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Guide de planification de conférence étape par étape

La planification d'une conférence est une tâche énorme, vous voulez donc vous organiser dès le début. Voici notre guide pour organiser une conférence du début à la fin.

Organiser une conférence à partir de zéro nécessite une énorme quantité de réflexion et de collecte de données. L'ensemble du processus peut prendre quelques années selon la taille du groupe, mais il est concevable de lancer une conférence réussie en une seule année si vous pouvez prendre des décisions rapides.

La réalité de la planification d'une conférence est que, sans aucune expérience, vous pouvez perdre beaucoup de temps à trop réfléchir à chaque petit détail tout en négligeant des questions plus importantes. Pour simplifier le processus pour les débutants, nous avons décrit les étapes les plus importantes tout en vous fournissant des liens vers nos procédures pas à pas plus détaillées sur chaque sujet particulier. Le résultat ici est un guide de planification de conférence qui vous aidera à commencer avec un modèle solide en place.

Étape 1 : Créez une vision de votre conférence

Chaque événement commence par une vision, mais vous devrez transformer votre vision en mots et en chiffres afin de mesurer les coûts et de prendre des décisions de planification éclairées. Tout d'abord, vous devez commencer par les bases de la planification d'événements comme qui, quoi, quand, où et pourquoi.

Étape 2 : Création d'un plan d'affaires

À moins que votre conférence ne soit financée par une subvention ou une organisation, vous devrez déterminer d'où vient votre argent et à quoi il sert. La première partie de cette équation, les recettes, doit être calculée au début du processus de planification.

Maintenant, afin de mettre un prix sur une conférence, vous devez avoir une idée de ce que vous prévoyez d'offrir aux participants. Votre itinéraire et votre liste de conférenciers seront le facteur de vente pour les inscrits potentiels.

Étape 3 : Comparer les sites et les services

Une fois que vous avez une idée plus précise du moment où votre conférence aura lieu et du nombre de personnes auxquelles vous souhaitez assister, vous pouvez alors commencer à magasiner pour un lieu approprié. Gardez à l'esprit que votre choix de lieu déterminera également vos coûts de restauration et audiovisuels. En effet, la plupart des centres de conférence et des hôtels événementiels exigent que vous utilisiez leurs services internes pour tout événement sur place.

La plupart des conférences devront fournir une sorte d'hébergement pour les invités venant de l'extérieur de la région. Cette nécessité crée un autre ensemble de considérations à prendre en compte dans votre décision de lieu.

Étape 4 : Recrutement et gestion des inscrits

Même les conférences les plus populaires doivent commercialiser efficacement leur événement pour occuper chaque siège de la maison. La fréquentation est le facteur le plus important pour le succès de votre événement. De bons chiffres de fréquentation apportent des opportunités de revenus et de parrainage. Et plus vous vous inscrivez, plus vous créerez de demande d'ouvertures de publicité et de participation. Pour faire court, si vous pouvez attirer une foule, tout le reste se mettra en place beaucoup plus facilement.

La gestion des inscriptions devient plus difficile à mesure que votre événement prend de l'ampleur. C'est là qu'un système d'inscription en ligne peut vous aider à suivre le numéro, à traiter les paiements et à organiser les données.

Étape 5 : Planification des détails sur place

Enfin, après avoir organisé et mis en œuvre les éléments commerciaux de la conférence, vous pouvez commencer à réfléchir aux détails sur place. Cela inclut la façon dont les participants navigueront dans la conférence, la disposition générale de chaque salle et la distribution de nourriture et de boissons. C'est la partie de la planification d'une conférence que la plupart des gens associent à la planification d'événements. La meilleure façon de coordonner tous les détails est de parcourir votre itinéraire comme le feraient vos invités. Imaginez comment ils vont penser et agir à chaque moment de la journée pour résoudre les problèmes avant qu'ils ne surviennent.

Étape 6 : Conseils de gestion d'exposition

Les conférences comportent généralement une zone d'exposition ou un étage de convention où les sponsors et les vendeurs louent un espace pour promouvoir leurs produits. Cela peut être une opportunité très lucrative pour votre conférence si vous organisez tout bien. Gardez cependant à l'esprit qu'un espace d'exposition nécessitera un engagement important en temps et en ressources, alors assurez-vous d'être prêt à gérer les besoins de plusieurs fournisseurs avant de vous engager dans ce format.