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Comment préparer un document d'exigences commerciales

Un document d'exigences commerciales (BRD) est défini et décrit ici et les sections à inclure. Un BRD est comparé à une demande de proposition (RFP).

Votre petite entreprise se prépare à se développer ou à vendre de nouveaux produits ou une variété de changements. Et vous cherchez un consultant ou un entrepreneur pour vous aider dans ce projet. L'une des premières choses que vous devrez faire est de préparer un document d'exigences commerciales.

Prenons un exemple : une entreprise (nous les appellerons ZXYW LLC) a décidé d'externaliser ses fonctions comptables vers un centre de services partagés aux États-Unis. des employés. C'est une entreprise compliquée et il faudra plusieurs mois pour l'accomplir. Ils commencent par une équipe qui prépare un document d'exigences commerciales.

Document sur les exigences commerciales

Le but d'un document d'exigences commerciales est de donner une image complète d'un projet ou d'un nouveau plan d'affaires, afin que tout le monde sache clairement ce qui doit être fait et quand.

Un document d'exigences métier (BRD) peut être considéré en deux phases. Dans la première phase d'un projet, il s'agit d'un document qui définit toutes les exigences du projet, y compris les coûts, les détails sur la mise en œuvre, les avantages prévus, les jalons et le calendrier de mise en œuvre.

Dans la deuxième phase, le BRD peut en fait devenir un contrat entre les deux parties, énonçant formellement les exigences de l'entreprise de location (ZXYW LLC dans ce cas) et de l'entrepreneur effectuant le travail. Vous en saurez plus sur la langue du contrat ci-dessous.

En quoi un document d'exigences commerciales est différent d'un plan d'affaires

Bien que les deux documents puissent contenir le même type de sections (un résumé, par exemple), l'intention est différente. Un plan d'affaires est créé pour guider une entreprise nouvelle ou existante, mais le plus souvent son but est de le présenter à un prêteur pour financer le démarrage ou l'expansion.

Le plan d'affaires contient des informations générales sur l'entreprise et ses plans et stratégies pour être en mesure de générer des revenus pour rembourser le prêt. Les états financiers sont un élément clé du plan d'affaires, tandis que les documents financiers dans le BRD peuvent être assez différents, centrés sur un projet spécifique.

En quoi un document d'exigences commerciales est différent d'une demande de proposition

La différence entre les deux documents est légère mais importante. En règle générale, une demande de proposition (RFP) est créée dans le but de solliciter des propositions de divers fournisseurs. Dans l'exemple de ZYXW, un appel d'offres est envoyé aux entreprises potentielles qui fournissent des services d'externalisation, pour solliciter des offres.

Un BRD, en revanche, est préparé pour un fournisseur spécifique ou un partenaire de coentreprise qui a déjà été sélectionné par l'entreprise qui embauche. Le BRD contient plus de détails et plus de spécifications et de délais à respecter en cours de route et à la fin du projet.

Lorsqu'un appel d'offres est créé, il est accompagné d'une date limite et d'exigences pour la soumission des offres. Les offres sont évaluées après la date limite.

Ce qui devrait être inclus dans un document d'exigences commerciales

À certains égards, un document d'exigences commerciales est similaire à d'autres types de propositions commerciales. Le BRD doit comprendre :

  • Une déclaration sommaire. Ceci est parfois appelé un résumé exécutif, qui décrit les exigences du projet en général. L'état récapitulatif est généralement rédigé une fois le BRD terminé.
  • Les objectifs du projet. Ces objectifs doivent être au format SMART ; spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et limités dans le temps.
  • Le contexte et un énoncé des besoins ou la justification du projet. Il s'agit d'une partie importante du document, alors ne l'omettez pas. Expliquer pourquoi le projet est nécessaire est l'un des principaux moteurs du projet, et son succès dépendra de la manière dont il répond au besoin.
  • La portée du projet. Ce qui doit être inclus et ce qui ne doit pas être inclus. Dans l'exemple de l'entreprise ZXYW ci-dessus, l'entreprise a clairement indiqué que le champ d'application ne devait pas inclure l'embauche de cadres supérieurs, ces personnes seraient fournies par l'entreprise.
  • États financiers. Les états financiers sont essentiels pour avoir une vue d'ensemble de l'effet du projet sur le bilan et les revenus de l'entreprise sur une période donnée. Bien sûr, il est important de discuter ici aussi de la manière dont l'entreprise financera le projet.
  • Exigences fonctionnelles et caractéristiques. C'est l'endroit pour fournir des détails, y compris des diagrammes, des organigrammes et des échéanciers.
  • Une analyse SWOT. Un document d'exigences métier complet doit contenir une analyse SWOT de l'entreprise et de la manière dont le projet s'y intègre. L'analyse doit porter sur les forces et faiblesses internes et les opportunités et menaces externes. Avoir cette analyse dans le cadre de votre document augmente votre crédibilité auprès des prêteurs en montrant que vous êtes conscient de toutes les implications de votre proposition.
  • Besoins en personnel. Qui doit être embauché et quand. Quelles catégories d'employés seront nécessaires et comment seront-ils payés. Qui les paie et quand. Étant donné que ZXYW met en place une installation basée sur les personnes, il s'agit d'un élément clé de leur BRD.
  • Calendrier, échéancier et délais. Les phases du projet doivent être détaillées dans cette section, pour s'assurer que toutes les parties comprennent ce qui est requis et quand. dans le projet ZXYW, la première phase était la sélection d'un site, y compris une exploration de plusieurs villes potentielles.
  • Hypothèses. Cette partie du document est souvent négligée. Énoncer les hypothèses permet d'éviter des problèmes plus tard. Par exemple, dans le contrat ci-dessus, l'entreprise voulait louer, et non acheter, l'espace de bureau.
  • Coût et avantage. Une analyse coûts-avantages est une liste détaillée de tous les coûts du projet et les économies du projet doivent être incluses.

Qu'est-ce qui fait du document d'exigences commerciales un contrat

Comme indiqué ci-dessus, dans la phase initiale, le BRD est une proposition. Vous avez peut-être remarqué qu'il manquait quelque chose dans la liste des sections ci-dessus paiement pour services rendus. Sans une déclaration des paiements à l'entrepreneur et le calendrier de ces paiements, il n'y a pas de contrat.

Avant que les deux parties ne signent le document, un langage contractuel standard doit être ajouté, avec l'aide d'un avocat, notamment :

  • Promesses de paiement et promesses de prestation de services
  • Engagements restrictifs, empêchant l'entrepreneur de prendre les secrets commerciaux de l'entreprise ou de les partager avec d'autres.
  • Que se passe-t-il si une partie ne remplit pas ses obligations requises (c'est-à-dire qu'elle viole le contrat)
  • Clauses d'assurance et d'indemnisation (exemption de responsabilité)
  • Dispositions relatives aux litiges et à l'arbitrage
  • Et, bien sûr, les signatures des responsables appropriés de l'entreprise et de l'entrepreneur.