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Problème de paie lorsqu'il y a 27 périodes de paie dans une année

Comment payer les employés lorsqu'il y a 27 périodes de paie hebdomadaires dans une année. Les options sont discutées et les effets sur les impôts et les prestations sont expliqués.

Certaines années, les employeurs doivent composer avec une période de paie supplémentaire s'ils paient aux deux semaines. Par exemple, l'année bissextile en 2020 pourrait créer une période de paie supplémentaire, surtout si vous payez des employés un mardi.

Pourquoi le salaire supplémentaire certaines années ?

Nous pensons que l'année civile compte 52 semaines, mais c'est en fait 52,1786 semaines. Pour les paiements aux deux semaines (toutes les deux semaines), c'est 26.0893, pas seulement 26. Certaines années, les fractions supplémentaires s'additionnent pour créer une semaine supplémentaire.

Qui cette période de paie supplémentaire affecte-t-elle ?

Deux types de périodes de paie pour les salariés sont souvent confondus. Le salaire de ces employés est un salaire annuel, payé mensuellement, bimensuellement ou bihebdomadaire. Bimensuel correspond à deux fois par mois, ce qui donne 24 paiements par an, tandis que bihebdomadaire correspond à une semaine sur deux, ce qui entraîne 26 paiements par an.

La période de paie supplémentaire concerne les salariés qui sont payés aux deux semaines (toutes les deux semaines). Voici un exemple :

Jerry est un employé salarié payé 28 000 $ par année, sur une base de salaire aux deux semaines. Chaque période de paie au cours d'une année « normale » de 26 périodes de paie, il reçoit 1076,92 $. Mais s'il y a une période de paie supplémentaire dans une année, il recevrait un chèque de paie supplémentaire, supérieur à son salaire réel.

Communiquez le changement ! Quelle que soit l'option de paie que vous choisissez pendant quelques années, vous devrez informer les employés de ce que vous faites. Envoyez-leur un e-mail ou une lettre au début de l'année et également lorsque vous distribuez des formulaires W-2 aux employés à des fins de déclaration d'impôt sur le revenu.

Quelques options pour une année de 27 périodes de paie

Option 1 : Divisez le salaire total entre les 27 périodes de paie pour cette année, plutôt que 26. Il en résultera des montants plus petits dans chaque chèque de paie. Dans le cas de Jerry, son salaire aux deux semaines pour cette année serait de 1037,04 $ (28 000 $). Vous devrez le faire à partir du début de l'année de 27 périodes de paie.

Option 2 : ne rien faire. Payez le même montant chaque jour de paie. En raison du salaire supplémentaire, vous donnerez effectivement une légère augmentation aux employés. C'est l'option la plus simple, mais la plus coûteuse pour vous.

Si vous choisissez l'option 2, informez les employés afin que vous puissiez vous créditer de l'augmentation. De plus, assurez-vous d'informer les employés que leur paie de l'année suivante (l'année suivant l'année « 27 périodes de paie ») sera réduite car ils seront de nouveau payés sur 26 périodes de paie.

Selon le cabinet de conseil en ressources humaines ERC, la plupart des employeurs (86 %) ont recours à l'option de paiement au fur et à mesure.

Option 3 : Utilisez le multiplicateur réel chaque année. Pour les périodes de paie aux deux semaines, ce serait le 26.0893. Dans le cas de Jean, cela se traduirait par des paiements de 1 073,23 $ pour chaque période de paie, pour un total de 27 904,16 $ pour une année de 26 périodes de paie (une perte de 95,84 $ pour l'année) et de 28 977,21 $ pour une année de 27 périodes de paie, une augmentation de 977,21 $ pour l'année.

L'avantage d'utiliser le multiplicateur réel chaque année est que vous n'auriez pas à recalculer chaque année. Vous devrez toujours verser un paiement supplémentaire aux employés au cours d'une année de 26 périodes de paie pour les amener à leur salaire déclaré. Vous auriez également une augmentation au cours d'une année de 27 périodes de paie, mais pas autant que si vous utilisiez l'option 2.

Vous ne pouvez pas sauter une date de paiement ou réduire considérablement le dernier chèque de paie des employés au cours d'une année de 27 périodes de paie. Si Jean touchait son salaire normal de 1076,92 $ pour 27 périodes de paie, son salaire total pour l'année serait de 29 076,84 $, soit 1 076,84 $ de plus que son salaire déclaré de 28 000 $. Vous pourriez donc être tenté de sauter ce paiement. Ne le fais pas. Non peut enfreindre les lois sur les salaires, et un chèque de paie manqué, en particulier pendant les vacances, peut nuire au moral.

Votre décision a d'autres effets

Charges socialesLe montant du salaire affectera le montant total de la sécurité sociale et de l'assurance-maladie que vous et vos employés payez. Certains employés peuvent atteindre la cotisation maximale de sécurité sociale plus tôt et peuvent atteindre le seuil de la taxe complémentaire Medicare si vous effectuez un paiement supplémentaire.

Avantages sociauxLe versement d'un salaire supplémentaire peut également entraîner le versement d'avantages supplémentaires. Par exemple, vous pourriez surfinancer le 401(k) de quelqu'un avec la période de paie supplémentaire, au-delà du montant maximum autorisé. Si cela se produit, vous devrez remettre l'argent à l'employé.

Année d'imposition pour les W-2Le fait qu'une période de paie s'étende sur la fin d'une année soulève la question de l'année d'imposition du paiement. La règle générale est que la taxe doit être sur le W-2 pour l'année où le chèque de paie est émis, et l'employé en a l'usage.

Autre option : utiliser un service de paie

La décision de combien et quand payer les employés est toujours délicate. Il présente de nombreux écueils juridiques et comptables. Avant de décider comment gérer une année de 27 périodes de paie, parlez à un expert en impôt sur les salaires et à un expert en droit du travail.