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Les 3 erreurs courantes d'opérations événementielles que les planificateurs d'événements peuvent éviter

Que le personnel des opérations événementielles travaille directement pour le lieu ou pour votre propre organisation, c'est le travail du planificateur d'événements d'éviter ces erreurs courantes.

Au-delà de l'expérience pure, le meilleur moyen pour un organisateur d'événements de devenir un organisateur d'événements encore meilleur est d'assister à une autre fonction en tant qu'invité. La plupart des organisateurs d'événements passent la durée d'un événement à coordonner les coulisses, mais vivre un événement à travers les yeux d'un invité peut être une révélation.

Être un invité, plutôt que l'organisateur de l'événement, vous donne l'occasion d'observer le personnel des opérations événementielles en action, une perspective à partir de laquelle il est souvent plus facile de remarquer ce qui fonctionne bien et ce qui ne fonctionne pas. Voici trois erreurs que vous verrez probablement lors d'événements mal gérés, ainsi que des conseils pour éviter de telles erreurs lors de vos événements.

Tableau d'enregistrement mal géré

Lorsque les invités se dirigent vers une table d'inscription, le personnel de l'événement doit être accueillant et prêt à aider les invités, quelle que soit la situation.

Il n'est pas axé sur le service ou même poli de supposer que quelqu'un qui se rend à la table d'inscription n'a pas sa place à l'événement. Pourtant, c'est exactement ce qui peut arriver si le personnel n'est pas correctement préparé ou informé. Rappelez au personnel de l'événement qu'une table d'inscription représente l'image de l'hôte et de l'organisation derrière l'événement. Le personnel doit accueillir tous les invités à la table d'inscription et leur demander s'ils sont là pour s'inscrire à l'événement par le nom de l'événement ou de l'hôte. Si une erreur a été commise, la plupart des invités se corrigeront et s'excuseront. Si ce n'est pas le cas, le personnel doit recevoir des instructions sur la meilleure façon d'aborder la situation. La gentillesse va un long chemin dans les opérations événementielles.

Configuration d'événement désordonnée

Dans la plupart des lieux, l'entretien ménager nettoie un espace événementiel et le personnel des opérations de banquet termine ensuite l'installation. Si les opérations de banquet laissent tomber un verre et ne parviennent pas à nettoyer les éclats, les éclats restent sur le sol - à moins que le personnel de l'événement ne nettoie.

Les éclats de verre brisé et autres débris laissent non seulement une image terrible, mais ils peuvent également créer un danger pour la sécurité. Par conséquent, les meilleurs organisateurs d'événements arriveront toujours 1 à 2 heures avant l'heure de début pour observer l'installation et effectuer une série de visites guidées de la zone et rechercher du verre et d'autres objets 30 minutes et 15 minutes avant l'événement. Si quelque chose n'est pas à sa place, l'organisateur de l'événement peut le porter à l'attention du personnel du banquet.

Nettoyage intempestif

Pour tout événement, il y aura deux horaires : l'agenda des organisateurs et l'horaire de travail du personnel d'exploitation du site. Il est de la responsabilité du planificateur d'événement de s'assurer que les deux sont correctement synchronisés.

La présentation ou le discours d'ouverture du programme aura généralement lieu juste après une sorte de réception d'arrivée pouvant inclure des tables d'inscription, de la nourriture et des boissons. Le calendrier des activités de nettoyage et de démontage doit donc être soigneusement planifié afin de ne pas interférer ou interrompre le programme du programme. Lorsque le nettoyage et le démontage ne sont pas discutés à l'avance avec le personnel des opérations événementielles, un organisateur d'événements peut constater que les tables et autres objets peuvent être retirés directement devant les hôtes ou les conférenciers invités, distrayant tout le monde dans la salle.

La ligne de fond

Alors que des sites bien gérés avec des gestionnaires et un personnel diligents des opérations événementielles devraient faciliter le travail d'un organisateur d'événements, une telle exécution parfaite de l'événement n'est pas toujours le cas. Les grands organisateurs d'événements font de chaque détail de l'exécution d'un événement leur affaire. Ils prennent le temps de discuter de tous les aspects de l'installation, du service événementiel et du démontage avec les directeurs de banquet avant l'événement lui-même et supervisent les opérations de l'événement avant, pendant et après afin d'assurer le meilleur événement possible pour le client.