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Comment configurer un calendrier annuel d'impôt sur les salaires

Il est important de mettre en place un calendrier d'impôt sur les salaires qui vous guide mois par mois à travers les tâches d'impôt sur les salaires que vous devez effectuer chaque année.

Le suivi des déclarations de charges sociales et des paiements nécessite une attention particulière aux détails. La mise en place d'un calendrier annuel d'impôt sur les salaires peut vous aider à éviter les amendes et les pénalités et à rester sur la bonne voie.

Même si vous avez un CPA ou un service de tenue de livres pour faire vos charges sociales, vous devez savoir quand ces taxes et rapports sont dus.

Qu'est-ce qui est inclus dans les charges sociales ?

Les charges sociales incluent ces rapports et paiements, basés sur les montants des salaires des employés :

  • Impôts fédéraux sur le revenu
  • Impôts FICA (impôts de sécurité sociale et d'assurance-maladie)
  • Taxes fédérales sur le chômage

Les impôts fédéraux sur le revenu et les impôts FICA sont parfois appelés « taxes 941 », car ils sont inclus dans le formulaire IRS 941, le rapport trimestriel sur les salaires et les impôts.

Les impôts sur le revenu de l'État sont également retenus sur le salaire des employés et déclarés à votre État, si votre État a des impôts sur le revenu.

Charges sociales pour les entrepreneurs indépendants

Si vous payez des non-employés, vous n'êtes pas tenu de retenir des impôts sur le revenu ou des impôts FICA sur les paiements que vous leur faites.

Vous êtes tenu de remplir un rapport annuel pour les entrepreneurs et de le déposer auprès de l'IRS.

Quand effectuer des dépôts d'impôt fédéral sur les salaires

Avant de commencer à utiliser ce calendrier, vous devrez déterminer quel barème de dépôt des charges sociales s'applique à votre entreprise pour 941 taxes. Le calendrier de dépôt que vous devez utiliser dépend de la taille de votre masse salariale.

Demi-hebdomadaire

Si vous avez une masse salariale importante, vous devez effectuer des dépôts de cotisations sociales deux fois par semaine (deux fois par semaine).

Si cette date est un week-end ou un jour férié, la date d'échéance est le jour ouvrable suivant. Ainsi, si la fin du mois tombe un samedi, la date d'échéance est le lundi suivant.

Apprenez-en plus sur la règle de dépôt bihebdomadaire pour voir si vous devez effectuer ces paiements.

Les acomptes sur charges sociales doivent être effectués avant le 15 de chaque mois pour le mois précédent, sauf si la règle de la demi-hebdomadaire s'applique. (Voir au dessus.)

Les rapports trimestriels d'impôt sur les salaires sur le formulaire 941 sont dus à la fin du mois suivant la fin de chaque trimestre. Si vous avez effectué tous les dépôts de cotisations sociales à temps et dans leur intégralité, vous avez jusqu'au 10 du mois suivant pour soumettre le formulaire 941.

Les dépôts d'impôt fédéraux sur le chômage sont dus à la fin du mois suivant chaque trimestre si l'impôt à payer de votre entreprise dépasse 500 $.

Les déclarations annuelles de salaire et d'impôt aux employés (sur le formulaire W-2) et aux travailleurs contractuels (sur le formulaire 1099-MISC et le formulaire 1099-NEC) sont dues à la fin du mois de janvier pour l'année précédente.

Le rapport d'impôt fédéral sur le chômage sur le formulaire 940 et le dépôt d'impôt sont dus d'ici la fin du mois de janvier pour l'année précédente. Si tous les dépôts d'impôts ont été effectués en totalité et à temps, la date limite est le 10 du mois suivant.

Les transmissions à la sécurité sociale sur le formulaire W-3 (avec tous les W-2) et sur le formulaire 1096 (avec tous les 1099) sont dues au début du mois de février pour l'année précédente.

Utiliser EFTPS pour les dépôts de paie

Les dépôts d'impôt sur les salaires doivent être effectués à l'aide du système électronique de paiement des impôts fédéraux (EFTPS). Les coupons de dépôt (formulaire 8109) ne sont plus acceptés par l'IRS.

Dates d'échéance des charges sociales générales (varie selon l'année)

Le calendrier de paiement et de rapport ci-dessous concerne les charges sociales fédérales. Consultez l'autorité fiscale de votre état (ministère du revenu ou autre) pour connaître les exigences fiscales nationales et locales. Les dates d'échéance des paiements bihebdomadaires pour 941 taxes ne sont pas incluses dans cette annexe.

Ces dates d'échéance sont fixées par l'IRS, mais elles peuvent changer au cours d'une année donnée. Si une date d'échéance tombe un week-end ou un jour férié, le rapport ou le dépôt est dû le jour ouvrable suivant. Ainsi, si un rapport est dû le 15 janvier, et c'est un samedi, le rapport est dû le 17 janvier. Consultez ce calendrier d'imposition des entreprises pour les dates d'échéance spécifiques pour les impôts sur le revenu et les charges sociales pour l'année d'imposition en cours.

janvier

15 janvier : Faites un acompte mensuel sur les charges sociales pour décembre (si vous payez mensuellement).31 janvier : Dépôt de l'impôt fédéral sur le chômage (FUTA) dû jusqu'en décembre si 500 $ ou plus.31 janvier : fournir aux employés les rapports de salaires et d'impôts de l'année précédente (formulaire W-2 pour les employés.31 janvier : Déposez le rapport trimestriel sur les salaires et les impôts sur le formulaire 941 pour le trimestre se terminant le 31 décembre.31 janvier : Déposez le rapport annuel d'impôt sur le chômage sur le formulaire 940 pour l'année précédente.

février

1er février : Soumettez les formulaires de transmission des employés de fin d'année (formulaire W-3) à l'Administration de la sécurité sociale, ainsi que tous les formulaires W-2.

15 février : Faites un acompte mensuel sur les charges sociales pour janvier (si vous payez mensuellement).

Mars

15 mars : Faites un acompte mensuel sur les charges sociales pour février (si vous payez mensuellement).

avril

15 avril : Faites un acompte mensuel sur les charges sociales pour mars (si vous payez mensuellement).30 avril : Dépôt de l'impôt fédéral sur le chômage (FUTA) dû jusqu'en mars, si 500 $ ou plus.30 avril : Déposez un rapport trimestriel sur les salaires et les impôts sur le formulaire 941 pour le trimestre se terminant le 31 mars.

Si votre entreprise est située au Texas ou dans une autre région où la FEMA a émis une déclaration de catastrophe en raison de tempêtes hivernales en 2021, l'IRS a prolongé les délais de dépôt et de paiement des charges sociales trimestrielles qui seraient dues le 30 avril 2021. Vous avez maintenant jusqu'en juin 15, 2021, pour déclarer et payer ces taxes. L'IRS a prolongé le délai de déclaration de revenus pour les particuliers, y compris les particuliers qui paient des impôts sur le travail indépendant, non situés dans ces États, mais cette prolongation ne s'applique pas aux charges sociales des entreprises.

Peut

15 mai : Faites un acompte mensuel sur les charges sociales pour avril (si vous payez mensuellement).

juin

15 juin : Faites un acompte mensuel sur les charges sociales pour le mois de mai (si vous payez mensuellement).

juillet

15 juillet : Faites un acompte mensuel sur les charges sociales pour juin (si vous payez mensuellement).31 juillet : Dépôt de l'impôt fédéral sur le chômage (FUTA) dû jusqu'en juin si 500 $ ou plus.31 juillet : Déposez le rapport trimestriel sur les salaires et les impôts sur le formulaire 941 pour le trimestre se terminant le 30 juin.

août

15 août : Faites un acompte mensuel sur les charges sociales pour juillet (si vous payez mensuellement).

septembre

15 septembre : Faites un acompte mensuel sur les charges sociales pour le mois d'août (si vous payez mensuellement).

octobre

15 octobre : Faites un acompte mensuel sur les charges sociales pour septembre (si vous payez mensuellement).31 octobre : Dépôt de l'impôt fédéral sur le chômage (FUTA) dû jusqu'en septembre si 500 $ ou plus.31 octobre : Déposez le rapport trimestriel sur les salaires et les impôts sur le formulaire 941 pour le trimestre se terminant le 30 septembre.

novembre

15 novembre : Faites un acompte mensuel sur les charges sociales pour octobre (si vous payez mensuellement).

décembre

15 décembre : effectuez un dépôt mensuel d'impôt sur les salaires pour novembre (si vous payez mensuellement).

Vous pouvez également consulter ce calendrier fiscal mensuel des entreprises. qui comprend les dates d'échéance du paiement de l'impôt sur le revenu des entreprises.