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Les frais de transport, de repas et de divertissement sont des dépenses déductibles

Quelles sont les dépenses professionnelles déductibles ? Découvrez comment les frais de déplacement, de repas et de divertissement sont partiellement déductibles en tant que dépenses professionnelles.

La loi de 2017 sur les réductions d'impôt et l'emploi (TCJA) a apporté des modifications radicales au code de l'Internal Revenue Service (IRS) pour les frais de voyage, qui comprennent les frais de transport, de repas et de divertissement à des fins professionnelles. Il y avait de la confusion parmi les préparateurs d'impôts et les propriétaires d'entreprise après l'adoption de la loi initiale. Plusieurs mises à jour sont à venir. La mise à jour la plus récente est la Publication 463 et aucune autre législation n'a été adoptée depuis cette publication.

Les propriétaires de petites entreprises et les employés d'une entreprise qui doivent voyager pour des activités liées au travail peuvent utiliser la publication 463 comme guide lors de la préparation des impôts.

Les frais de déplacement sont définis par l'IRS comme les dépenses ordinaires et nécessaires engagées lorsque vous devez vous absenter de votre foyer fiscal pour les besoins de votre entreprise, de votre profession ou de votre travail. Votre foyer fiscal est l'endroit où vous faites la majorité de vos affaires, qui est généralement la ville ou la ville où se trouve votre entreprise. Les dépenses qui sont abordées sont les dépenses de transport, de repas et de divertissement tant qu'elles sont ordinaires et nécessaires. Les dépenses ordinaires sont celles engagées dans le cours normal des affaires. Les dépenses nécessaires sont celles qui sont utiles et appropriées pour votre entreprise.

Frais de transport

Si vous vous éloignez de votre foyer fiscal pour affaires en voiture, vous pouvez déduire les frais de transport entre votre domicile et votre destination professionnelle. Si vous conduisez votre voiture, vous pouvez soit utiliser le taux de kilométrage standard de l'IRS, soit le coût réel de vos dépenses de voiture, selon ce qui vous offre le plus d'avantages. Si vous utilisez les taux de kilométrage standard établis par l'IRS, il est de 57,5 cents par mile pour les déplacements en voiture pour 2020.

Si vous choisissez d'utiliser le taux de kilométrage standard, vous ne pouvez pas déduire les dépenses réelles de la voiture telles que l'amortissement, les paiements de location et l'essence. Vous pouvez trouver une liste exhaustive de ce que vous ne pouvez pas déduire si vous utilisez le taux kilométrique standard dans la Publication 463 sous Taux kilométrique standard.

Vous pouvez également déduire les éléments suivants : les frais de taxi, de bus de banlieue ou de limousine de l'aéroport ; bagages et expédition; nettoyage à sec et blanchisserie, et pourboires. La publication 463 contient une liste de tous les frais de transport divers qui sont déductibles.

Si vous vendez la voiture que vous utilisez à des fins commerciales, vous pourriez être en mesure de réaliser un gain en capital ou une perte en capital. Vous pouvez déduire les impôts fonciers personnels sur votre véhicule. Si vous achetez une voiture avec le produit d'un prêt sur valeur domiciliaire, vous pourrez peut-être déduire une partie des intérêts de ce prêt.

Vous constaterez peut-être qu'il est plus avantageux pour vous de réclamer vos dépenses de voiture réelles comme l'essence, l'huile, l'entretien, les paiements de location, etc. La publication 463 liste les dépenses déductibles. Si vous choisissez de déduire vos dépenses réelles de véhicule et que vous utilisez votre véhicule à des fins personnelles ainsi qu'à des fins professionnelles, vous devez répartir les dépenses entre les deux.

Puisque l'achat d'une voiture est une dépense en capital, vous ne pouvez pas déduire directement le coût de la voiture. Vous pouvez, à la place, prendre une déduction de l'article 179. Cette déduction amortit la voiture sur une période de trois ans et vous pouvez déduire cette dépréciation sur l'annexe C, Profit ou perte d'une entreprise si vous êtes propriétaire d'une entreprise. Il existe des règles spécifiques que vous suivez pour demander une déduction pour amortissement en vertu de l'article 179.

Si vous voyagez en avion pour affaires, vous pouvez déduire le coût total de votre billet d'avion à moins qu'il n'ait été payé par votre entreprise.

Frais de repas et d'hébergement

Vous pouvez déduire vos frais d'hébergement selon un certain ensemble de règles et si votre voyage d'affaires comprend au moins une nuitée. Le voyage d'affaires doit impliquer de quitter le foyer fiscal pour affaires, pour faire du commerce, ou servir en tant qu'employé. Le logement ne doit pas être extravagant et ne doit fournir aucun type de divertissement. Votre séjour ne peut excéder cinq jours. La déduction pour logement ne peut être appliquée qu'une fois par trimestre.

Il n'y a pas encore de directives claires de l'IRS sur la déductibilité des repas pour les voyages d'affaires. Un fiscaliste devrait aider à déterminer la déductibilité des repas. Les repas se répartissent en trois catégories : non déductibles, 50 % déductibles et 100 % déductibles.

Les repas non déductibles sont ceux qui comportent un volet divertissement. En général, vous pouvez déduire 50 % du coût non remboursé de la plupart des repas si aucun élément de divertissement n'est présent. Les repas déductibles à 50 % devraient avoir une composante commerciale. Ils peuvent être des repas en voyage, avec des clients ou des membres d'entités comme le conseil d'administration, les repas ne peuvent pas être extravagants et soit le propriétaire de l'entreprise soit un employé doit être présent. Si un employeur fournit des collations au bureau pour les employés, comme du café et des beignets, 50 % du coût est déductible. Avant la promulgation de la TCJA, ce montant était déductible à 100 %.

Les repas déductibles à 100 % s'appliquent au propriétaire de l'entreprise. Les repas doivent être fournis à titre d'avantage pour les employés afin de satisfaire au test de déductibilité à 100 %.

Un taux journalier peut également être appliqué à l'hébergement et aux repas si les coûts réels ne sont pas utilisés.

Le taux journalier est établi d'année en année par l'IRS. Il y a un taux journalier haut et bas selon l'endroit où vous allez voyager.

Dépenses de divertissement

Les frais de divertissement sont un drapeau rouge pour l'IRS. Les frais de représentation sont des dépenses professionnelles non déductibles. Les repas payés sur la même facture que les divertissements ne sont pas non plus déductibles.

Tenue de dossiers

Il est extrêmement important de bien tenir les registres des dépenses de voyage, de repas et de divertissement. Conservez vos reçus et enregistrez le kilométrage dans un journal que vous gardez dans votre véhicule. Cette catégorie de déductions est souvent un signal d'alarme pour l'IRS et il peut vous être demandé de prouver vos déductions si vous êtes vérifié.

La ligne de fond

La TCJA de 2017 a eu un impact sur la déductibilité des frais de transport, de repas et de divertissement pour les propriétaires d'entreprise et les employés. Il est plus important que jamais de tenir de bons dossiers concernant les dépenses de transport, bien que l'impact majeur de la TCJA n'ait pas été aussi évident pour les dépenses de transport que pour les dépenses de repas et de divertissement. Les repas peuvent être classés dans les catégories 100 % déductibles, 50 % déductibles ou non déductibles et ne peuvent être associés à des divertissements. D'autres directives seront fournies par l'IRS sur les dépenses de repas. Les frais de représentation sont désormais des dépenses professionnelles non déductibles.