BUSINESS LAW and TAXESDEDUCTIONS and CREDITS

Ce qu'il faut savoir avant de louer une voiture pour une entreprise

Si vous envisagez de louer un véhicule pour votre entreprise, voici un aperçu des avantages, de la manière de négocier les conditions et des implications fiscales de cette opération.

De nombreux propriétaires d'entreprise louent des voitures à des fins professionnelles, car les coûts mensuels attractifs et la possibilité de changer fréquemment de voiture pour suivre les nouvelles technologies et les fonctionnalités de sécurité sont attrayants.

Une voiture de location convient-elle à votre entreprise ? Voici quelques facteurs à prendre en compte dans une décision de louer ou d'acheter une voiture de société, comment louer cette voiture (y compris les options) et les implications fiscales de cette opération.

Points clés à retenir

  • Vous avez deux options pour louer une voiture de société : un bail ouvert, comme la location, ou un bail fermé, similaire à l'achat de la voiture.
  • Vous pouvez déduire les frais de location et les frais de conduite pendant la période de location, mais uniquement pour le pourcentage d'utilisation à des fins professionnelles.
  • Les conditions de location comprennent les frais de kilométrage et l'usure normale ; les coûts excédentaires doivent être payés à la fin de la durée du bail.
  • Vous pourrez peut-être amortir le véhicule si le contrat de location prévoit l'option d'acheter la voiture à la fin de la période de location.

Conditions de location que vous devez connaître

Bail à durée indéterminée ou à durée déterminée

Lorsque vous vous asseyez pour négocier un bail pour une voiture de société avec un concessionnaire automobile, deux options vous seront probablement proposées : un bail à durée indéterminée et un bail à durée indéterminée.

Dans un contrat de location à durée indéterminée, le locataire paie la différence entre la valeur résiduelle (valeur de revente estimée) et la valeur de revente réelle à la fin du bail.

En revanche, à la fin d'un bail à durée indéterminée, le locataire ne paie que le kilométrage supplémentaire et les dommages extraordinaires.

Valeur résiduelle

La valeur résiduelle décrit la valeur de la voiture à la fin du bail, en fonction du montant et du taux d'amortissement de la voiture. Plus la durée de votre bail est longue, plus la valeur résiduelle sera faible car le véhicule sera plus vieux lorsque vous le restituerez.

Durée du mandat

Les baux à court terme sont plus coûteux que les baux à long terme car la valeur résiduelle diminue plus rapidement au cours des 24 premiers mois. Négocier un bail plus long entraînera généralement un paiement mensuel inférieur, mais décider de mettre fin à un bail plus tôt pourrait être coûteux.

C'est toujours une bonne idée d'adapter la durée d'un bail aux besoins de votre entreprise. Si une voiture de société est beaucoup conduite et échangée régulièrement, votre meilleure option pourrait être un bail à plus court terme.

Estimation du kilométrage annuel

Avant de conclure un bail, vous aurez besoin d'un kilométrage annuel estimé pour votre utilisation de la voiture. Un bail typique peut avoir une limite annuelle de 12 000 milles, mais si vous pensez que vous parcourrez plus de 12 000 milles par an, cela vaut la peine de payer un supplément pour le kilométrage supplémentaire. Dans le cas contraire, vous devrez payer le kilométrage supplémentaire utilisé à la fin du bail.

Qui peut déduire les dépenses liées à la conduite d'une entreprise ?

Une petite entreprise peut déduire les dépenses liées à la conduite d'une voiture détenue ou louée, mais uniquement pour les dépenses professionnelles. Votre entreprise peut déduire les frais de location et les frais de conduite. Selon le type de location, vous pouvez également amortir les frais de location.

Que vous louiez ou achetiez une voiture à des fins professionnelles, vous ne pouvez déduire que les dépenses professionnelles, pas les dépenses personnelles. Les allers-retours au travail sont une dépense personnelle.

Les employés ne peuvent plus déduire les frais de conduite de voitures de société s'ils ne sont pas remboursés par leur employeur, car l'IRS a suspendu diverses déductions détaillées jusqu'au 1er janvier 2026.

Déduire les frais de location commerciale

Vous pouvez déduire les frais de location ordinaires et nécessaires pour une voiture que vous utilisez dans votre entreprise.

Pour déduire les frais de location et les frais de conduite, vous devez être en mesure de prouver votre kilométrage professionnel et que vous avez conduit la voiture plus de 50 % du temps à des fins professionnelles.

Aux fins de la déduction fiscale, il existe deux types de baux, selon le type de contrat :

  • S'il s'agit d'un véritable bail, vous pouvez déduire les versements à titre de loyer.
  • Si le bail est vraiment un contrat de vente conditionnelle, vous devez amortir le coût dans le temps.

Un contrat de vente conditionnelle existe lorsqu'au moins une partie des paiements est affectée à l'achat ou autorise le contribuable à acheter un bien à des conditions avantageuses. L'IRS a fixé certaines conditions qui sont utilisées pour déterminer s'il existe un contrat de vente conditionnelle :

  • Si l'accord fixe une partie de chaque paiement aux capitaux propres (propriété)
  • Si vous obtenez le titre de la voiture à tout moment
  • Si le montant à payer pour utiliser la propriété est une partie excessivement importante du montant que vous paieriez pour obtenir le titre de propriété
  • Si vous payez beaucoup plus que la juste valeur locative actuelle
  • Si vous avez la possibilité d'acheter à un petit montant
  • Si l'accord fixe une partie des paiements en intérêts ou s'il est facile de les reconnaître comme intérêts.

Amortissement des coûts de location

Vous devez amortir le coût de la location de voiture si elle a ce que l'IRS appelle un contrat de vente conditionnelle, comme expliqué ci-dessus. Si vous utilisez le véhicule 50 % ou moins du temps dans une année, vous ne pouvez pas bénéficier d'une déduction ou d'un bonus (amortissement spécial) en vertu de l'article 179. Vous devez également calculer l'amortissement selon la méthode linéaire sur cinq ans.

L'amortissement d'un véhicule est un processus compliqué. Ce calcul est un travail pour votre fiscaliste.

Déduire les frais de conduite

Vous avez deux possibilités pour déduire les frais de conduite de votre voiture de société en leasing. Les options varient selon que vous utilisez les coûts réels ou la déduction forfaitaire pour l'année. Vous pouvez déduire les frais de conduite professionnelle pour une voiture louée dans certaines circonstances et dans certaines limites.

  • Tout d'abord, vous devez utiliser la voiture au moins 50 % des miles à des fins professionnelles et non personnelles (et vous devez être en mesure de prouver le nombre de kilomètres parcourus chaque année).
  • Ensuite, pour déduire le paiement de location, vous devez utiliser la méthode des dépenses réelles (et non la déduction de kilométrage standard) pour calculer les déductions de conduite.
  • Enfin, un véhicule loué de plus grande valeur peut être soumis à ce que l'IRS appelle un « montant d'inclusion », qui est une réduction de la déduction pour le coût de location.

N'oubliez pas les taxes de vente à des fins de déduction. Vérifiez auprès de votre état pour voir s'ils facturent une taxe de vente sur les véhicules loués pour un an ou plus. Plus le coût du véhicule est bas, plus le taux de la taxe de vente est bas.

Foire aux questions (FAQ)

Vaut-il mieux acheter ou louer une voiture pour votre entreprise ?

Les circonstances spécifiques de votre entreprise détermineront s'il est préférable d'acheter ou de louer une voiture de société, mais voici quelques points à considérer :

  • Les paiements de location mensuels sont généralement inférieurs aux paiements de prêt mensuels, car les paiements de location ne comprennent que l'amortissement, les intérêts, les taxes et les frais.
  • Vous devrez probablement payer des frais d'usure excédentaires pour une voiture louée, mais l'état du véhicule est considéré comme faisant partie de la juste valeur marchande d'une voiture achetée.
  • Vous pouvez déduire le kilométrage professionnel pour les véhicules loués ou achetés, mais il peut y avoir certaines restrictions si vous utilisez le kilométrage réel pour les véhicules loués.
  • La principale différence entre le leasing et l'achat d'une voiture de société réside dans votre capacité à amortir le coût de la voiture. Vous pouvez toujours amortir le coût d'un véhicule acheté, mais certains types de baux ne permettent pas l'amortissement.

Comment fonctionne un leasing de voiture de société ?

Le contrat de location précise les mensualités et autres charges, la durée du bail et le nombre de miles inclus dans le prix de location. Vous pouvez remettre le bail à la fin du terme, mais vous pouvez acheter le véhicule, si l'option est incluse dans le contrat de location.

La résiliation anticipée du bail peut entraîner une pénalité pour remboursement anticipé, le montant de la pénalité dépendant de la date de résiliation du bail par le locataire.

Votre entreprise est responsable du kilométrage dépassant le kilométrage convenu. De plus, s'il y a « usure excessive », telle que définie par le contrat de location, vous pourriez être responsable de ces frais.

La location d'une voiture pour une entreprise est-elle déductible des impôts ?

Vous pouvez déduire tous les frais ordinaires et raisonnables des frais de conduite et autres frais de location en tant que dépenses professionnelles, y compris les frais de location, d'assurance et d'entretien. Si le véhicule est utilisé à la fois à des fins professionnelles et personnelles, vous devez séparer la partie personnelle et ne déduire que la partie kilométrage. Par exemple, si vous conduisez la voiture 60 % du temps à des fins professionnelles, vous ne pouvez déduire que 60 % des frais.

Les frais déductibles comprennent les mensualités et les frais de conduite. Vous pouvez utiliser le kilométrage standard de l'IRS ou les coûts réels pour déduire les frais de conduite.

En plus des coûts annuels normaux, vous pourrez peut-être déduire le coût de l'amortissement pendant la durée de votre contrat de location pour votre voiture de société louée si vous utilisez la voiture plus de 50 % du temps à des fins professionnelles.

Pour pouvoir déduire l'amortissement, le bail doit être un contrat de vente conditionnelle, tel que défini par l'IRS. Dans ce type de contrat de location, le locataire a le droit d'acheter la voiture à des conditions « avantageuses ».