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Comment mettre en place un fonds d'urgence pour votre petite entreprise

Un fonds d'urgence pour les petites entreprises peut aider votre entreprise à poursuivre ses activités même si votre trésorerie est perturbée ou si les dépenses augmentent de façon inattendue. Apprenez à en construire un.

Un manque de capital disponible peut être un énorme obstacle pour les entreprises alors qu'elles tentent de survivre à des périodes économiques difficiles ou de faire croître l'entreprise. En fait, 20 % des propriétaires de petites entreprises affirment que le manque de capital disponible est un défi majeur pour eux. Et en période de turbulences financières, un manque de liquidités peut signifier une fin rapide pour une petite entreprise, car la moitié d'entre elles ne disposent que d'une réserve de trésorerie de 27 jours.

La fermeture à l'échelle nationale en 2020 a démontré le besoin urgent pour les petites entreprises de disposer de fonds d'urgence afin de poursuivre leurs activités ou de rester à flot pendant leur fermeture complète ou partielle.

Les fonds d'urgence sont simplement des comptes d'épargne liquides qui peuvent être utilisés par les entreprises lorsqu'elles ont besoin de réserves qui ne sont pas utilisées pour les opérations quotidiennes.

L'expert-comptable agréé (CPA) Kenneth Bucci a déclaré à The Balance lors d'un entretien téléphonique que de nombreuses entreprises utilisent des fonds d'urgence lorsqu'elles constatent une baisse de leurs revenus en raison d'une récession ou d'une crise économique. Cependant, il a déclaré qu'ils peuvent également être essentiels pour maintenir l'entreprise à flot dans d'autres circonstances, telles que la perte d'un client important, des changements dans l'industrie ou même un procès.

Avantages et inconvénients d'un fonds d'urgence pour votre entreprise

Avoir un fonds d'urgence pour votre petite entreprise peut sembler une décision simple, mais les experts conseillent à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, d'avoir un fonds d'urgence quelconque, car la plupart des petites entreprises rencontreront des problèmes de trésorerie à un moment donné.

Selon les données de la Réserve fédérale, au cours des 12 mois précédant l'enquête, 66 % des petites entreprises avaient rencontré des difficultés financières, la plus courante étant le paiement de dépenses d'exploitation (43 %).

Comprendre les avantages et les inconvénients des fonds d'urgence peut vous aider à vous assurer d'avoir le bon montant en main.

  • Réduction de risque

Réduction de risque

  • Pas besoin de fonds personnels

Pas besoin de fonds personnels

  • Évitez les problèmes de crédit et de frais de retard

Évitez les problèmes de crédit et de frais de retard

  • Limites d'investissement

Limites d'investissement

  • Manque de retour

Manque de retour

Avantages expliqués

  • Réduction des risques : Un fonds d'urgence réduit le risque d'être déraillé par une surprise. Bucci a déclaré qu'une variété de problèmes inattendus peuvent survenir : maladie du propriétaire ou de l'employé clé, déclin de l'industrie ou de l'intérêt pour le produit, ou récession ou ralentissement du marché. Disposer d'un fonds de réserve vous permet de poursuivre vos activités pendant une période difficile.
  • Pas besoin de fonds personnels : si vous rencontrez un défi financier, vous n'aurez pas à utiliser des fonds personnels pour l'atténuer. Face à une perte de revenus de deux mois, 86% des petites entreprises ont déclaré qu'elles devraient prendre des mesures pour compléter le financement ou réduire les dépenses et pour près de la moitié, cette action reposerait sur les fonds personnels des propriétaires.
  • Évitez les problèmes de crédit et de frais de retard : vous n'aurez pas besoin de vous fier à un crédit coûteux ou de payer des frais de retard. Sans fonds d'urgence, une baisse des revenus pourrait signifier que vous ne pouvez pas payer vos factures à temps, ce qui signifie que vous pouvez mettre vos dépenses d'exploitation sur des cartes de crédit ou payer des frais de retard. Pire encore, vous pourriez ne pas être en mesure de faire face à la paie.

Inconvénients expliqués

  • Limites d'investissement : la constitution d'un fonds d'urgence peut limiter le montant que vous investissez dans votre entreprise. Bien qu'il soit important d'avoir des réserves d'urgence, équilibrer l'argent que vous mettez de côté avec ce qui doit être investi au quotidien dans votre entreprise peut être un défi.
  • Manque de rendement : votre argent ne sera pas très rentable dans un fonds d'urgence liquide, surtout lorsque les taux d'intérêt sont bas.

Selon Bucci, les meilleurs endroits pour un fonds d'urgence sont un compte d'épargne traditionnel ou un compte du marché monétaire, afin qu'ils puissent rester liquides si vous en avez besoin. Cependant, les taux d'intérêt sur ces types de comptes peuvent également être très bas.

Comment déterminer la taille de votre fonds d'urgence

Les experts ont des opinions divergentes sur le montant que vous devriez garder en réserve, et cela dépend largement des autres facteurs qui affectent votre entreprise, ainsi que de vos coûts d'exploitation.

Lorsque vous décidez de la quantité à mettre de côté en cas d'urgence, tenez compte des éléments suivants :

  • Créances et stocks : les entreprises dont les créances s'éternisent ou qui ont des stocks devraient avoir plus de réserves, a déclaré Bucci.
  • La structure de votre entreprise : Êtes-vous une entreprise individuelle ? Avez-vous des employés? Bucci a recommandé de réfléchir aux conséquences de la perte de revenus en termes de capacité à poursuivre vos activités.
  • Votre positionnement personnel : avez-vous des économies personnelles qui vous permettent de vous passer de salaire pendant un certain temps ? S'agit-il d'un projet annexe ou passionnel, auquel cas vous n'aurez peut-être besoin que de peu ou de rien en réserve ?
  • Saisonnalité : Les entreprises saisonnières ou cycliques peuvent vouloir en tenir compte davantage dans leur fonds d'urgence. Plus de volatilité dans l'entreprise signifie qu'ils devraient avoir plus de fonds d'urgence, trois mois étant le minimum et 24 mois sur le haut de gamme, a déclaré Jessica Mah, fondatrice et PDG d'InDinero, qui fournit des services de comptabilité aux petites entreprises. Le solde par e-mail.

Comment déterminer votre montant cible

Tenez compte des facteurs ci-dessus pour décider de combien vous aurez besoin pour être à l'aise avec les circonstances entourant vos revenus et vos coûts d'exploitation. Selon Bucci, deux mois ou plus de paie sont l'idéal, mais vous devriez avoir au moins un mois. Mah a déclaré que les entreprises devraient avoir économisé au moins trois mois de dépenses.

Selon Mah, vous pouvez également commencer à siphonner des fonds de l'entreprise dans un fonds d'urgence dès que vous avez une poignée d'employés.

Comment et quand utiliser votre fonds d'urgence

La première chose que vous devez décider est de savoir où conserver le fonds d'urgence. Pour les petites entreprises, Bucci a déclaré que la meilleure option pour l'épargne liquide est généralement un compte professionnel dans une banque. Mais si vous avez 100 000 $ ou plus dans votre fonds, Bucci a suggéré d'envisager un compte du marché monétaire, qui peut vous rapporter un peu plus d'intérêt sur le

Bucci a souligné plusieurs moments critiques où les fonds d'urgence peuvent être utilisés, notamment :

  • Une baisse des revenus due à une récession ou à un manque d'intérêt pour votre produit ou votre industrie
  • La perte d'un client important qui représentait une part importante de votre entreprise
  • La perte d'un employé clé qui entraînera une perte de ventes ou nécessitera beaucoup de temps et d'argent pour le remplacer
  • Une incapacité du propriétaire ou de l'employé clé à travailler en raison d'une maladie ou d'autres problèmes
  • Un procès a lieu rare mais possible
  • Toute autre circonstance où vos revenus ne correspondent pas à vos dépenses et vous ne pouvez pas couvrir la différence par d'autres moyens ou en diminuant les dépenses d'exploitation

Mise en place de votre fonds d'urgence

Recherchez la meilleure banque ou coopérative de crédit pour votre entreprise

Selon Bucci, vous souhaiterez peut-être utiliser des services supplémentaires de la banque ou de la coopérative de crédit que vous utilisez à l'avenir, il est donc sage d'en trouver un avec lequel vous êtes à l'aise et de commencer à établir une relation.

Ouvrir un compte

Une fois que vous avez trouvé la bonne institution financière, ouvrez le compte qui convient à votre entreprise. Qu'il s'agisse d'un compte d'épargne d'entreprise ou d'un compte du marché monétaire, Bucci a déclaré que cela ne devrait prendre qu'une journée environ.

Commencez à économiser régulièrement

Selon Mah, vous devriez déposer un montant spécifique sur le compte chaque mois et prétendre qu'il n'existe pas comme vous le feriez avec un fonds pour les jours de pluie. En faire une priorité vous aidera à économiser plus d'argent à long terme.

Alternatives à un fonds d'urgence

Bien que les fonds d'urgence soient essentiels pour la sécurité de votre entreprise, la vérité est que parfois des circonstances inattendues surviennent, auxquelles il est presque impossible de se préparer et qui dépassent les fonds que vous avez économisés. Si vous êtes pris dans une situation où vous n'avez pas assez de réserves d'urgence, il existe d'autres stratégies que vous pouvez utiliser.

  • Une ligne de crédit bancaire : Mah a déclaré qu'une autre option consiste à ouvrir une ligne de crédit auprès de votre banque pour vous donner quelques mois supplémentaires de flexibilité en plus de votre fonds d'urgence. Vous pouvez également emprunter un prêt sur valeur domiciliaire ou une marge de crédit, ou emprunter sur vos créances ou vos biens durables, a ajouté Bucci.
  • Contactez la Small Business Administration (SBA) : lorsque vous ne pouvez pas obtenir de financement traditionnel, ce qui n'est généralement possible que si vous avez des créances ou des actifs durables à emprunter contre la SBA est souvent en mesure de vous aider.
  • Réduisez les dépenses : Si vous n'avez pas l'argent pour couvrir les dépenses d'exploitation, passez en revue ligne par ligne et décidez ce qui peut être réduit pour aider à réduire le fardeau.
  • Associez-vous stratégiquement à d'autres entreprises : envisagez de partager des biens immobiliers, des pools d'employés ou d'autres ressources pour réduire les frais généraux tout en poursuivant les opérations.

Passez à des employés contractuels ou externalisez le travail : si vous ne parvenez pas à payer la masse salariale, envisagez d'externaliser le travail ou d'embaucher des travailleurs indépendants ou contractuels. Cela peut constituer une alternative moins coûteuse pour vous aider à traverser une récession.