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Comment démarrer un plan de retraite 401 (k) pour votre petite entreprise

Un régime de retraite 401(k) peut profiter à votre entreprise et à vos employés. En savoir plus sur les exigences du plan, les fonctionnalités à inclure et les étapes pour en démarrer un.

Les régimes de retraite parrainés par l'entreprise étaient autrefois hors de portée pour de nombreuses petites entreprises, mais les récentes modifications de la loi fédérale et les incitations sont conçues pour vous encourager à démarrer un régime pour vos employés et vous-même. Ils sont devenus largement acceptés par les grands employeurs pour l'épargne-retraite, et l'Internal Revenue Service (IRS) estime que 55 millions de travailleurs américains participent à des régimes de type 401(k).

Qu'est-ce qu'un plan 401(k) ?

Un plan 401 (k) est un type de plan de retraite approuvé par l'IRS qui permet aux employés de verser des montants avant impôts (appelés reports de salaire) sur des comptes de retraite individuels. Les employeurs peuvent également contribuer aux comptes des employés, souvent en faisant correspondre les cotisations des employés, jusqu'à un certain pourcentage.

Vous pouvez choisir parmi plusieurs types de régimes 401(k) pour les petites entreprises et d'autres types de régimes de retraite. Obtenez l'aide d'un conseiller en régime de retraite pour choisir celui qui convient le mieux à votre entreprise.

Comment un 401(k) peut-il aider mon entreprise ?

La mise en place et la cotisation à un régime de retraite peuvent profiter à votre entreprise, à vous en tant que propriétaire et à vos employés.

Avantages pour votre entreprise

Vos cotisations patronales sont une dépense d'entreprise déductible, ce qui réduit vos impôts professionnels.

Votre entreprise peut obtenir des crédits d'impôt et d'autres incitatifs pour démarrer un régime. Le crédit d'impôt s'adresse aux employeurs comptant 100 employés ou moins et s'applique à 50 % de vos frais de démarrage admissibles pour un 401(k), jusqu'à un maximum de 500 $ par année. Le crédit est accordé pour la mise en place et l'administration du régime et pour l'éducation de vos employés à ce sujet.

Au-delà de cela, offrir un régime de retraite est attrayant pour les employés actuels et potentiels, ce qui vous donne un avantage concurrentiel lors de l'embauche et de la rétention des talents.

Avantages pour vous et vos employés

Les investissements dans le régime fructifient à l'abri de l'impôt une fois les cotisations versées, et aucun impôt n'est payé sur les gains de placement jusqu'à ce que les employés retirent l'argent. Les cotisations au régime peuvent réduire le revenu imposable pour l'année.

Les employés peuvent verser des cotisations au moyen de retenues sur la paie et transférer les actifs de leur régime vers un autre régime d'employeur lorsqu'ils changent d'emploi.

Que dois-je savoir d'autre ?

Voici quelques informations plus importantes que vous devez connaître en tant que propriétaire d'entreprise lorsque vous envisagez de démarrer un plan 401 (k).

Un plan 401 (k) est considéré comme un plan qualifié, selon les règles de l'IRS. Cela signifie qu'il doit répondre aux exigences de l'Internal Revenue Code pour ce type de régime de retraite, qui incluent la publication de rapports périodiques sur le régime aux participants et à l'IRS.

Le 401 (k) et certains autres types de régimes de retraite parrainés par l'employeur sont appelés régimes à cotisations définies car les cotisations sont définies, mais pas les prestations, comme c'est le cas avec les pensions traditionnelles. La valeur du compte change avec le niveau des cotisations et la performance des investissements des personnes.

Les cotisations aux régimes de retraite différée, y compris les régimes 401(k), ne sont pas imposées initialement. Mais le titulaire du compte doit payer des impôts sur l'investissement et les bénéfices (dividendes et augmentations du cours des actions) lorsqu'ils sont retirés du régime, à la retraite ou dans des circonstances spécialement autorisées.

Qui supervise les régimes de retraite?

L'IRS qualifie ou approuve les plans et les réglemente d'un point de vue fiscal. Le département américain du Travail (DOL) supervise les régimes de retraite parrainés par l'employeur, conformément à la loi de 1974 sur la sécurité du revenu de retraite des employés (ERISA). Ils traitent des responsabilités fiduciaires des promoteurs de régime, des droits des participants et de la garantie des prestations.

Qui peut participer au plan?

En général, les employés âgés de 21 ans ou plus qui ont complété un an de service peuvent adhérer au régime. Vous ne pouvez pas exclure un employé parce qu'il a atteint un âge spécifié.

L'IRS établit des restrictions pour s'assurer que les régimes de retraite profitent à tous les employés, et pas seulement aux employés hautement rémunérés (HCE) tels que les dirigeants d'entreprise, les propriétaires et les membres du personnel à revenu élevé. L'IRS définit les HCE comme ceux qui :

  • possédait plus de 5 % de la participation dans l'entreprise l'année précédente, ou
  • A reçu une compensation au cours de l'année précédente de plus d'un montant spécifique (125 000 $ pour 2019 ou 130 000 $ pour 2020 et 2021).

Vous verrez des restrictions dans les documents du régime à divers endroits qui limitent la participation des employés bien rémunérés. Par exemple, les cotisations de contrepartie des salariés et des entreprises pour les HCE doivent être proportionnelles à celles des autres salariés. Vous pouvez participer au plan 401(k) de votre entreprise en tant que propriétaire, avec quelques plafonds sur le montant que vous pouvez cotiser chaque année.

Si vous n'avez pas d'employés et que vous êtes la seule personne dans votre entreprise, vous pourriez être en mesure de vous qualifier pour ce qu'on appelle un Solo 401 (k). Il permet à une entreprise à propriétaire unique (de tout type de structure juridique d'entreprise) de contribuer au régime. Vous pouvez cotiser à la fois en tant qu'employé et en tant qu'employeur.

En savoir plus sur l'IRS sur les plans 401(k) à un participant.

Comment créer un plan 401(k) ?

Créer un plan 401(k) pour une entreprise, même petite, est un processus complexe. Ce qui suit est un aperçu de base des étapes pour obtenir l'approbation et démarrer le plan :

  • Rédigez un plan avec l'aide d'un conseiller en plan et envoyez-le à l'IRS pour une lettre de détermination (approbation).
  • Partagez des informations avec les employés au début du plan, puis chaque année par la suite.
  • Trouvez un fiduciaire (gestionnaire de placements) pour vous aider à décider comment investir les cotisations et gérer les comptes individuels des employés.
  • Commencez à verser des cotisations de l'employeur, si elles sont offertes, et autorisez les cotisations des employés via votre système de paie.

Quelles fonctionnalités devrais-je avoir dans un 401(k) ?

Cotisations correspondantes. Votre entreprise n'est pas obligée de verser des cotisations au régime, mais vous pouvez choisir de cotiser un pourcentage du salaire de chaque employé, vous pouvez égaler le montant que chacun contribue (jusqu'à une limite spécifiée), ou vous pouvez faire les deux. Dans le cadre d'un 401(k) traditionnel, vous pouvez modifier le montant que l'entreprise correspond chaque année.

Inscription automatique. Une caractéristique de plus en plus populaire des régimes de retraite en milieu de travail est l'adhésion automatique, comme moyen d'augmenter la participation des employés. Vous pouvez mettre en place un plan individuel pour chaque employé et déduire automatiquement les cotisations au régime de retraite de leurs chèques de paie. Chaque employé peut se retirer ou modifier le montant au fil du temps.

À compter du 1er janvier 2020, votre entreprise peut bénéficier d'un nouveau crédit d'impôt pouvant aller jusqu'à 500 $ pour la création d'un nouveau compte d'inscription automatique, grâce à la loi SECURE Act, qui signifie Setting Every Community Up for Retirement Enhancement. Il a mis en place de nombreuses dispositions visant à renforcer la sécurité de la retraite à travers le pays. Ce crédit d'impôt à l'adhésion automatique pour les employeurs s'ajoute au crédit de démarrage décrit ci-dessus et est disponible pendant trois ans.

Vestimentaire. Vous devez inclure un libellé dans votre document de régime sur la façon dont les employés deviennent acquis au régime, mais votre entreprise peut définir les détails. L'acquisition d'un régime de retraite signifie la propriété. Si un compte de retraite d'un employé est acquis, il ne peut pas être perdu s'il quitte l'entreprise. L'acquisition dépend du type de cotisation et de la durée de service des salariés dans votre entreprise :

  • Les cotisations propres des employés sont acquises à 100 % immédiatement, conformément à la loi. Ces montants ne peuvent être perdus pour quelque raison que ce soit.
  • Les cotisations de l'employeur pour les 401 (k) peuvent avoir une variété de calendriers d'acquisition, tels que déterminés par votre entreprise dans votre document de régime. Vous pouvez avoir une acquisition immédiate, une acquisition à 100 % après un certain nombre d'années de service ou un calendrier d'acquisition qui augmente le pourcentage d'acquisition des employés chaque année.

Tous les employés doivent être acquis à 100 % au moment où ils atteignent l'âge normal de la retraite ou lorsque le régime prend fin.

Options d'investissement. Vous devrez décider comment investir l'argent dans les comptes des employés et quelles options d'investissement vous souhaitez mettre à la disposition des employés. Trouvez un conseiller en placement pour gérer les placements et vous aider, vous et vos employés, à choisir un menu d'options de répartition.

Informations pour les participants

Vous devez faire des rapports périodiques aux participants au régime, y compris une description sommaire annuelle du régime et un relevé de prestations trimestriel individuel indiquant l'état du compte de chaque participant. Vous devez également déposer un rapport d'information annuel appelé Formulaire 5500 sur votre plan auprès du gouvernement fédéral.

ASTUCE : Vous disposez d'un certain pouvoir discrétionnaire sur ce que vous proposez aux employés dans le cadre d'un plan 401(k), mais l'établissement d'un plan comporte également de nombreuses exigences spécifiques. Cet article de l'IRS, A Guide to Common Qualified Plan Requirements, contient plus d'informations sur les conditions minimales et ce que vous devez inclure dans votre plan.

Dépassé? Voici l'aide

De nombreuses institutions financières, fournisseurs de plans et autres organisations proposent des plans 401(k) pré-approuvés par l'IRS, un modèle qui peut considérablement réduire le fardeau administratif de l'établissement et du maintien d'un 401(k).