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Qu'est-ce qu'un accord de remboursement de la santé (HRA)

Les accords de remboursement de la santé (HRA) offrent des avantages fiscaux aux employeurs pour le remboursement des frais médicaux aux employés. Tout savoir sur les HRA.

Un accord de remboursement de la santé (HRA) permet aux employeurs de financer la couverture des soins de santé des employés sans avoir à administrer un plan de santé compliqué et coûteux. Les entreprises et les employés peuvent bénéficier d'avantages fiscaux grâce à ce dispositif.

Qu'est-ce qu'un accord de remboursement de la santé (HRA)?

Un régime de remboursement des frais de santé est mis en place par les employeurs pour rembourser aux salariés leurs frais médicaux. Il permet également de reporter les montants non utilisés. L'employeur administre le régime, qui permet aux employés, à leurs conjoints et à leurs enfants à charge jusqu'à l'âge de 27 ans d'utiliser les fonds HRA en franchise d'impôt pour payer les frais médicaux.

  • Nom alternatif : Compte de remboursement santé
  • Acronyme : HRA

Vous pouvez également voir des HRA appelés comptes de remboursement de la santé, car les employés ont des comptes de remboursement individuels.

Comment fonctionne un accord de remboursement de la santé (HRA)?

L'employeur met en place un plan conformément à la réglementation de l'IRS et place de l'argent dans des comptes de remboursement individuels des employés, jusqu'à un montant maximum chaque année. L'employé est remboursé lorsqu'il a vérifié que la dépense figure sur une liste de dépenses médicales admissibles.

Par exemple, si un employé a payé une facture pour une radiographie, il peut demander le remboursement du montant qu'il a payé. Tous les fonds restants sur le compte HRA des employés à la fin de l'année sont reportés à l'année suivante, lorsqu'ils peuvent être utilisés avec les cotisations de l'année suivante.

Les HRA peuvent être mis en place dans le cadre de régimes d'avantages sociaux de cafétéria qui permettent aux employés un choix d'avantages.

Votre entreprise (en tant qu'employeur) peut définir les conditions de participation des salariés. Par exemple, vous pouvez autoriser les remboursements du HRA pour :

  • Employés actuels et retraités
  • Conjoints et personnes à charge de moins de 27 ans
  • Conjoints et personnes à charge des employés décédés

Dans le cadre de la configuration de votre régime, vous devez disposer d'une méthode pour vérifier les remboursements afin de vous assurer qu'ils correspondent à des dépenses médicales admissibles. Vous pouvez donner aux employés une carte de débit, une carte de crédit ou une carte à valeur stockée pour les remboursements, mais ils doivent être en mesure de prouver que les remboursements concernent des dépenses médicales admissibles.

Les HRA, comme tous les autres régimes d'avantages sociaux, doivent être offerts aux mêmes conditions à tous les employés d'une catégorie spécifique. Le régime ne doit pas non plus favoriser les actionnaires de la société S ou les employés hautement rémunérés.

Frais médicaux couverts

Selon l'IRS, les employés peuvent utiliser un HRA pour payer le coût du diagnostic, du traitement, de l'atténuation, du traitement ou de la prévention d'une maladie, pour toute partie ou fonction du corps. Les dépenses couvertes ne comprennent pas les dépenses liées à la santé générale de la personne.

Certaines des dépenses admissibles les plus courantes comprennent les primes d'assurance, les soins dentaires et les soins oculaires. La couverture des soins de longue durée est également incluse, jusqu'à un maximum, en fonction de l'âge de l'assuré. Vous pouvez décider quels avantages inclure dans le plan HRA de votre entreprise.

Vous pouvez consulter la liste des dépenses médicales admissibles (et des dépenses non admissibles) dans la publication IRS 502 : Frais médicaux et dentaires.

Avantages fiscaux des HRA

Les HRA sont des plans de santé, et l'IRS les classe comme des programmes d'avantages sociaux. Cela signifie que vos cotisations en tant qu'employeur aux HRA des employés sont des dépenses déductibles d'impôt pour votre entreprise. De plus, vos cotisations à la HRA sont considérées comme des avantages sociaux pour les employés, et l'IRS dit que vous pourrez peut-être exclure tout ou partie de leur valeur du revenu imposable des employés. De plus, en tant qu'employeur, vous ne devez pas d'impôts sur l'emploi sur ces cotisations.

Types de modalités de remboursement des soins de santé

(HRA)

En plus des HRA traditionnels, votre entreprise peut choisir parmi trois autres versions HRA pour offrir une couverture de soins de santé aux employés sans avoir à administrer un régime de soins de santé parrainé par l'employeur.

Arrangement de remboursement de la santé des petits employeurs qualifiés (QSEHRA)

Votre petite entreprise peut être en mesure de mettre en place un type spécial de HRA appelé accord de remboursement de la santé des petits employeurs qualifiés (QSEHRA). Le plan est spécialement conçu pour les petites entreprises de moins de 50 employés à temps plein qui ne peuvent pas se permettre d'offrir une assurance maladie à leurs employés.

Comme avec un HRA traditionnel, l'employeur verse un montant chaque année sur les comptes des employés, et les employés doivent utiliser ce montant pour se rembourser les primes d'assurance maladie ou les frais médicaux engagés par eux ou les membres de leur famille. Les employés ne peuvent pas verser leurs propres cotisations à une EQSEH.

Pour 2021, le montant maximal de remboursement est de 5 300 $ pour les particuliers et de 10 700 $ pour les familles.

Couverture individuelle HRA

Un autre type de HRA, appelé HRA de couverture individuelle, permet aux employeurs de toute taille de rembourser les primes des employés pour l'assurance maladie individuelle. Ce type de HRA a été proposé pour la première fois en 2020.

Vos cotisations en tant qu'employeur ne sont pas limitées et les employés peuvent reporter les montants inutilisés à l'année suivante. Les employés ne peuvent utiliser l'argent de leur couverture individuelle HRA que s'ils sont inscrits à un régime d'assurance maladie individuel, y compris un régime acheté sur un marché ou une bourse d'État ou fédéral, ou à Medicare. Le régime ne peut pas être une assurance à court terme et à durée limitée (STLDI).

Vous pouvez offrir des montants de remboursement à tous les employés ou uniquement aux employés de certaines catégories, comme les employés à temps plein ou ceux d'une région géographique particulière. Les conditions que vous proposez doivent être les mêmes pour tous les membres d'une catégorie d'employés. Cependant, vous pouvez fournir plus d'argent aux employés qui sont plus âgés ou qui ont plus de personnes à charge.

Offrir aux employés cette couverture individuelle HRA peut être considérée comme une couverture si vous êtes un grand employeur en vertu des exigences du mandat employeur de l'ACA. Cette partie de la réglementation est compliquée, alors vérifiez auprès de votre fiscaliste.

Bénéfice excepté HRA

Votre entreprise dispose d'une autre option HRA appelée HRA à prestations exclues pour couvrir des avantages supplémentaires spécifiques aux employés. Il a également été proposé pour la première fois en 2020.

Un HRA à prestations exceptionnelles couvre les dépenses non couvertes par les régimes de soins de santé primaires, comme les quotes-parts et les franchises. Vous voudrez peut-être envisager cette option si votre entreprise a déjà un régime de santé collectif traditionnel.

Les employés peuvent s'inscrire à un HRA à prestations exceptionnelles même s'ils ne s'inscrivent pas à votre régime d'assurance-maladie collectif traditionnel.

Cet arrangement exige une cotisation annuelle maximale de l'employeur de 1 800 $ par année, indexée sur l'inflation à compter de 2021, alors que le plafond de cotisation demeure de 1 800 $. L'argent ne peut pas être utilisé pour rembourser les primes d'assurance-maladie individuelle, les primes de régime de santé de groupe (autres que la couverture COBRA pour les employés licenciés) ou les primes d'assurance-maladie. Cependant, il peut être utilisé pour payer les primes dentaires, visuelles ou STLDI.

Comparer les HRA

Alternatives aux HRA

Un arrangement de dépenses flexibles, ou compte de dépenses flexibles (FSA), est un autre type d'arrangement d'avantages sociaux basé sur l'employeur qui rembourse les frais médicaux aux employés. Les employés peuvent prélever des fonds avant impôts sur leurs chèques de paie à utiliser pour des dépenses médicales spécifiques. Votre entreprise peut également cotiser à la FSA et bénéficier d'une déduction fiscale.

Chaque année, l'IRS désigne un maximum spécifique pour la réduction volontaire de salaire ; il est de 2 750 $ en 2021. Si la FSA autorise les reports d'argent à l'année suivante, le montant maximum pour 2021 est de 550 $. Les FSA peuvent également accorder aux participants un délai de grâce de 2,5 mois après la fin de l'année du plan pour dépenser les fonds inutilisés.

Les HRA et FSA ne sont pas disponibles pour les travailleurs indépendants, et les fonds des HRA et FSA ne peuvent pas être transférés à un autre employeur.

L'un des avantages d'un FSA est que l'employé peut se faire rembourser ses dépenses même s'il n'a pas entièrement cotisé cette année-là. Par exemple, un employé peut cotiser un montant spécifique de chaque chèque de paie au cours de l'année, mais le montant total de la cotisation est à sa disposition le 1er janvier de cette année.

En 2021, le gouvernement fédéral a accordé aux employeurs la possibilité de permettre aux participants au régime de reporter tous les fonds inutilisés des années 2020 et 2021 du régime FSA à 2021 et 2022 en raison de la pandémie. Ils peuvent également prolonger la période autorisée pour encourir des réclamations pour les années de régime FSA se terminant en 2020 et 2021, autoriser les remboursements postérieurs à la résiliation pour les régimes FSA et autoriser les modifications des élections en milieu d'année pour les régimes FSA au cours des années de régime se terminant en 2021.

HRA et. FSA

En raison de la pandémie, les FSA et les HRA peuvent rembourser les dépenses pour les produits de soins menstruels et les médicaments en vente libre sans ordonnance engagés pour toute période commençant le ou après le 1er janvier 2020.

Comment mettre en place un accord de remboursement de la santé (HRA)

La meilleure façon d'établir un régime est d'embaucher un administrateur de régime d'avantages sociaux, une personne responsable de la gestion des régimes d'avantages sociaux des employés. L'administrateur peut vous aider à préparer les documents dont vous avez besoin, à trouver une institution financière pour gérer les comptes des employés et à envoyer des informations aux employés.

Points clés à retenir

  • Les employeurs peuvent mettre en place et financer l'un des nombreux dispositifs de remboursement de la santé (HRA) qui remboursent aux employés les frais médicaux admissibles.
  • Les employés peuvent reporter les remboursements non utilisés à l'année suivante.
  • Les employeurs peuvent bénéficier d'une déduction fiscale pour les cotisations HRA s'ils répondent aux exigences spécifiques de l'IRS.
  • Les employés n'ont pas à payer d'impôts sur les cotisations patronales HRA pour les régimes approuvés par l'IRS.
  • Plusieurs types de HRA sont disponibles, selon les besoins spécifiques de votre entreprise.