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Le passage à la tarification des forfaits pour salles de conférence et de réunion

Sur le marché européen, il n'est pas rare que les hôtels proposent des forfaits réunion ou conférence tout compris. Voici comment les États-Unis se développent.

Contrairement aux États-Unis, c'est une pratique courante pour les hôtels européens d'offrir des forfaits de conférence et de réunion d'entreprise comme options pour les planificateurs d'événements qui organisent des séminaires, des conférences et d'autres réunions à l'hôtel.

L'idée derrière l'offre de services packagés pour les événements d'entreprise est de combiner tous les différents éléments de l'espace de la salle de réunion, de la nourriture et des boissons et des besoins audiovisuels dans un forfait de réunion pour un tarif journalier forfaitaire par participant. Non seulement cette pratique peut être généralement plus efficace pour les personnes impliquées dans la planification de l'événement, mais elle rend la gestion et la prévision des coûts associés au lieu beaucoup plus simple.

Conférences aux États-Unis

Aux États-Unis, en revanche, il est encore beaucoup plus courant que les hôtels établissent les coûts de conférence poste par poste en fonction des besoins détaillés et personnalisés de chaque réunion ou événement. Bien que cette pratique permette à l'organisateur d'événements d'avoir un meilleur contrôle sur chaque détail de l'événement, elle crée également fréquemment des commandes d'événements de banquet compliquées et plus de difficulté à gérer les coûts et le budget global de l'événement.

Bien que les principaux acteurs de l'industrie continuent de changer leur façon de faire des affaires, le modèle européen et le modèle américain ont encore tendance à refléter ces différences dans leur approche des conférences et des événements d'entreprise. Pour une plongée plus approfondie, jetons un coup d'œil à deux exemples de forfaits d'événements d'entreprise et de conférence : l'un de l'ancien Fira Palace à Barcelone (exemple européen) et l'autre au Wynn Resorts à Las Vegas (exemple américain).

Exemple de forfaits conférence et réunion

Les tarifs forfaitaires quotidiens sont populaires au Royaume-Uni et ont également fait leur chemin vers l'Europe continentale. Le marché britannique a été le premier à demander ce type de forfait, et nous essayons toujours d'adapter nos propositions pour répondre aux besoins de nos clients, explique l'ancien directeur général de Fira Palace (aujourd'hui Crowne Plaza Barcelona), un hôtel d'affaires très apprécié. parmi les planificateurs d'événements d'entreprise et de réunions qui organisent des réunions internationales.

Clientèle de l'hôtel

À l'époque où le Crowne Plaza Barcelona fonctionnait encore sous le nom de Fira Palace, environ 20 % des clients de l'hôtel venaient d'Espagne. Le reste de la clientèle annuelle provenait du Royaume-Uni (19 %), des États-Unis (17 %), de France (7 %), d'Italie (6 %), du Japon (4 %) et d'Allemagne (4 %). De plus, environ la moitié des événements commerciaux qui y ont été organisés provenaient de l'industrie pharmaceutique, le reste comprenant des clients de la technologie, de l'alimentation et des boissons, de la banque et de l'industrie automobile.

Demande de prix pour les forfaits de conférence

Pendant ce temps, le forfait de réunion quotidien au Fira Palace comprenait l'utilisation de la salle de réunion, la ou les pauses-café, le déjeuner, l'écran, etc. Le ou les forfaits de réunion disponibles comprenaient essentiellement tout ce qu'un planificateur aurait besoin d'inclure dans une réunion.

À mesure que l'industrie évoluait, les demandes de forfaits de conférence et de réunion ont continué à changer au fil du temps. Initialement, les planificateurs d'événements d'entreprise demandaient un prix forfaitaire pour les salles de réunion et la nourriture et les boissons. Avec le temps, ces demandes se sont élargies pour inclure d'autres éléments, tels que des écrans, un accès Internet, des tableaux à feuilles mobiles et des systèmes audio. Mais la demande était toujours pour des prix forfaitaires et forfaitaires.

Pour ceux qui avaient besoin de chambres pour la nuit, ils ont également demandé un tarif spécial/négocié pour l'hébergement dans les tarifs globaux de leur conférence. Bien que ces forfaits couvriraient la majorité des besoins de l'événement, les planificateurs négocieraient toujours pour d'autres exigences de l'événement, telles que la zone d'exposition, les dîners de gala, les cocktails et d'autres éléments de l'ordre du jour de l'événement.

Avantages et inconvénients de l'approche européenne

Il est clair que l'approche principalement européenne de la planification et de la tarification des conférences peut être utile aux organisateurs d'événements pour plusieurs raisons, notamment la perception des économies de coûts, la prévisibilité des coûts et la facilité de présentation et d'approbation des clients.

Cela dit, une telle approche impose à l'hôtel un fardeau accru pour prévoir les besoins de ses clients tout en gérant ses propres résultats. « De notre point de vue, c'est beaucoup plus facile de faire des événements 'à la carte'. En fait, l'opération est beaucoup plus compliquée. Mais le bénéfice pour nous, c'est la satisfaction du client, explique l'ancien directeur général de Fira Palace.

Exemple de forfaits conférence et réunion américains

Alors que le marché européen est relativement mature avec l'acceptation et l'utilisation de forfaits de conférence ou de réunion, de plus en plus d'hôtels américains peuvent commencer à envisager de changer la façon dont ils organisent et tarifient également les conférences et les réunions. C'est particulièrement important maintenant, alors que les organisateurs d'événements doivent de plus en plus souvent prendre des décisions dans des délais plus courts.

En mai 2009, Wynn Las Vegas a pris l'initiative d'introduire trois types de forfaits conférence et réunion tout compris pour le marché des petites réunions, c'est-à-dire ceux comptant moins de 80 participants. Aujourd'hui, ils offrent toujours ces forfaits. Ils comprennent:

  • Forfait délégué à la conférence d'une journée
  • Forfait délégué à la conférence d'une demi-journée du matin
  • Forfait de délégué à la conférence d'une demi-journée après-midi

Tout comme les organisateurs d'événements européens s'y attendent, les options packagées Wynns sont facturées sur un tarif par délégué (c'est-à-dire par participant), y compris la salle de réunion, la nourriture et les boissons, les collations pour les pauses, le projecteur et l'écran LCD.

L'idée pour Wynn de développer ses options de forfaits de conférence est née de l'approche du marché européen. En fait, Andr Link, ancien directeur national des ventes de Wynn, venait auparavant d'Europe. Pour la plupart en Europe, c'est la seule façon de vendre des réunions... Il était très rare que nous préparions des propositions à la carte qui énuméraient les frais de restauration, les locations de salle, les frais audiovisuels, etc., explique Link.

Un changement de l'industrie américaine

Avec le lancement de leur programme de forfaits pour petites réunions, Wynn Resorts prévoyait que les tarifs forfaitaires pour les conférences seraient plus populaires auprès de leurs entreprises clientes, car la plupart des réunions d'associations sont de plus grande taille. Ils avaient raison. Depuis lors, plusieurs chaînes hôtelières américaines de premier plan ont commencé à proposer des forfaits de réunions et de conférences d'entreprise qui reflètent mieux le modèle européen de planification d'événements d'entreprise.

Certes, les tarifs des forfaits réunions et conférences ne répondront pas aux besoins de chaque événement. En fait, la plupart des planificateurs reconnaissent qu'ils renonceront à certaines préférences de détail pour leur programme ou qu'ils demanderont au lieu de personnaliser le package pour inclure des éléments supplémentaires. Il est toujours prudent de se fier aux tarifs des forfaits si les planificateurs prévoient que leurs programmes peuvent durer plus longtemps que prévu initialement, ce qui peut entraîner des frais supplémentaires. Mais pour les planificateurs de réunions et d'événements qui examinent de près leur budget, ces forfaits pour réunions et conférences offrent une prévisibilité claire pour le budget de la conférence.