EVENT PLANNINGCONFERENCE SERVICES

Qu'est-ce qu'une réunion pré-con

Un pré-con est une réunion tenue avant un événement. Découvrez ce que l'on attend des acteurs clés lors de cette dernière chance de préparer une conférence.

Une réunion pré-con est l'abréviation d'une « réunion pré-conférence ». C'est l'occasion de rassembler les principaux acteurs d'une conférence afin que chacun puisse revoir son plan pour organiser une conférence réussie. Cette réunion a généralement lieu dans l'espace de conférence.

Voici ce que vous devez savoir sur une réunion pré-con avant d'organiser votre prochain événement.

Qu'est-ce qu'une réunion pré-con?

Selon la taille de la conférence, il peut y avoir des dizaines de sept centaines de personnes responsables de la bonne exécution de l'événement. La réunion pré-con, ou simplement "la pré-con", est une chance pour toutes ces personnes de se rencontrer en un seul endroit et de discuter des détails de l'événement prévu. C'est l'occasion pour les vendeurs de poser des questions, pour les organisateurs de préparer le personnel à toute bizarrerie et pour les équipes d'évaluer l'espace et de décider où placer les tables, les chaises, les scènes ou tout autre élément.

La réunion pré-con a généralement lieu quelques jours avant l'événement. Le jour d'un événement, une présentation plus courte peut rafraîchir les participants du plan juste avant l'ouverture des portes de la conférence.

Certaines personnes peuvent associer les réunions pré-con à la planification de conférences, conventions, congrès et programmes de motivation plus importants. Cependant, il est également courant d'organiser une réunion pré-con pour des séminaires et d'autres événements spéciaux. Même les petits rassemblements dans une salle de conférence d'hôtel devraient être précédés d'une réunion pré-con.

Comment se déroule une réunion pré-conventionnelle ?

Pour ceux qui ne prévoient pas de réunions fréquentes, une réunion pré-con peut sembler inconfortable ou gênante au début, car elle peut inclure de nouveaux termes ou un nouveau langage, tels que « CV d'événement » ou « ordre d'événement de banquet ». Cependant, les réunions pré-con sont destinées à aplanir les malentendus ou les aspects peu clairs de l'événement. C'est votre chance de demander ce que signifient ces termes et toute autre question qui améliorera le succès de l'événement.

À quoi s'attendre lors d'une réunion pré-con

Lors de la réunion pré-con, le planificateur de l'événement passera en revue toute la logistique finale pour un programme donné avec l'équipe de gestion des fournisseurs impliquée dans le programme.

En règle générale, une réunion pré-con est coordonnée et programmée par le responsable des services de conférence des sites. Par exemple, si votre conférence a lieu dans un hôtel, cet hôtel aura probablement un employé dont le travail consiste à coordonner des événements comme le vôtre. Cette personne invitera les gestionnaires de divers domaines impliqués dans l'événement à revoir leur rôle particulier pour un événement.

C'est un excellent moment pour le planificateur de réunion ou d'événement d'établir un rapport avec toutes les personnes impliquées.

Pendant le pré-con, il est approprié que l'organisateur de l'événement souligne certains des objectifs clés de l'événement, y compris des informations importantes sur l'organisation qui accueille l'événement, les messages clés transmis lors de l'événement et les personnalités importantes qui devraient y assister. .

Consulter le CV de l'événement

Un CV d'événement détaille toutes les spécifications de l'événement. Il comprend toutes les informations pertinentes, y compris les dates, les heures, les contacts, les profils des participants, les contacts d'urgence, la nourriture et les boissons, le transport, les informations d'expédition, la facturation, l'audio/visuel et d'autres besoins spéciaux.

Chaque responsable de service passera en revue son rôle dans l'événement, y compris les détails pertinents et leurs procédures de fonctionnement typiques. Ils examineront également leur compréhension du contrat de l'événement et des informations précédemment partagées sur les commandes d'événements de banquet.

Les organisateurs de réunions et d'événements ne doivent pas oublier de poser des questions détaillées sur les spécifications de l'événement pendant cette période, telles que les niveaux de personnel et les noms des contacts clés de tous les domaines représentés qui seront présents lors de l'événement lui-même. Les éléments clés de la discussion préalable à l'escroquerie peuvent inclure un examen des éléments suivants :

  • Exigences en matière de nourriture et de boissons
  • Exigences relatives à la liste des chambres d'hôtes
  • Exigences relatives aux expositions pour les conférences et les salons commerciaux
  • Exigences relatives aux salles de réunion et aux salons professionnels (y compris les plans d'étage détaillés)
  • Exigences techniques, telles que les spécifications électriques et de télécommunications
  • Détails sur le placement de la signalisation et d'autres décorations

Faire des changements de dernière minute

La réunion pré-con est le moment idéal pour apporter des modifications de dernière minute. Bien qu'ils ne l'aiment pas toujours, la plupart des vendeurs et des fournisseurs s'attendent à quelques ajustements et substitutions de dernière minute, mais essaient de garder les demandes raisonnables.

Bien sûr, l'étendue des changements qui pourraient être considérés comme raisonnables dépend de la précocité du pré-con. Si le pré-con est programmé pendant une période où la configuration est déjà en cours, envisagez de procéder à une inspection précoce de la pièce pour vous assurer que tout se passe bien. De cette façon, vous saurez quels changements pourraient être apportés sans compromettre les progrès déjà réalisés.

Points clés à retenir

  • Une réunion pré-con est une réunion qui a lieu avant une conférence dans un centre de congrès, un hôtel ou tout autre espace événementiel.
  • La réunion pré-con donne l'occasion à tous les acteurs clés et au personnel de revoir leurs responsabilités, leurs objectifs et leurs attentes.
  • La réunion pré-con a généralement lieu quelques jours avant l'événement.
  • C'est l'une des dernières opportunités pour les organisateurs de demander des modifications avant le début de l'événement.