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Économisez de l'argent lors de l'achat de fournitures de bureau essentielles

Obtenez des conseils sur les choses que vous pouvez faire pour contrôler combien vous dépensez en fournitures de bureau pour respecter votre budget. Astuce : l'achat en gros est une voie à suivre.

Par rapport au mobilier et à l'équipement de bureau, les fournitures de bureau peuvent sembler une dépense mineure. La principale différence est que les achats importants tels que les meubles et l'équipement ont tendance à être un achat unique, alors que les fournitures de bureau sont utilisées tous les jours et doivent être réapprovisionnées régulièrement. Si vous ne gérez pas et ne contrôlez pas vos dépenses en fournitures de bureau, ces dépenses peuvent effacer tout budget bien structuré.

Heureusement, il existe de nombreuses choses que vous pouvez faire pour contrôler combien vous dépensez en fournitures de bureau afin de respecter votre budget. Et acheter en gros, surtout si vous avez de l'espace de stockage, est toujours une façon intelligente de procéder. De nombreuses chaînes d'approvisionnement de bureau autrefois physiques, telles que Staples/Office Depot et Office Max, offrent désormais la possibilité d'acheter en ligne et souvent avec la livraison gratuite. Voici quelques stratégies à considérer qui peuvent vous aider à économiser de l’argent sur les fournitures de bureau :

Fournitures nécessaires

Jetez un œil aux fournitures de bureau que vous commandez à chaque fois. Demandez-vous s'il existe des fournitures de bureau « agréables à avoir » par rapport à « indispensables ». Tenez compte de la qualité des articles que vous achetez. Avez-vous besoin d'acheter des fournitures de marque ou pouvez-vous utiliser la marque générique du magasin ? Pouvez-vous utiliser un ruban d'emballage sans marque et moins cher ? Économiser quelques dollars sur les fournitures de bureau les plus fréquemment achetées s'accumulera avec le temps.

Comparer les prix, acheter en ligne

Faites vos devoirs et comparez les prix des articles que vous achetez le plus souvent. Vous n'êtes pas obligé de visiter physiquement chaque magasin s'ils ont un site Web qui répertorie les articles qu'ils vendent. Tous vos achats de fournitures de bureau peuvent être effectués en ligne. Soyez prudent lorsque vous comparez les prix en ligne en tenant compte des frais d'expédition. Certains détaillants en ligne offrent la livraison gratuite si vous commandez un minimum de fournitures.

Négocier un contrat d'achat

Si votre entreprise achète une quantité importante de fournitures de bureau chaque mois, vous pouvez négocier un contrat d'achat avec votre fournisseur. La clé pour négocier un contrat en votre faveur est d'abord d'identifier les fournitures que vous achetez le plus souvent (en termes de dollars dépensés). Concentrez vos négociations sur ces articles, et si vous devez céder à des articles, vous saurez alors lesquels sont les moins fréquemment achetés.

Commande en gros

La plupart des fournitures de bureau peuvent être achetées en gros. Par exemple, au lieu d'acheter du papier en paquets de 500 feuilles, envisagez d'acheter une caisse de 5 000 feuilles. Cependant, il y a deux compromis : vous devrez engager de l'argent pour acheter les plus grandes quantités, et vous devrez stocker les articles en vrac que vous achetez. Considérer ce qui suit:

  • Les prix bas des articles en petit volume ou bon marché comme les stylos, les crayons et le papier ne sont pas un bon indicateur des prix globaux. Les magasins qui baissent leurs prix sur ces articles factureront souvent plus sur d'autres articles pour compenser le profit qu'ils ont sacrifié.
  • Pensez aux clubs-entrepôts tels que Costco ou Sams Club pour les achats en gros. Ces détaillants en vrac ont également des sites Web qui peuvent être utilisés pour commander des fournitures de bureau en ligne.
  • Créez un compte chez votre fournisseur. Les grandes entreprises d'approvisionnement peuvent vous fournir un relevé de ce que vous avez commandé au cours du mois ou de l'année écoulée. Fréquemment, les franchises offrent ce type de rabais à leurs franchisés en raison du volume que la franchise dans son ensemble offre aux franchisés individuels un meilleur prix.
  • Inscrivez-vous à un programme de récompenses pour les détaillants de fournitures de bureau. Les grands détaillants tels que Staples offrent de grands avantages à leurs clients Rewards.

Voici une liste recommandée de fournitures de bureau essentielles :

Stylos et crayons

  • Stylos à bille (bleu, noir, rouge, etc.)
  • Marqueurs permanents
  • Surligneurs
  • Marqueurs de tableau effaçables (et gommes)
  • 2 crayons

Papier

  • Tablettes de papier ligné
  • Le papier pour photocopie/ordinateur 8,5" x 11" (format lettre)
  • Le papier pour photocopie/ordinateur 8,5" x 14" (format légal)
  • Enveloppes (format légal et lettre)
  • Notes Post-it

Trombones, agrafeuses et ruban adhésif

  • Petits trombones
  • Grands trombones
  • Clips liant
  • Agrafes
  • Ruban de bureau
  • Ruban d'emballage

Dossiers de fichiers

  • Format lettre (8,5" x 11")
  • Format légal (8.5" x 14")

Autres éléments:

  • Cartouches ou recharges d'imprimante
  • Ciseaux
  • White Out (ou ruban correcteur)
  • Agrafeuses
  • Élastiques
  • Calendriers et agendas
  • Timbres-poste ou machine à affranchir (selon le volume de courrier)