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Quels avantages sociaux pour les cadres sont déductibles

Voici un aperçu des avantages sociaux offerts aux cadres, la possibilité de déduire les avantages en tant que dépenses et l'imposition des avantages pour l'employé.

Les avantages sociaux (avantages sociaux) sont souvent déductibles pour les employeurs et ils sont parfois imposables pour les employés. Les entreprises sont très créatives pour trouver des moyens de rémunérer les cadres et les employés bien rémunérés avec une variété de ces avantages « marginaux ». Cet article fournit une liste des avantages sociaux non monétaires courants pour les cadres et les décisions de l'IRS sur la capacité de l'entreprise à les déduire en tant que dépenses professionnelles, ainsi que sur leur imposition pour les employés. L'IRS dit que tout avantage ou paiement fourni aux cadres qui ne sont pas fournis à d'autres employés peut être soumis à l'imposition de l'employé.

En examinant cette liste d'avantages sociaux non monétaires, deux facteurs sont examinés :

  • Si l'avantage est ou peut être déductible pour l'employeur en tant que dépense d'entreprise. Pour être déductible, vous devez être en mesure de démontrer à l'IRS que la dépense était « ordinaire et nécessaire » pour l'entreprise.
  • Si l'avantage est imposable à titre de compensation (rémunération) pour l'employé.

Si un avantage est imposable pour l'employé, la valeur correspond au montant que l'employé aurait à payer pour cet avantage dans le cadre d'une transaction sans lien de dépendance.

Boîtes sur un site sportif

Si une entreprise achète ou loue une skybox ou une boîte de luxe sur un site sportif, l'entreprise ne peut déduire plus que le prix du même nombre de sièges réguliers sur ce site. Les autres dépenses annexes (restauration par exemple) doivent être "ordinaires et nécessaires" à l'entreprise pour être déductibles au titre des frais de représentation. Un box acheté ou loué au profit d'un cadre particulier peut constituer un revenu imposable.

Récompenses/Bonus

Les récompenses ou les primes sont considérées comme une rémunération. Soyez prudent lorsque vous fournissez des paiements autres qu'en espèces « au nom des » dirigeants. Si ces versements paraissent personnels, ils ne sont pas déductibles pour l'entreprise et ils sont imposables pour le dirigeant.

Adhésions au club ou cotisations au club

Les adhésions à des clubs ou les cotisations de clubs de toutes sortes ne sont pas déductibles à moins qu'elles n'aient un objectif commercial précis (un groupe professionnel, par exemple). Cela comprend les clubs sociaux, sportifs, sportifs, les déjeuners, les compagnies aériennes et les hôtels. Le but du club (« lié aux affaires ») et non le nom est déterminant. Si le coût est déductible, il s'agit d'un revenu imposable pour le dirigeant.

Cartes de crédit d'entreprise

De nombreuses entreprises autorisent les employés à utiliser des cartes de crédit pour acheter des articles pour l'entreprise. Certaines entreprises émettent des cartes de crédit aux dirigeants et paient les factures sans exiger que le dirigeant démontre un objectif commercial. Les dépenses personnelles payées par ces cartes de crédit aux cadres sont considérées comme des avantages sociaux imposables et elles ne peuvent être déduites comme dépenses d'entreprise.

Salle à manger exécutive

Les repas fournis dans les locaux de l'employeur et pour la commodité de l'employeur peuvent être exclus du revenu du cadre si le coût satisfait au critère de la « frange de minimis » pour être exclu du revenu de l'employé.

Prêts aux dirigeants

L'IRS supposera qu'un prêt à un dirigeant est en réalité une compensation à moins qu'il ne puisse être démontré que le prêt est de bonne foi. Les facteurs montrant qu'un prêt est de bonne foi sont (1) l'existence d'un billet à ordre, (2) les paiements en espèces selon un calendrier spécifié, (3) les frais d'intérêt et (4) la sécurité. Le prêt doit être inscrit comme une créance dans les livres de la société et le taux d'intérêt doit être celui du marché. Les prêts personnels aux dirigeants et administrateurs de sociétés publiques sont interdits par la loi Sarbanes-Oxley de 2002.

Remises

Les remises sur les biens ou les services fournis aux clients doivent être accordées à tous les employés sur une base non discriminatoire. L'IRS n'autorise pas les remises d'entreprise pour les administrateurs et les entrepreneurs indépendants. Il n'est pas clair dans cet article de l'IRS si ces remises sont imposables pour les employés ou si la valeur de ces remises est une dépense d'entreprise déductible pour les employeurs.

Assurance-vie du conjoint/personne à charge

La valeur de l'assurance-vie du conjoint ou des personnes à charge doit être incluse dans le revenu du cadre. Comme il n'y a pas d'objet commercial pour cet avantage, il n'est probablement pas déductible pour l'entreprise.

Transport/voiture à l'usage de l'employé

Si un employeur fournit une voiture ou un autre véhicule à l'usage d'un cadre supérieur, le montant peut être exclu du revenu jusqu'à concurrence du montant qui serait admissible à titre de dépense d'entreprise déductible si le cadre supérieur payait pour son utilisation. L'utilisation personnelle du véhicule par le cadre est taxable.

Stationnement payé par l'employeur

Les laissez-passer de stationnement et de transport en commun ne sont pas imposables pour l'employé si des limites mensuelles précises ne sont pas dépassées. Renseignez-vous auprès de votre conseiller fiscal.

Utilisation par les employés de la propriété inscrite

Propriété classée comme les ordinateurs portables et les téléphones portables. Si vous fournissez un ordinateur portable à un cadre, conservez des dossiers détaillés pour établir l'utilisation professionnelle des ordinateurs qui peuvent être emportés à la maison ou conservés à la maison par les cadres. Il n'y a pas d'exceptions de tenue de dossiers comme « pas d'utilisation personnelle » pour les ordinateurs.

Les téléphones portables et les téléphones de voiture fournis aux cadres peuvent également être exclus du revenu d'un cadre si des dossiers détaillés sont conservés montrant la documentation de l'utilisation commerciale pour l'achat et l'exploitation.

Déménagement

Les frais de déménagement payés par les employeurs sont généralement considérés comme un revenu imposable pour les employés. Seuls les frais de déplacement des effets personnels et de déplacement vers le nouvel emplacement sont déductibles. Les frais tels que les repas et l'hébergement dans des logements temporaires ne sont pas déductibles. De plus, d'autres coûts payés par l'employeur, tels que les frais de courtage, les impôts fonciers, les assurances, les frais d'aménagement et le remboursement des pertes liées à la vente de la maison précédente sont inclus dans le revenu brut de l'employé.

Les vacances

Si vous payez les vacances d'un cadre (hôtels, billets d'avion et autres dépenses), la valeur des vacances est considérée comme personnelle et doit être incluse dans le revenu brut du cadre. La valeur n'est pas non plus déductible pour l'employeur en tant que dépense d'entreprise.

Conjoint/personne à charge/autre voyage individuel avec un cadre

Les paiements versés à un conjoint, à une personne à charge ou à d'autres personnes pour voyager avec un cadre supérieur ne sont pas des dépenses professionnelles déductibles, sauf si (a) la personne est un employé, (b) le voyage de la personne est à des fins professionnelles de bonne foi, et (c) le les dépenses seraient autrement déductibles par le particulier. Pour justifier ces exceptions, conservez de bons dossiers sur le but du voyage et le temps passé par cette personne à des fins professionnelles.

Planification financière, Gestion de patrimoine

Les services de planification financière ou de gestion de patrimoine fournis aux dirigeants sont considérés comme des avantages sociaux imposables. Il est douteux qu'ils soient considérés comme des dépenses professionnelles déductibles.

Services de planification de retraite qualifiés

Si vous avez un régime de retraite admissible, vous pouvez fournir aux employés des services de planification de la retraite; ces services ne sont pas considérés comme des revenus pour les salariés. Votre entreprise ne peut pas discriminer en faveur de cadres hautement rémunérés dans la fourniture de ces services.