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Traitement fiscal des frais de réinstallation payés par l'employeur

Découvrez les frais de déménagement payés par l'employeur, comment mettre en place un plan comptable IRS et les exigences fiscales et de déclaration.

Déménager pour des raisons professionnelles peut être difficile et coûteux pour un employé. C'est pourquoi de nombreux frais de déménagement des employés sont payés par les employeurs. Voici un aperçu du fonctionnement du processus de paiement des frais de déménagement des employés, y compris ce qui est déductible pour vous en tant qu'entreprise, comment documenter ces paiements et comment déclarer ces dépenses sur l'employé W-2

Modifications de la législation fiscale et frais de déménagement

La loi fiscale de 2017 (la loi sur les réductions d'impôt et l'emploi) inclut des modifications aux déductions pour frais de déménagement pour les employés, applicables pour l'année d'imposition 2018 jusqu'en 2025. Cette loi supprime la déduction pour les dépenses professionnelles non remboursées, y compris les frais de déménagement. Cela signifie que ces dépenses ne sont plus déductibles pour l'employé de l'annexe A. Ce changement affecte également les propriétaires de sociétés C et S qui sont également des employés de l'entreprise.

Les remboursements par votre entreprise aux employés pour les frais de déménagement sont considérés comme des avantages sociaux. Ces avantages sont des salaires imposables pour l'employé, et ils doivent être inclus pour la retenue d'impôt fédérale sur le revenu, la FICA (Sécurité sociale/Assurance-maladie) et l'impôt fédéral sur le chômage. Même si vous avez une politique d'entreprise qui oblige les employés à suivre les paiements et à restituer les montants excédentaires, ces paiements sont toujours imposables pour l'employé.

Si votre entreprise considère les frais de déménagement des employés comme des salaires imposables (W-2) pour l'employé, votre entreprise peut toujours déduire le coût de ces dépenses en tant que dépenses professionnelles.

Comment rembourser les employés pour les frais de déménagement

En général, tout paiement que vous faites aux employés est imposable, et le paiement des frais de déménagement des employés est considéré comme un avantage imposable. La loi fiscale de 2017 n'a pas changé cette situation fiscale. Mais cela a supprimé la possibilité que les employeurs puissent rembourser en utilisant un plan comptable (expliqué ci-dessous) pour éviter que l'employé paie des impôts sur ces paiements.

Voici comment fonctionne un plan de remboursement : L'employé paie les dépenses et vous les remboursez. Les dépenses doivent être détaillées et seules des dépenses spécifiques peuvent être payées. Les dépenses doivent également être à des fins commerciales.

L'employé doit avoir payé ou engagé des dépenses dans le cadre de la prestation de services en tant qu'employé de votre entreprise. Vous devrez peut-être documenter que le déménagement est requis par votre entreprise. Certaines procédures comptables doivent également être suivies.

  • L'employé doit « déclarer adéquatement ces dépenses dans un délai raisonnable ». C'est-à-dire que l'employé doit vous remettre des reçus pour toutes les dépenses.
  • Si vous accordez à l'employé une avance sur ces dépenses, l'employé doit restituer tout excédent d'argent dans un délai raisonnable.

Par exemple, disons que vous avancez 5 000 $ pour les frais de déménagement et que l'employé vous remet des reçus de 3 650 $. L'employé doit vous remettre un chèque pour le solde (1 350 $). Si tous les critères d'un plan comptable ne sont pas remplis, le plan n'est pas un plan comptable. Et les « remboursements de dépenses non déductibles » (au salarié) et les indemnités de dépenses diverses ou non précisées sont imposables au salarié.

Charges sociales et paiements des frais de déménagement aux employés

Les frais de déménagement des employés payés par votre entreprise, même si vous avez un plan comptable, sont soumis à des retenues d'impôt fédérales sur le revenu, des taxes FICA (sécurité sociale et assurance-maladie) et des taxes fédérales sur le chômage.

Vous devez déclarer le montant de cet avantage lorsque vous remplissez le rapport d'impôt annuel W-2 pour l'employé pour l'année précédente.

Pour clarifier comment ces dépenses sont saisies sur le formulaire W-2 d'un employé. Nous utiliserons l'exemple ci-dessus, où l'employé reçoit 5 000 $ pour les frais de déménagement, a des reçus de 3 650 $ et garde les 1 350 $ restants. Le montant que l'employé conserve est imposable pour l'employé. Nous supposerons que ce paiement est effectué conformément aux exigences d'un plan comptable, comme décrit ci-dessus :

  • Les 1 350 $ imposables sont inclus dans la case 1 du W-2 (et dans les cases 3, 5 et 16, s'ils sont imposés par l'État ou la ville).
  • Les retenues d'impôt fédérales et étatiques et les taxes FICA doivent être calculées pour les 1 350 $ imposables et incluses dans les cases appropriées sur le W-2.
  • Vous devez inclure les 3 650 $ (le montant égal au montant justifié (par exemple, la partie non imposable) à la case 12 du formulaire W-2 en utilisant le code L.

Pour plus de détails sur la façon dont cela fonctionne, voir IRS Publication 15 (Circulaire E).

Donner à un employé de l'argent supplémentaire pour les frais de déménagement

Certaines entreprises donnent aux employés un montant fixe pour les frais de déménagement, selon le type de déménagement et la distance. Le paiement peut toujours être déductible pour votre entreprise en tant que dépense professionnelle.

Si vous souhaitez donner à un employé l'argent pour les frais de déménagement et laisser l'employé décider comment cet argent sera dépensé, vous disposez d'un plan non comptable, conformément à la réglementation de l'IRS. Dans ce cas, comme indiqué ci-dessus, si vous ne voulez pas que l'employé ait à présenter des reçus, la totalité du paiement est imposable pour l'employé à titre d'avantage. En outre, l'impôt fédéral sur le revenu et l'impôt FICA doivent être retenus sur le paiement.

Dans ce cas, vous voudrez peut-être ajouter un montant supplémentaire au paiement pour aider l'employé avec les impôts supplémentaires qui doivent être payés. C'est ce qu'on appelle la « grossification » d'un chèque, et c'est pour donner à l'employé le montant exact du paiement, après impôts.

Par exemple, si vous payez 2 000 $ à un employé en frais de déménagement, vous pouvez effectuer un calcul de majoration pour donner plus de 2 000 $ pour couvrir les taxes supplémentaires.

Les frais de déménagement des employés sont déductibles

Le paiement des frais de déménagement des employés est une dépense d'entreprise déductible pour votre entreprise.

Informer les employés du plan de remboursement des frais de déménagement

Comme pour tout autre avantage social, tous les employés doivent être traités de la même manière. Vous pouvez définir des critères d'admissibilité au régime par type d'employé (salarié ou horaire, par exemple), mais vous ne pouvez pas donner à un employé de la même classification plus de cet avantage qu'un autre.

C'est toujours une bonne idée de mettre ce type d'avantage par écrit et de l'inclure dans vos communications avec les employés. Votre manuel de l'employé ou votre manuel de politiques et de procédures est un bon endroit pour décrire le plan. N'oubliez pas d'inclure des informations sur les implications fiscales de cet avantage.

Aider les employés avec leurs déductions pour frais de déménagement

À moins que vous ne soyez un préparateur de déclarations de revenus qualifié, vous ne devriez pas donner de conseils fiscaux aux employés au sujet de l'impôt sur le revenu. Encouragez vos employés à obtenir des conseils fiscaux professionnels ou à utiliser un logiciel fiscal professionnel. Voici certaines choses que vous pouvez faire pour aider les employés à comprendre cet avantage pour frais de déménagement et son incidence sur leurs impôts :

  • Donnez aux employés une trousse de réinstallation qui explique comment et quand les frais de déménagement seront remboursés par votre entreprise.
  • Donnez aux employés la possibilité de modifier leur retenue (sur le formulaire W-4) pour tenir compte de l'avantage de réinstallation et de leur obligation fiscale.

Informations de l'IRS sur les frais de déménagement des employés

Publication IRS 521 - Frais de déménagement

Publication IRS 15 - Circulaire E - Guide fiscal de l'employeur

Publication 15b de l'IRB - Guide fiscal de l'employeur sur les avantages sociaux

Cet article et toutes les informations sur ce site présentent des informations générales et ne sont pas destinés à être des conseils fiscaux ou juridiques. Reportez-vous aux publications de l'IRS pour plus de détails. Chaque situation est spécifique ; adressez vos questions à votre conseiller fiscal.