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Étapes pour préparer un guide de planification de conférence

Suivez ces six étapes simples lors de la préparation d'un guide de planification de conférence et vous resterez organisé, dans les délais et sans stress.

La planification d'une conférence nécessite un ensemble de compétences comprenant des compétences organisationnelles incroyables, la capacité d'effectuer plusieurs tâches à la fois, de l'énergie, de la créativité, un sens des affaires, des compétences interpersonnelles et une attention aux détails. Cela nécessite également un guide de planification de conférence complet qui vous permettra non seulement de respecter le calendrier, mais qui vous fournira l'assurance indispensable que vous n'avez rien oublié en cours de route.

En quoi cela diffère des autres planifications d'événements

La planification de conférence est différente des autres types de planification d'événements et comprend des étapes supplémentaires. Les conférences ont tendance à être des événements à grande échelle qui prennent généralement un an ou plus à planifier. Votre liste de choses à faire peut inclure la sélection d'un lieu, la réservation de chambres d'hôtel, la mise en place d'une inscription en ligne, la sélection de conférenciers, l'organisation de suites d'accueil, l'organisation d'une salle d'exposition, la planification de réunions, la gestion de la nourriture et des boissons, etc. La préparation d'un guide de planification de conférence bien organisé qui trace les étapes est un must pour tout organisateur de conférence réussi.

Le guide de planification de conférence sert de modèle pour la planification de toute conférence. Personnalisez et modifiez le guide en fonction de l'événement que vous planifiez et gardez-le à portée de main. Lorsqu'il est préparé et utilisé correctement, il deviendra bientôt votre outil de planification de conférence le plus précieux.

Commencez par les bases de la planification de conférence

La première partie de votre guide de planification de conférence doit inclure les éléments de base concernant la conférence :

  • Date et heure de l'événement
  • Lieu de l'événement (si connu)
  • Objet de l'événement

Incluez tout autre élément connu, comme des dates alternatives ou le nombre de participants.

Quel est le plan?

Avant de commencer à planifier les différents éléments d'une conférence, vous devez déterminer quels sont ces différents éléments et où ils s'intègrent dans le schéma global de votre événement. Alors sortez un stylo et un bloc-notes, ou asseyez-vous devant l'ordinateur et commencez à écrire tout ce qui vous vient à l'esprit.

Ne vous inquiétez pas de lister les choses par ordre d'importance ou dans n'importe quel ordre chronologique. Cela viendra plus tard. À l'heure actuelle, vous allez essentiellement créer une version très longue mais simple de votre liste de tâches, qui sera divisée en différents composants autonomes à gérer individuellement pendant le processus de planification.

Cette section peut énumérer l'un des éléments suivants :

  • Sélection du lieu
  • Sélection d'hôtels
  • Espace de réunion
  • Suites d'accueil
  • Salle d'exposition et kiosques de conférence
  • Cérémonie d'ouverture
  • Inscription conférencier/exposant
  • Inscription des participants
  • PREPARATIFS DE VOYAGE
  • Insignes de participant
  • Programme des événements
  • Nourriture et boisson
  • Audio-visuel
  • Personnel sur place

Prenez un peu plus de temps pour compiler cette liste afin de ne rien oublier et d'ajouter tout ce qui se présente plus tard. Ne vous laissez pas submerger par les nombreux domaines de responsabilité énumérés ; le but ici est de penser à tout maintenant afin que vous puissiez planifier et gérer chaque élément efficacement.

Sélectionnez un lieu

Une fois que vous avez déterminé quand la conférence doit avoir lieu et que vous avez compris la portée globale de l'événement, l'étape suivante consiste à sélectionner un lieu. Selon la taille de la conférence, vous pourrez peut-être sélectionner un lieu pour tous vos besoins de conférence, de la salle d'exposition aux salles de réunion, aux salles de banquet et aux chambres d'hôtel.

Si la conférence est trop grande pour être hébergée à un seul endroit, recherchez un lieu à proximité d'hôtels extérieurs ou de sites de restauration afin que les participants à la conférence n'aient pas à voyager trop loin pour faire la navette d'un événement de conférence à un autre.

Pensez à l'inscription des participants

Considérez la meilleure façon pour les participants de s'inscrire à cette conférence et comment vous confirmerez leur inscription. Vous pouvez envisager de créer des badges ou des étiquettes de nom pour les participants. Au fur et à mesure que vous vous inscrivez, assurez-vous de revoir et de mettre à jour le guide de planification.

Si l'on s'attend à ce qu'un événement attire de grandes foules, un système d'inscription à la conférence en ligne est la solution. Le système peut traiter les paiements, suivre les inscriptions et organiser d'autres informations pertinentes et aider à générer des rapports et des listes de participants.

Exposants et salles d'exposition de conférence

Les zones d'exposition sont une caractéristique courante des conférences, offrant une opportunité aux sponsors et aux vendeurs de louer un espace pour promouvoir leurs produits et services. C'est également une opportunité pour l'hôte de la conférence de générer des revenus si l'exposition est efficacement promue et bien reçue. Selon la taille de votre conférence, la gestion des exposants et de la salle d'exposition nécessitera du temps et des ressources supplémentaires, alors planifiez en conséquence.

Comme indiqué ci-dessus, les systèmes d'inscription aux conférences en ligne sont le meilleur moyen de suivre les inscriptions. Par conséquent, si vous vous attendez à un grand nombre d'exposants, envisagez d'intégrer l'inscription des exposants dans votre système d'inscription des participants. Les exposants auront également besoin des éléments suivants :

  • Badges exposants
  • Plan de la salle d'exposition de la conférence avec les numéros de stand répertoriés
  • Manuels d'installation et de démontage des stands d'exposition
  • Contrats de stand d'exposition
  • Liste des vendeurs sur place disponibles pour aider à la location et aux services d'exposition

En tant que planificateur de la conférence, vous serez responsable d'embaucher des agents de sécurité pour assurer la sécurité du matériel se trouvant dans la salle d'exposition.

Planifier les détails de la conférence

Avec certaines des responsabilités plus importantes abordées, telles que la sélection du lieu de la conférence et l'inscription des participants, vous pouvez vous concentrer sur la planification des détails de la conférence. Comme c'est le cas pour planifier un événement de toute nature, être organisé est tout aussi primordial que l'attention aux détails.

Il est maintenant temps de sortir cette longue liste de tâches à accomplir que vous avez dressée au début du processus de planification de la conférence. Parcourez la liste et apportez les modifications ou les ajouts nécessaires pour refléter les dernières tâches et responsabilités. Ensuite, classez ces éléments dans l'ordre chronologique, en commençant par les éléments qui peuvent ou doivent être terminés longtemps à l'avance. Par exemple:

  • Réserver un bloc de chambres d'hôtel
  • Réserver l'espace de la salle d'exposition
  • Rechercher des systèmes d'inscription aux conférences en ligne
  • Planifier un plan marketing de conférence

Commencez par le début et partez de là. Pour chaque détail qui doit être soigné pour inclure un suivi pour être sûr que les contrats sont signés et reçus. À mesure que la date de la conférence approche, vos mesures à prendre incluront des tâches à court terme telles que :

  • Sélectionnez la palette de couleurs et la décoration
  • Faire des compositions florales
  • Le menu houx
  • Organiser le transport à l'aéroport pour les conférenciers ou les VIP

Considérez votre guide de planification de conférence comme votre manuel de référence pour tout ce qui est inclus dans la planification d'une conférence, quelle que soit sa taille. Ce guide deviendra rapidement un outil précieux qui non seulement vous gardera organisé et dans les temps, mais apaisera les nerfs à l'approche du grand rendez-vous et vous vous demandez si vous avez oublié quelque chose.