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Quelle est la meilleure façon de rembourser les frais kilométriques aux employés

Les employeurs peuvent payer les employés pour le kilométrage en utilisant une allocation ou en remboursant les dépenses. Les deux modes de paiement sont discutés et comparés.

Quelle est la meilleure façon de rembourser les employés pour leur conduite professionnelle ? La réponse dépend des besoins de votre entreprise et de la réglementation fiscale. Les deux options de paiement sont le remboursement ou une allocation de voiture.

Les impôts et votre système de conduite d'entreprise

Considérez les implications fiscales de vos décisions avant de commencer à payer les employés pour les frais de conduite. Vos dépenses liées à la conduite professionnelle de vos salariés sont déductibles pour votre entreprise, mais vous devez être en mesure de les justifier. Vous aurez besoin d'un système qui oblige les employés à déclarer les frais de conduite.

Seule la conduite professionnelle (pas la conduite personnelle) compte pour les impôts. Quelle que soit l'option que vous choisissez pour payer les employés, vous devez vous assurer que seuls le kilométrage et les dépenses professionnelles, et non les dépenses personnelles, sont suivis.

Vous devez avoir la documentation de l'objectif de l'entreprise à la fois pour votre déclaration de revenus et pour les impôts des employés. Cela signifie chaque voyage.

Payer les employés pour les dépenses liées à la conduite d'une entreprise

Peu importe à qui appartient la voiture, vous ou la plupart des employés, les entreprises paient leurs frais de conduite professionnelle à leurs employés. Aucune loi fédérale n'oblige les employeurs à rembourser les employés pour les frais de conduite, mais certains États, comme la Californie, exigent que les employeurs remboursent les employés pour le kilométrage. Assurez-vous de vérifier votre état avant de vous décider sur une méthode de remboursement de la conduite.

Pour les deux options, vous devez disposer d'un type spécifique de plan approuvé par l'IRS, appelé plan comptable, pour vous assurer que les paiements ne sont pas imposables pour l'employé et que vous pouvez déduire ces dépenses professionnelles.

Les exigences pour avoir un plan comptable sont les suivantes :

  • Les dépenses doivent être uniquement pour la conduite d'affaires.
  • L'employé doit vous remettre des notes de frais complètes et détaillées dans un délai raisonnable.
  • L'employé doit retourner tout paiement excédentaire dans un délai raisonnable.

Un exemple de remboursement d'excédent serait si vous avez donné de l'argent à un employé avant un voyage et qu'il n'a pas dépensé tout l'argent et n'a pas rendu l'excédent.

Le plan doit être écrit et il doit inclure tous les détails de son fonctionnement. Vous devez dater le plan et être en mesure de montrer que vos employés l'ont reçu et lu.

Les deux options pour les frais de conduite des employés

Les deux options utilisent le taux de kilométrage standard de l'IRS comme base de paiement. Ce taux change chaque année.

Donner aux employés une allocation de voiture

Vous pouvez donner aux employés une allocation de voiture pour payer les dépenses de conduite estimées. L'indemnité doit être basée sur, et pas plus que, le taux de kilométrage standard de l'IRS.

Par exemple, vous pouvez accorder une indemnité kilométrique de 1 120 $ pour ce mois (2 000 x le taux de kilométrage standard 2021 de 56 cents) si vous estimez qu'un employé parcourra 2 000 miles le mois prochain. L'employé doit vous donner des détails sur les kilomètres parcourus. Vous pouvez l'ajouter au mois suivant si l'employé a parcouru plus de kilomètres. Les règles du plan comptable exigent que l'employé restitue l'excédent dans les 30 jours suivant la dépense s'il n'a pas parcouru 2 000 milles au cours du mois.

Vous pouvez également utiliser un taux fixe et variable alternatif (FAVR) pour les véhicules appartenant aux employés. Ce taux combine le taux estimé en cents par mile pour couvrir les coûts variables, plus un montant forfaitaire pour couvrir les coûts fixes de l'employé, comme l'amortissement ou les paiements de location. L'IRS fixe le maximum pour cette méthode chaque année.

Rembourser les employés

Vous pouvez rembourser directement aux employés leurs frais de conduite professionnelle en leur demandant de remettre des notes de frais de conduite. Vous pouvez payer les frais réels ou le taux de kilométrage standard de l'IRS. Tous les rapports doivent indiquer le kilométrage détaillé et l'objectif commercial de chaque voyage.

Pour le taux de kilométrage standard, utilisez le taux de kilométrage IRS pour l'année et multipliez-le par les miles d'affaires réels de l'employé pour le mois.

Vous aurez besoin de reçus pour toutes les dépenses, y compris le gaz, le pétrole, les péages et le stationnement, les réparations, les assurances, les paiements de location et les frais d'enregistrement pour les coûts réels. Vous devrez peut-être calculer les coûts au prorata pour n'inclure que l'utilisation commerciale de la voiture. Par exemple, si l'employé a conduit la voiture 3 000 milles au cours du mois et n'avait que 2 000 milles d'utilisation professionnelle, les dépenses devraient être multipliées par (0,66).

Quel est le meilleur : indemnité ou remboursement ?

Chaque entreprise est différente, il est donc difficile de savoir quel est le meilleur plan à la fois pour les employés et pour votre entreprise. Voici quelques éléments de réflexion :

  • Demander aux employés de soumettre des rapports et de les rembourser crée plus de paperasse, mais cela vous donne plus de contrôle sur ce qui est payé. Vous pouvez limiter les kilomètres excédentaires car les employés ne sont payés que pour les kilomètres réellement parcourus.
  • Les employés apprécient une allocation plutôt que d'avoir à attendre d'être remboursés, mais il y a plus de possibilité de fraude aux dépenses avec cette méthode. Vous devez faire preuve de diligence pour obtenir des employés qu'ils remboursent les paiements excédentaires.

Comparaison des options de paiement à des fins fiscales

Le remboursement des dépenses réelles n'est pas imposable pour l'employé si vous suivez votre plan comptable et si les employés retournent les paiements excédentaires dans un délai raisonnable. Si le montant du remboursement est supérieur au taux de kilométrage standard de l'IRS pour l'année, le montant excédentaire est imposable pour l'employé.

Les employés ne peuvent plus déduire les dépenses non remboursées (dépenses professionnelles payées par les employés que votre entreprise ne paie pas) sur leurs déclarations de revenus personnelles en vertu de la Loi sur les réductions d'impôt et l'emploi.

Une indemnité kilométrique jusqu'au taux de kilométrage fédéral n'est pas imposable pour l'employé si vous suivez votre plan comptable. L'employé doit payer des impôts sur tout paiement dépassant la limite de kilométrage standard de l'IRS et sur tout paiement excédentaire qu'il ne rembourse pas.

Cet article est un bref aperçu. La réglementation est compliquée et il ne s'agit pas de conseils fiscaux ou juridiques. Obtenez l'aide de votre fiscaliste et de votre avocat pour mettre en place un plan comptable et une option de paiement avant de rembourser les employés.