EVENT PLANNINGCONFERENCE SERVICES

Comment rédiger une lettre de bienvenue pour un voyage de motivation

Si vous planifiez un événement de motivation et avez besoin d'écrire une lettre, voici quelques détails que vous voudrez vous assurer d'inclure pour la commodité de vos invités.

Bien que les planificateurs d'événements connaissent généralement bien tous les aspects de la planification d'événements, ils ont parfois besoin d'aide pour rédiger des lettres officielles, des courriels ou d'autres documents pour un événement à venir. L'un des éléments les plus importants que les planificateurs d'événements tenteront de faire est une lettre de bienvenue pour les invités d'un voyage de motivation.

La lettre de bienvenue fait exactement ce qu'elle dit : elle accueille les invités à l'événement. Cela ne doit en aucun cas être perçu comme compliqué. En fait, si elle est écrite correctement, la lettre de bienvenue doit être simple et pertinente. Idéalement, une lettre de bienvenue est écrite sur le papier à en-tête officiel d'une organisation.

Détails d'un voyage de motivation

Un voyage de motivation est un événement ou un voyage planifié qui est utilisé pour persuader les gens d'atteindre des objectifs commerciaux spécifiques. Souvent, le voyage de motivation est une récompense pour un vendeur ou un autre type de professionnel pour avoir atteint une étape spécifique. Habituellement, les objectifs fixés sont liés aux ventes et au développement commercial, mais les dirigeants et les gestionnaires ont utilisé ces types d'incitations pour un certain nombre d'objectifs commerciaux rentables.

Éléments d'une lettre de bienvenue

Une lettre de bienvenue pour un voyage de motivation n'est pas si différente des autres lettres de bienvenue formelles, mais après l'avoir lue, un invité doit savoir à quoi s'attendre et à qui s'adresser pour toute question ou en cas de problème.

Une bonne lettre de bienvenue comprendra la date à laquelle elle a été écrite et une salutation appropriée (le degré de formalité dépendra de la relation de l'entreprise ou de l'auteur de la lettre avec le destinataire).

Le premier paragraphe de la lettre doit transmettre l'accueil, le deuxième paragraphe doit inclure des informations sur l'ordre du jour et tous les détails importants sur l'emplacement ou les exigences que le client doit connaître (par exemple, aura-t-il besoin de son passeport ?).

Enfin, le paragraphe de clôture doit transmettre l'appréciation (de la part de l'auteur de la lettre ou de l'entreprise) à l'invité/destinataire. Encore une fois, que ce soit formel ou décontracté est déterminé par les circonstances. Ce paragraphe est suivi d'une ligne de signature de l'hôte de l'événement, y compris un titre.

Habituellement, si vous choisissez de personnaliser la lettre, il est utile d'insérer le programme de l'événement dans la lettre. Ceci est facultatif. Si vous le faites, assurez-vous que ces détails sont insérés et répertoriés après le deuxième paragraphe et référencés comme tels.

Exemple de lettre de bienvenue

L'une des erreurs les plus courantes avec les événements incitatifs est l'absence de suivi auprès des participants par la suite. Organiser un événement incitatif efficace peut être une tactique solide pour stimuler le moral et les performances des employés, pas seulement pour récompenser le bon travail passé. Il est donc important de demander des commentaires pour garantir le succès des futurs voyages.