste de produits et services taxables. Si vous avez une présence fiscale (appelée lien fiscal) dans différents États, vous devrez peut-être percevoir des taxes différentes sur différents articles. Et si vous vendez en ligne, essayer de déterminer si vous devez percevoir la taxe de vente auprès des clients dans de nombreux États devient presque impossible à gérer.

Pour vous aider à régler ce problème, cet article contient les étapes et les décisions que vous devrez suivre pour collecter, déclarer et payer les taxes de vente sur les produits ou services que vous vendez. Voici les principales étapes du processus de préparation à la perception, à la déclaration et au paiement des taxes de vente.

  • Commencez par déterminer si vous devez percevoir les taxes de vente dans un État spécifique (la question du lien fiscal).
  • Si vous vendez en ligne, vous devrez également vérifier si vous devez percevoir et payer la taxe de vente sur ces transactions en ligne dans votre état.
  • Inscrivez-vous auprès de l'agence fiscale de votre état. Si vous vendez dans plus d'un état, vous devrez vous inscrire dans chaque état. Votre état aura également des informations sur les produits et services imposables.
  • Déterminez le ou les taux de taxe de vente que vous devez facturer. Il a été estimé qu'il existe 11 000 entités de perception fiscale aux États-Unis, de sorte que la détermination et la perception de la taxe de vente peuvent être très complexes.
  • Configurez vos processus pour collecter la taxe de vente auprès de vos clients. Vous vendez peut-être en ligne, dans un magasin de détail ou dans des lieux extérieurs tels que des marchés aux puces et des événements.
  • Percevez les taxes de vente de vos clients.
  • Rassemblez vos dossiers pour toutes vos ventes et les taxes grâce à votre système de comptabilité d'entreprise.
  • Envoyez des rapports à votre état et, bien sûr,
  • Payez les taxes de vente que vous avez collectées à votre état.

Déterminez votre obligation de percevoir les taxes de vente dans un ou plusieurs États

Votre obligation en tant qu'entreprise de percevoir les taxes de vente auprès de vos clients dépend de ces facteurs :

  • Si vous êtes une entité imposable (appelée lien fiscal) dans votre état
  • Si les produits ou services que vous vendez sont imposables dans cet État
  • Si vous vendez en ligne, vous devrez rechercher les exigences spécifiques de perception des taxes de vente en tant que vendeur en ligne dans chaque État.

Enregistrement de la taxe de vente de l'État

Après avoir déterminé que vous devez percevoir la taxe de vente dans un État spécifique, accédez au site Web de l'autorité fiscale de votre État pour vous inscrire à votre permis de taxe de vente. Le permis vous permettra de percevoir, déclarer et payer les taxes de vente sur les articles taxables. Vous devrez d'abord avoir votre numéro d'identification d'employeur fédéral et toutes les informations sur votre entreprise et ses propriétaires. La plupart des États autorisent l'inscription en ligne, alors préparez toutes les informations avant de commencer le processus.

Taxe de vente et votre entreprise à domicile

Ce n'est pas parce que vous faites des affaires à domicile que vous êtes exonéré de la taxe de vente. Si vous avez une entreprise d'aménagement paysager, une entreprise artisanale, une entreprise de vente d'antiquités ou si vous avez des services ou des produits taxables, vous devrez enregistrer votre entreprise auprès de votre état et commencer à percevoir les taxes de vente.

Déterminer quels produits ou services sont taxables

Tous les produits et services ne sont pas imposables dans tous les États. De plus en plus d'États ajoutent davantage de produits et de services à la liste des articles taxables. De plus, les États tentent de déterminer ce qu'est un service et ce qu'est un produit. Par exemple, si un CPA fait des impôts sur les entreprises, s'agit-il d'un service ou d'un produit ? Différents États répondent à cette question de différentes manières.

Les exigences de perception, de déclaration et de paiement de la taxe de vente sont les mêmes pour tous les types d'entreprises, y compris les entreprises à domicile. Les États diffèrent sur ce qui est imposable et sur les modalités d'obtention d'un certificat de vendeur. Voici une liste de toutes les agences fiscales de l'État.

Percevoir les taxes de vente pour les ventes en ligne

Si vous avez une entreprise en ligne, y compris une entreprise d'enchères en ligne (comme un vendeur Amazon ou eBay), vous vous demandez peut-être si vous devez percevoir la taxe de vente pour les transactions en ligne. La réponse simple se présente en deux parties :

  • Vous devez facturer la taxe de vente si vous vendez en ligne à des clients situés dans votre état. Cela n'a pas changé.
  • Votre état peut également vous obliger à facturer une taxe de vente aux clients en dehors de votre état (ventes en ligne).

Une décision récente de la Cour suprême confie aux États individuels la responsabilité des ventes en ligne aux clients situés en dehors de l'État. La décision, appelée S. Dakota v. Wayfair, a augmenté la capacité des États à exiger des vendeurs sur Internet qui ont vendu une « quantité importante » d'activités dans l'État de facturer une taxe de vente et de payer ces taxes à l'État.

De nombreux États taxant actuellement les ventes en ligne prévoient une exemption pour les petits vendeurs. Cette exemption n'exige généralement pas de taxes de vente pour les entreprises qui ont moins de 100 000 $ de ventes annuelles ou moins de 200 transactions par an.

L'Institut de la taxe de vente a plusieurs guides indiquant quels États facturent la taxe de vente sur les transactions Internet. Un guide montre les états avec un lien économique et l'autre guide montre un lien de vendeur à distance. Certains états sont inclus dans les deux graphiques. Les guides sont mis à jour périodiquement.

Déterminer le taux de taxe de vente à percevoir

Le processus de taxe de vente est complexe car il existe de nombreuses localités (étatiques et locales) qui ont des taxes de vente, chacune a son propre taux de taxe de vente et différentes manières de déterminer la taxe - en fonction de l'origine ou de la destination. Certains États sont basés sur l'origine (ce qui signifie que la taxe de vente est facturée à partir de l'emplacement du vendeur) et d'autres États sont basés sur la destination (la taxe de vente est facturée à partir de l'emplacement de l'acheteur). Certains États, comme la Californie, ont à la fois des localités de taxe de vente basées sur l'origine et la destination.

Le tarif change en fonction de votre localisation. Si vous vendez dans plusieurs emplacements, vous devez inclure la taxe de vente correcte pour chaque emplacement. Par exemple, si vous vendez des produits dans plusieurs villes ou comtés de votre état, le montant correct doit être collecté auprès de chaque localité. Cela devient complexe si vous avez de nombreux endroits où vos produits sont vendus. Si vous vendez dans plusieurs états, vous devez également programmer le montant correct pour chaque emplacement dans chaque état.

Si cela vous fait tourner la tête, rejoignez le club. Si vous faites des affaires dans plusieurs endroits, à l'intérieur et entre les États, ou si vous vendez en ligne, vous pouvez utiliser un service de taxe de vente en ligne comme TaxJar ou Avalara.

Collecter les taxes de vente auprès des clients

Après avoir reçu votre permis de taxe de vente, vous pouvez commencer à percevoir la taxe de vente auprès des clients. Vous devez indiquer le montant de la taxe séparément, afin que le client puisse voir le montant de la taxe ; ce n'est généralement pas un problème, puisque la plupart des reçus de vente sont programmés pour afficher les montants. Si vous vendez en ligne, votre page "panier" affichera le calcul de la taxe de vente. Vous devrez programmer l'ordinateur pour le ou les montants de taxe de vente applicables ou commencer à utiliser les services d'un service de taxe de vente en ligne.

Vérifier les exonérations de la taxe de vente

Dans certains cas, les produits que vous vendez peuvent être exonérés de taxes de vente. Certains produits, comme les aliments et les médicaments sur ordonnance, peuvent être exonérés de la taxe de vente ; vérifiez auprès de votre état si vous pensez que vos produits pourraient être exemptés.

Vous pouvez également envisager d'obtenir un certificat de taxe de vente si vous achetez des produits pour les revendre. Le processus d'obtention de ce certificat d'exemption et les exigences sont différents pour chaque État, et il s'applique à

  • Produits achetés pour la revente et matières premières
  • Certaines organisations à but non lucratif dans certains États

Si quelqu'un veut acheter chez vous et dit qu'il est un « revendeur » ou qu'il achète pour la « revente », il doit vous montrer un permis de revendeur valide. Assurez-vous de conserver une copie de ce permis au cas où vous seriez interrogé par les agents de la taxe de vente de l'État.

Tenir des registres sur les taxes de vente perçues

Une fois que vous avez perçu les taxes de vente, vous devez tenir des registres du montant que vous avez perçu. Ces montants entrent dans le compte de passif « Taxe de vente à payer », dans votre système comptable. Si vous disposez d'un système de comptabilité en ligne, vous pouvez configurer les transactions de vente pour qu'elles soient automatiquement enregistrées sur ce compte.

Signaler des informations sur la taxe de vente à votre état

En plus de payer les taxes de vente de l'État que vous devez, vous devez également déposer des rapports périodiques sur les taxes de vente auprès de votre département du revenu de l'État. La plupart des États vous donnent désormais la possibilité de payer et de déclarer les taxes de vente en ligne.

Payer les taxes de vente à votre état

Vérifiez auprès de votre état pour savoir quand vous devez payer les taxes de vente que vous avez collectées. La fréquence de paiement dépend du volume de vos ventes. Dans la plupart des États, vous devez payer mensuellement si vous avez un volume de ventes élevé, mais au moins une fois par trimestre dans presque tous les États. Assurez-vous de payer à temps pour éviter les amendes et pénalités pour retard de paiement.

Certains États accordent une remise pour le paiement anticipé des taxes de vente. C'est certainement quelque chose à examiner si possible.

Pour plus d'informations, consultez cet article avec des réponses aux questions courantes sur les taxes de vente.