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Planification de réunions - Organisation de conventions et de conférences

Le MPI WEC 2008 est excellent en tant que laboratoire d'apprentissage rempli de conseils de planification d'événements pour ceux qui sont censés organiser des conventions et des conférences.

Conseil : Incorporez les nouvelles technologies émergentes aux événements

Conseils de planification d'événement derrière l'événement au MPI WEC 2008

Les planificateurs de réunions et d'événements sont toujours à la recherche de nouveaux conseils de planification d'événements, que ce soit à utiliser pour leur prochaine réunion ou simplement pour savoir ce que font les autres afin de valider certaines de leurs approches.

C'est parce que les planificateurs de réunions et d'événements organisent beaucoup de réunions, et la conférence ou le congrès annuel est un excellent programme qui nécessite également de nombreuses idées de planification de réunion.

Dans cette optique, il semble pertinent de passer en revue certaines des idées d'organisation de réunions et de conseils d'organisation d'événements utilisés par l'une des principales associations de la profession : Meeting Professionals International (MPI) organise de nombreuses conventions tout au long de l'année. Les conseils de planification d'événements suivants sont basés sur le Congrès mondial de l'éducation du MPI qui s'est tenu à Las Vegas en août 2008.

Lors de la planification d'un congrès, les planificateurs de réunions réfléchissent à la manière d'intégrer une gamme de nouvelles technologies émergentes pour le programme. MPI a utilisé un écran antibrouillard.

Les possibilités imaginées pour la technologie des écrans antibrouillard, une nouvelle technologie émergente, incluent la projection de logos d'entreprise, de messages et d'autres images. Les organisateurs d'événements et de réunions doivent connaître les technologies futures et savoir comment/quand les utiliser dans divers programmes.

Dans le cadre de la réception d'ouverture du MPI WEC 2008, sponsorisée par Meetings by Harrah's au Caesar's Palace, Las Vegas, les participants ont traversé un écran de brouillard du logo MPI en entrant dans le cocktail d'ouverture. L'objectif du Caesar's Palace était de montrer comment ils peuvent changer l'environnement d'une salle statique, a expliqué Reina Herschdorfer, directrice exécutive de la restauration/conventions et événements pour le Caesar's Palace.

La technologie des écrans antibrouillard est une technologie émergente qui est sèche, de sorte que les participants et les invités ne marcheront pas dans le brouillard et ne se mouilleront pas.

Conseil : Liste de vérification de la planification d'un événement pour inclure des réunions pré-événement par toutes les parties

Les sites ont leur liste de contrôle de planification d'événements pour assurer le bon déroulement des activités pour les événements spéciaux et les réunions avant l'exécution d'un programme.

Dans le cadre de la liste de contrôle de planification d'événements, les planificateurs d'événements et de réunions organisent une dernière réunion de visite ou de pré-conférence (« pré-con ») avec les responsables de la conférence, y compris les services de restauration. C'est un moment où les planificateurs d'événements verront la progression de la production et de la configuration, la nourriture et les boissons, et feront des demandes de modifications avant l'événement.

Le lieu lui-même organise également des réunions avec son personnel et les personnes responsables de l'exécution de l'événement. Le chef exécutif du Ceasar's Palace, Las Vegas, a tenu sa rencontre avec les chefs qui étaient responsables des activités de services de restauration lors de la réception d'ouverture du MPI WEC 2008.

Quatre stations ont été installées pour servir six plats chauds différents, et un bar de service de sculpture de glace a été installé pour servir sept types de sushis différents.

Conseil : les cocktails de la convention devraient épater les sens

Il est important pour les planificateurs d'événements de créer des événements spéciaux - y compris des cocktails - qui intègrent des éléments qui engagent les cinq sens.

Le cocktail au Caesar's Palace, à Las Vegas, a transformé une salle de bal en un espace qui s'est transformé tout au long de la soirée. Avec un budget de 2 millions de dollars, les planificateurs de Caesar's et Meetings by Harrah's, Las Vegas, ont travaillé avec des experts en production, design, restauration et autres pour démontrer leur capacité à changer n'importe quel environnement.

"Nous avions 180 minutes d'images et de musique qui changeaient toutes les trois ou quatre minutes", a déclaré Reina Herschdorfer, directrice exécutive de la restauration, des conventions et des événements du Caesar's Palace. Elle a également rendu les éléments de la pièce interactifs avec les visuels à l'écran. Lorsque des pétales de rose étaient à l'écran, des pétales de rose remplissaient également la pièce. C'était également le cas avec l'utilisation d'autres éléments d'événements spéciaux, tels que des bulles. Cela a renforcé l'idée de la façon dont la nature et l'abstrait travaillent ensemble pour créer un effet psychédélique (l'un des objectifs de Herschdorfer).

Herschdorfer a également souligné l'intention de Caesar de présenter la nourriture comme un élément d'événement. "La nourriture est de l'art. Il s'agit des chefs et de la beauté de la nourriture", a-t-elle ajouté.

Astuce : Faites en sorte que les participants et les invités se sentent uniques et spéciaux à leur arrivée

Une ligne de tapis rouge est un excellent moyen de faire en sorte que les participants se sentent uniques et spéciaux lorsqu'ils arrivent pour des réunions et d'autres événements spéciaux.

Une ligne de tapis rouge a été créée par la direction et le personnel de Mandalay Bay, Las Vegas, pour accueillir les participants à l'approche de la session générale d'ouverture.

Il était évident que la séance d'acclamations d'une heure a été appréciée par les participants. Et créer un élément qui surprend agréablement les organisateurs d'événements est une déclaration en soi.

Créer une ligne de tapis rouge est plus facile que la plupart ne le pensent. Il s'agit simplement d'avoir suffisamment de personnes affiliées à l'événement pour être disponibles pendant l'arrivée des invités. Mandalay Bay a simplement lancé l'appel à divers services par courrier électronique et le personnel était ravi de participer.

Conseil : Les dirigeants de l'organisation préparent le terrain pour l'ordre du jour de la réunion lors des remarques d'ouverture

Pour lancer les conventions, les dirigeants sont censés livrer un message sur l'ordre du jour de la réunion de l'événement lors des remarques d'ouverture de la première session générale.

Lors de l'établissement de l'ordre du jour d'un congrès ou d'une conférence, les planificateurs d'événements et de réunions doivent utiliser la session générale d'ouverture pour que les dirigeants renforcent l'objectif et les messages clés du programme.

Pour le MPI WEC 2008 qui s'est tenu à Mandalay Bay, Las Vegas, en août 2008, MacMillan a souligné l'accent mis par le Congrès sur les connaissances professionnelles, l'utilisation de la technologie pour enrichir les réunions (et non les remplacer) et son opinion selon laquelle l'avenir de l'industrie continuera de croître. .

Il est important de s'assurer que le message est approprié pour ceux qui assistent à l'événement et qu'il cible les intérêts de ceux qui y assistent, y compris là où ils vivent. Plus de 4 500 personnes ont assisté au MPI WEC, la plus grande participation de l'histoire de MPI. MacMillan a fait référence aux initiatives mondiales de MPI et a fourni des exemples de tendances mondiales.

Conseil : Les dirigeants du conseil devraient souligner les réalisations lors des séances d'ouverture

Pour les conventions et congrès annuels, il est important que les dirigeants du conseil d'administration mettent en évidence les réalisations et les objectifs passés.

On s'attend à ce que la direction de l'organisation souligne les réalisations passées alors qu'elles préparent le terrain pour l'année à venir. Angie Pfieffer, présidente 2007-2008 de MPI, a souligné les impératifs stratégiques qui ont été établis pour MPI au cours de son mandat.

MPI a redéfini ses impératifs stratégiques pour l'industrie des réunions au cours de l'année précédente, et Pfeiffer a souligné ce qui suit :

  • Évoluer vers une communauté mondiale
  • Réinventez les relations commerciales avec les chapitres
  • Améliorez la conversation et l'expérience des membres
  • Bâtir une grande organisation

En présentant les réalisations de l'organisation, il offre aux membres et aux autres parties intéressées l'occasion de comprendre les initiatives et les objectifs clés. Il est pertinent dans toutes les industries et réunions.

Conseil : Incorporez des éléments de divertissement d'entreprise à l'ordre du jour de la convention

Il est important pour les planificateurs de réunions d'intégrer les divertissements d'entreprise à l'ordre du jour de la convention - cela aide à briser les présentations formelles.

Lors de la planification d'une convention, il est important d'incorporer des éléments de la communauté locale dans le thème chaque fois que possible. Comme le congrès se tenait à Las Vegas, les organisateurs du MPI WEC 2008 disposaient d'une gamme complète d'options.

La session générale d'ouverture était prévue pour deux heures, donc pour aider à briser la formalité des présentations, des thèmes locaux et des divertissements ont été intégrés à l'ordre du jour.

Le magicien de Las Vegas Nathan Burton a diverti les participants et a conclu le divertissement d'entreprise en faisant apparaître comme par magie le président 2008-2009 Larry Luteran devant le public pour sa présentation.

Astuce : L'ouverture des sessions générales devrait laisser les participants sous tension

Une session générale d'ouverture efficace devrait inclure une variété d'orateurs et de divertissements pour garder l'attention des participants, en particulier pour les sessions plus longues.

Les allocutions de clôture de la session générale d'ouverture ont été suivies d'un spectacle de Drum Cafe, connu pour son esprit d'équipe et ses divertissements interactifs à base de percussions.

Drum Cafe utilise des tambours et des percussions africains pour dynamiser le public. Et, bien que MPI ait incorporé leur performance, certains organisateurs d'événements intègrent ce type de performance comme une expérience pratique pour les groupes (donner aux participants leur batterie).

Drum Cafe a joué pendant plus d'une heure, tandis que certaines personnes sont restées pour écouter et d'autres ont entendu l'énergie de la salle de session générale alors qu'elles franchissaient les portes du couloir principal.

Astuce : Chaque convention comprend une exposition avec des stands de salon professionnel

Presque chaque congrès ou convention intègre une foire commerciale ou une salle d'exposition dans le cadre de l'ordre du jour.

L'exposition offre aux fournisseurs et aux sponsors de l'industrie l'occasion de rencontrer les participants à la convention.

Les expositions traditionnelles peuvent être considérées davantage comme une "place de marché", si les conventions et les conférences limitent les heures d'ouverture d'une salle d'exposition - et évitent de programmer des sessions éducatives pendant cette période - afin que les exposants puissent maximiser leur temps avec les participants importants.

Une exposition aidera à couvrir le coût de l'ensemble de la convention et fournira des revenus d'exploitation aux organisateurs de l'association.

Conseil : Déterminez les sujets de développement professionnel par niveau de compétence et d'audience

Les organisateurs de la conférence déterminent les sujets du séminaire pour le développement professionnel en tenant compte du niveau de compétence et des intérêts de développement des participants.

MPI a déterminé les sujets du séminaire par niveau d'audience, y compris novice, intermédiaire et avancé. Ensuite, MPI a organisé des sessions en petits groupes dans 13 familles de compétences pour aider les participants à optimiser leur expérience éducative :

  • Analyse-processus-décision
  • Gestion d'entreprise
  • la communication
  • Éducation et développement de contenu
  • Direction financière
  • Relations interpersonnelles/relations
  • Relations internationales
  • Commercialisation
  • Gestion des réunions
  • Ressources humaines
  • Gestion de projet/planification des travaux
  • Stratégie
  • La technologie

MPI a offert aux participants la possibilité de programmer des sessions en ligne, en classant les sessions par familles de compétences et niveaux d'audience.

Conseil : Les idées de collecte de fonds devraient évoluer autour des assemblées annuelles

Les planificateurs de réunions et d'événements devraient créer des événements de collecte de fonds dans le cadre d'une conférence ou d'un congrès annuel afin de maximiser la valeur de la collecte de fonds.

La meilleure façon de dynamiser une base de collecte de fonds est peut-être d'organiser un événement spécial de collecte de fonds pendant le congrès ou la convention annuelle. Après tout, c'est le moment où les gens ont en tête les sujets et les problèmes de la cause de la collecte de fonds.

Pour le MPI WEC 2008, l'idée de l'événement de collecte de fonds comprenait une soirée de nourriture, de boissons et de musique live à la House of Blues à Mandalay Bay, Las Vegas. L'événement comprenait également le Detroit Metro Convention and Visitors Bureau en tant que commanditaire en titre, ainsi que plusieurs autres commanditaires contribuant pour aider à couvrir les coûts.

Les prix des billets à l'avance ont été fixés à 110 $ (USD) et les billets sur place à 125 $ (USD). Plus de 1 000 participants ont rejoint l'événement, soit environ 25 % de tous les participants.

Astuce : Les discussions en table ronde d'affaires offrent aux participants des sujets ouverts

Bien que les conversations dans les cafés puissent sembler nouvelles pour certains dans l'industrie de l'événementiel, ces discussions en table ronde d'affaires ont émergé de réunions dans l'industrie de la haute technologie.

Les conversations de café sont des tables rondes informelles où les sujets et les modérateurs ne sont pas prédéterminés, a expliqué Brooke Bode, directrice de la gestion des connaissances pour MPI, Dallas. "Cela permet aux participants d'apprendre de leurs pairs", a ajouté Bode.

Pour le MPI WEC 2008, six thèmes de discussion de table ronde différents ont été identifiés.

  • Le café vert (rencontres vertes)
  • Stratégie spot café (formats de réunion et réunions stratégiques)
  • Café Futura (futures tendances/technologie)
  • Le café du pont (différences générationnelles/culturelles)
  • Café Internationale (rencontres internationales)
  • Café pot-pourri (sujets divers)

L'animation de l'atelier est dirigée par les participants et offre aux participants une alternative au format habituel des réunions et des séminaires.

Conseil : Encouragez l'hôte de la convention de l'année prochaine à parrainer la convention de cette année

Lors de la planification d'un congrès, le meilleur moment pour assurer la fidélisation des participants pour les futurs congrès est de promouvoir ce message au cours de cette année.

Les planificateurs de réunions comprennent l'importance de faire en sorte que les participants et/ou les membres de l'organisation aient le sentiment que leur temps est bien utilisé en assistant à une convention ou à un congrès. L'un des objectifs est de s'assurer que les participants reviendront pour le congrès de l'année prochaine.

Les organisateurs du MPI WEC 2008 ont donné une visibilité privilégiée à Salt Lake City, la ville hôte sélectionnée pour le MPI WEC 2009. Un déjeuner assis a été servi le dernier jour de la convention, parrainé par le Salt Lake City Convention and Visitors Bureau. Cela a permis aux responsables du tourisme de Salt Lake City de mettre en évidence les atouts concurrentiels de leur destination tout en encourageant les participants à vouloir faire l'expérience de l'événement de l'année prochaine.

Ce type de parrainage de convention a également été précieux pour Salt Lake City car ils ont pu faire une présentation informelle à tous les professionnels de la réunion qui se trouvent également être des décideurs clés dans la sélection des lieux et des destinations pour de nombreux programmes tout au long de l'année.

Conseil : Les réceptions de clôture devraient être aussi mémorables que les réceptions d'ouverture

Les conventions devraient inclure une réception de clôture, donnant aux participants une chance de réseauter et de discuter des sujets de l'événement. Sélectionnez un événement amusant.

Les opportunités de réseautage sont aussi importantes que la formation professionnelle et les éléments du hall d'exposition d'une convention ou d'un congrès. Parce que la plupart des gens ont tendance à sauter les événements de clôture, il est important que la réception de la soirée de clôture laisse les participants se sentir excités et énergisés par le processus - si vous voulez que les gens restent pour cela.

Les planificateurs d'événements et de réunions doivent identifier un événement ou un thème lié à la destination et au lieu où l'événement a lieu. MPI WEC 2008 a tenu sa réception de clôture à The Beach at Mandalay Bay, Las Vegas.

MGM Mirage et Mandalay Bay ont parrainé la réception de clôture du MPI WEC 2008, avec la House of Blues. Les planificateurs d'événements et de réunions devraient créer des occasions de tirer parti des commandites de sites pour aider à financer les événements spéciaux de la convention, y compris les réceptions de clôture.

Astuce : Les idées créatives peuvent impliquer les participants à la convention pour le lancement de nouveaux produits

Les lancements de nouveaux produits se produisent tout le temps lors des conventions. La clé d'un lancement de produit réussi est d'engager de manière créative l'imagination des participants.

Avec des centaines d'exposants et de fournisseurs assistant à des conventions et des congrès, beaucoup profitent de cette occasion pour promouvoir le lancement d'un nouveau produit ou réintroduire les participants à leurs produits et services.

MGM Mirage a parrainé la réception de clôture du MPI WEC 2008 et a profité de l'événement pour présenter le projet MGM CityCenter Vegas. Avec un thème de réception de clôture autour de la "fête sur la plage", le MGM CityCenter Vegas a créé une réplique de château de sable du projet qui devrait ouvrir ses portes à la fin de 2009.