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Comment préparer un budget de vente et de dépenses administratives

Les dépenses d'exploitation dans un compte de résultat budgétisé comprennent les dépenses de vente, générales et administratives (SGandA) prévues, telles que les salaires et la publicité.

La budgétisation est l'une des fonctions de gestion financière les plus importantes exercées par une petite entreprise. Le budget de vente, général et administratif n'est qu'un élément du budget de fonctionnement de l'entreprise. Le budget de fonctionnement comprend tous les revenus que l'entreprise s'attend à recevoir au cours du prochain exercice et toutes les dépenses qu'elle s'attend à faire. Il s'agit d'un document prédit, ou prévu, basé sur des informations historiques et autres.

Le budget de fonctionnement est l'un des deux budgets qui composent le budget principal, qui est un document de planification financière utilisé par l'entreprise comme son plan global pour le prochain exercice. Les dépenses prévues pour le budget de vente, général et administratif sont une partie essentielle du plan directeur de l'entreprise et de son budget de fonctionnement.

Que sont les frais de vente, généraux et administratifs ?

Les frais de vente, généraux et administratifs (SGandA) d'une entreprise constituent les seules dépenses non liées à la fabrication du budget d'exploitation de l'entreprise. Cette partie du budget de fonctionnement exclut ses coûts directs de fabrication. Ces coûts se trouvent généralement dans la rubrique « Coût des marchandises vendues » du compte de résultat budgétisé de l'entreprise. Les dépenses SGandA ont généralement leur propre poste dans le compte de résultat budgété et sont ventilées dans le budget de fonctionnement.

Les frais généraux et administratifs sont les coûts associés à l'exploitation de l'entreprise dans son ensemble, à l'exception des coûts directs de fabrication. Les dépenses d'entreprise telles que celles associées aux activités juridiques, de vente, de comptabilité, de marketing, d'installations et d'autres activités d'entreprise sont incluses dans le budget SGandA.

Par exemple, les salaires des cadres sont inclus avec le paiement de sources externes pour des services tels que l'externalisation des services de comptabilité et de tenue de livres. Les campagnes de marketing et au moins une partie des salaires des vendeurs sont des frais de vente et d'administration, tout comme les frais de gestion des installations. Le travail de bureau ainsi que les dépenses associées aux fournitures de bureau sont inclus. Les frais généraux d'entreprise sont une dépense SGandA.

Prévision des dépenses fixes et variables

Une entreprise a des dépenses qui peuvent être classées de plusieurs façons. Une façon de classer les dépenses est de savoir si elles sont fixes ou variables. Lorsqu'une entreprise élabore son budget de fonctionnement, elle doit classer ses dépenses en fixes ou variables. Ceci est important parce que la façon dont une dépense est classée affecte le revenu net d'une entreprise. Par exemple, si les vendeurs de l'entreprise travaillent à la commission, qui est un coût variable car il change de mois en mois, et qu'ils passent à un salaire fixe, le revenu net est modifié. Le montant des frais de vente fixes et variables a évolué en proportion. Les dépenses fixes et variables doivent être prévues en conséquence.

Cela comprend les éléments qui composent les dépenses SGandA :

  • La partie variable des salaires du personnel de vente peut changer de mois en mois, mais la partie fixe ne changera pas.
  • Une partie du budget marketing est généralement consacrée à la publicité.
  • La publicité est parfois un coût variable, car la quantité de publicité qu'une entreprise fait dépend de son volume de ventes ou du nombre d'unités de son produit qu'elle vend par exercice.

Des éléments tels que les paiements de location sur les installations d'une entreprise ou les paiements de prêts bancaires sont généralement fixes car ils ne changent pas d'un mois à l'autre. Une partie des services publics peut être fixe et le reste peut être variable. La plupart des frais administratifs ont une part fixe et une part variable. Certains vendeurs peuvent être rémunérés, ce qui serait un coût fixe. Si une entreprise sous-traite sa fonction de comptabilité ou sa préparation fiscale, ces coûts pourraient être un montant fixe ou ils pourraient varier en fonction de la façon dont l'entrepreneur facture. Il est important de classer correctement ces dépenses SGandA ou le budget prévu sera erroné.

Pour les postes de dépenses qui restent inchangés dans le temps, la budgétisation nécessite simplement de déterminer le montant annuel, déterminé à partir de l'année précédente, et ajusté pour tout changement prévu.

Lors de l'élaboration d'un budget pour les dépenses variables, il est important d'utiliser un processus qui traite des coûts qui pourraient augmenter ou diminuer en fonction du niveau des ventes au cours d'une période donnée.

Si l'activité d'une entreprise est cyclique, les budgets prévus peuvent devoir être ajustés pour les dépenses variables en seulement quelques mois de l'année.

Comment préparer un budget SGandA

Voici les étapes pour préparer un budget SGandA :

  • Déterminer la période de temps utilisée pour l'ensemble du budget prévisionnel ; c'est-à-dire un an, et préparer le budget SGandA pour la même période.
  • Examinez le budget SGandA de l'année dernière et déterminez quels éléments doivent rester dans le nouveau budget prévisionnel et lesquels ne sont plus pertinents. Vous devez utiliser un taux de croissance basé sur la croissance passée plus toute nouvelle information dont vous disposez pour estimer les coûts fixes.
  • Déterminez si de nouvelles dépenses SGandA doivent être ajoutées au nouveau budget prévisionnel et incluez-les avec un coût prévisionnel.
  • Regardez le budget des dépenses fixes. Décidez si tous les éléments qui y figurent sont toujours des dépenses fixes ou si une partie est variable.
  • Regardez le budget des dépenses variables. Décidez si les dépenses variables sont susceptibles d'être encore variables pour l'année suivante. Sinon, changez-les. Si tout est identique, incluez-les tels quels après avoir vérifié le coût. Le budget des dépenses variables doit être déterminé par les coûts variables par unité dont la vente est prévue.
  • N'oubliez pas que le budget SGandA ne concerne que les coûts non liés à la fabrication et vérifiez-le.
  • Classez vos dépenses d'abord en dépenses fixes et variables et ensuite en dépenses de vente, générales ou administratives.
  • Finaliser le budget SGandA à inclure dans le budget de fonctionnement.

Exemple de budgétisation des frais généraux et administratifs

Masks and More, LLC produit des revêtements faciaux pour la protection contre les maladies. Afin de développer les calculs du budget SGandA pour Masks and More, LLC, suivez ces cinq étapes :

  • Prévoyez les unités du produit que vous estimez être vendues l'année prochaine, trimestre par trimestre.
  • Prévoyez les dépenses SGandA variables par unité en fonction de l'année dernière et de tout changement que vous attendez.
  • Multipliez la dépense par unité par les unités à vendre. Cela vous donne le total des dépenses variables.
  • Pour développer la partie fixe du budget, utilisez les informations historiques de l'année dernière ainsi que tous les changements que vous attendez pour chaque coût fixe. Additionnez-les et vous avez le total des dépenses fixes.
  • Ajoutez le total des dépenses variables et fixes et vous obtenez le budget prévisionnel total des frais généraux et administratifs.

La ligne de fond

Lorsque vous examinez un budget SGandA terminé, il semble simple car il peut ne pas contenir autant de postes que les autres sections du budget de fonctionnement, si votre entreprise est impliquée dans la fabrication. Cependant, vous pouvez maintenant vous rendre compte que ce n'est pas nécessairement vrai. Décider des parts fixes et variables de vos coûts n'est pas toujours facile mais peut modifier vos prévisions de revenus nets.