BUSINESS FINANCEBUDGETING

Pourquoi la planification du budget de l'entreprise est si importante

Les propriétaires d'entreprise et les gestionnaires financiers ont besoin de budgets pour évaluer leur situation financière et leur avenir. Découvrez les étapes du processus de planification budgétaire d'une entreprise.

Les petites entreprises prospères dépendent de l'efficacité du processus de planification d'un propriétaire d'entreprise. L'un des éléments les plus critiques du processus de planification est la planification du budget de l'entreprise, qui est également l'une des étapes finales du processus de planification. Pour commencer, vous devez rassembler les données financières de l'entreprise, les prévisions et l'analyse de l'industrie pour vous aider à établir votre budget commercial.

Parallèlement aux précieuses informations et analyses financières, vous devez également garder à l'esprit les plans commerciaux et stratégiques généraux de l'entreprise afin de construire votre budget.

Qu'est-ce qu'un budget d'entreprise ?

Un budget d'entreprise est un plan financier dynamique utilisé pour estimer les revenus et les dépenses prévus d'une entreprise pour une période à venir. Il s'agit essentiellement d'un plan financier qu'une entreprise élabore pour un mois, un trimestre ou une année. Il doit être dynamique et flexible afin qu'il puisse être ajusté au fur et à mesure que les plans d'affaires et l'environnement du marché changent.

Les budgets d'entreprise doivent inclure toutes les sources de revenus ou de revenus anticipés par une entreprise ainsi que toutes les dépenses possibles que l'entreprise pourrait effectuer au cours d'une période spécifiée.

Un budget détaillé et réaliste est l'un des outils les plus importants pour guider votre entreprise. Un budget fournit des informations essentielles pour fonctionner selon vos moyens, gérer les défis imprévus et générer des bénéfices. Un budget approprié identifiera le capital disponible, estimera les dépenses et anticipera les revenus. Les propriétaires d'entreprise doivent continuellement se référer à leur budget comme moyen de mesurer les chiffres budgétaires prévus par rapport aux résultats budgétaires réels afin de savoir où faire des ajustements.

La planification doit également tenir compte des besoins à long terme. Par exemple, si vous prévoyez d'importantes dépenses dans un ou deux ans pour des mises à niveau d'ordinateurs ou la maintenance d'équipements, c'est une bonne idée de commencer à budgétiser à l'avance.

Étapes de la planification du budget de l'entreprise

Un budget est un cadre fondamental pour les finances de votre entreprise, détaillant les performances passées et fournissant un outil de prévision de l'exercice ou d'une autre période, avec une vue des actifs, des revenus et des dépenses. Voici un aperçu du processus budgétaire :

Préparation du budget

Les budgets permettent à une entreprise de définir avec précision des objectifs, des priorités et des plafonds de dépenses, et de détailler d'où provient le financement et où de nouvelles stratégies pourraient apporter des revenus dans les coffres de l'entreprise. Les postes qui commandent le plus de financement sont les postes prioritaires comme les sources de revenus et les différents types de dépenses. Ces éléments exigent une comptabilité précise et servent d'indicateurs de performance de la stratégie commerciale globale.

Un budget efficace doit ventiler les revenus et les dépenses anticipées par mois, par trimestre ou par exercice. Selon la taille de votre entreprise, il devrait inclure des budgets distincts pour chaque département. Ces budgets départementaux doivent également être ventilés par mois ou par trimestre, et collectivement, ils se réuniront pour former votre budget principal.

Le budget principal est un plan financier global basé sur le plan stratégique de l'entreprise. Il est composé de deux sous-budgets, le budget de fonctionnement et le budget financier. Chacun d'eux comprend un certain nombre de budgets plus spécifiques.

Les entreprises qui dépendent fortement des revenus des ventes saisonnières illustrent bien pourquoi un budget est si important. Si les mois de juin, juillet, août et décembre génèrent généralement 75 % des revenus de votre entreprise, votre budget vous permettra d'anticiper. Avoir une stratégie pour répartir vos revenus le plus efficacement possible au cours d'un exercice financier complet aidera à maximiser les profits.

Budget pour évaluer la performance de l'entreprise

En plus d'être une partie importante du processus de planification, les budgets sont nécessaires pour évaluer la performance de votre entreprise au cours de chaque exercice. Les types courants de budgétisation en entreprise sont :

  • Budgets statiques : les budgets statiques sont un type de budget de fonctionnement qui utilise des données financières historiques pour budgétiser les revenus et les dépenses attendus au cours de la prochaine période. Généralement utilisés par les très petites entreprises, ces budgets nécessitent de prendre chaque élément de ligne et d'y ajouter un pourcentage d'augmentation ou de diminution pour refléter le prochain budget.
  • Budgétisation basée sur les performances : Ce type de budget prend en compte les intrants et extrants par unité de produit ou de service afin d'atteindre une efficacité maximale.
  • Budgétisation à base zéro : un budget à base zéro repart de zéro à chaque période et crée un nouveau budget en fonction des conditions à ce moment-là. En d'autres termes, il part de zéro pour chaque poste et utilise des données financières internes et sectorielles pour établir le budget.
  • Analyse des écarts : un budget basé sur les écarts est un budget dans lequel les valeurs réelles et attendues pour chaque élément de revenu et de dépense sont calculées. Les résultats sont utilisés pour essayer de ramener les postes budgétaires dans une certaine fourchette et d'améliorer l'efficacité

L'utilisation d'un de ces types de budgets d'entreprise peut être un autre outil pour l'analyse financière de l'entreprise.

Par exemple, si les ventes du premier trimestre sont inférieures à ce que vous aviez budgété, vous saurez trouver des dépenses à réduire plus tard dans l'exercice afin de rester rentable. Un exemple plus positif pourrait être la vente d'un nouveau produit qui dépasse les attentes. En suivant cette tendance et en la comparant à ce qui a été budgétisé, vous verrez que vous disposez des revenus supplémentaires pour peut-être réviser le budget avec des plans pour augmenter la production ou embaucher du personnel supplémentaire pour gérer les affaires supplémentaires.

Budget pour obtenir un financement

Une histoire de rédaction de budgets solides et détaillés et de respect de ceux-ci peut aider à montrer aux prêteurs ou aux investisseurs potentiels que vous pouvez élaborer un plan d'affaires et le faire fonctionner.

Les prêteurs et les investisseurs veulent approfondir vos finances et votre histoire. S'ils ne voient pas de preuves de pratiques budgétaires solides, cela pourrait être un signal d'alarme qui les détournerait.

Si vous ouvrez une nouvelle entreprise et que vous avez peu ou pas d'antécédents, vous devez compenser ce manque d'expérience avec un soutien détaillé pour votre budget. Cela signifie faire des recherches sur le marché et montrer comment les tendances passées ou, peut-être un vide dans l'industrie, soutiennent les chiffres que vous présentez. Ce genre d'attention aux détails peut vous aider à obtenir une considération sérieuse de la part des prêteurs ou des investisseurs.

Dotation en personnel pour la budgétisation

Même les petites entreprises avec seulement quelques employés doivent s'assurer qu'elles disposent d'un personnel adéquat pour rédiger et maintenir un budget. Si, par exemple, vous possédez et exploitez un petit café, vous pourriez avoir un menu unique et une réputation de service client de qualité, mais cela ne signifie pas que vous êtes un professionnel de la finance.

S'il n'est pas réaliste d'embaucher une personne à temps plein pour gérer votre budget et d'autres affaires financières, envisagez une aide à temps partiel ou une collaboration avec un cabinet de conseil externe, en particulier au début et chaque année lorsque vient le temps de rédiger un nouveau budget pour le prochain exercice. année. SCORE, une organisation de mentorat en affaires affiliée à la Small Business Administration (SBA) des États-Unis, est composée en grande partie de bénévoles ayant une formation en affaires et en finance qui fournissent des conseils et des conseils aux petites entreprises. Cela peut être une ressource précieuse lorsque vous débutez ou lorsque vous êtes confronté à un défi important. En plus de vous aider avec la budgétisation ou d'autres problèmes, des organisations comme SCORE peuvent vous mettre en contact avec d'autres ressources dans votre communauté.

Logiciel de budgétisation

Certains des meilleurs outils pour rédiger un budget détaillé et s'y tenir sont les logiciels, et ils vont au-delà de Microsoft Excel ou d'autres tableurs. Certains des logiciels de budget les plus utiles sont :

  • QuickBooks : L'un des logiciels les plus conviviaux et les moins chers qui incluent la budgétisation.
  • Budgyt : Un logiciel budgétaire convivial permettant plus d'un compte de résultat.
  • PlanningMaestro by Centage : un logiciel de budgétisation basé sur le cloud, y compris les prévisions, pour les petites et moyennes entreprises.

De plus, vous utilisez peut-être déjà PayPal, Square ou d'autres services en ligne similaires avec votre système de point de vente (POS). Et comme les logiciels ci-dessus, ils offrent des outils pour rédiger un budget et suivre les revenus et les dépenses.

Lorsque vous recherchez un logiciel de budgétisation, vous souhaitez généralement rechercher ces fonctionnalités :

  • Budgétisation par département : vous permet de créer des budgets par département, division ou centre de profit et de les fusionner tous dans le budget principal.
  • Collaboration : Donne à plus d'une personne dans votre organisation la capacité de travailler sur le processus de planification budgétaire.
  • Comparaison des écarts : vous permet de voir les montants réels par rapport aux montants budgétés ligne par ligne.

Avantages de la planification budgétaire d'entreprise

Si une entreprise ne développe pas de budget, elle sera confrontée à une multitude de problèmes. C'est, en fait, voler à l'aveugle s'il ne sait pas combien de revenus il faut s'attendre ou de dépenses à prévoir au cours d'une période donnée. Une telle entreprise échouera probablement dans les deux premières années suivant son ouverture.

Les avantages de la planification budgétaire d'une entreprise sont nombreux. Voici quelques-uns des plus importants :

  • Santé financière : Sans budget d'entreprise, il vous est impossible de connaître la santé financière de votre entreprise. Vous n'aurez aucune idée si vous avez atteint ou dépassé vos objectifs.
  • Planification stratégique : Un budget d'entreprise vous permet d'élaborer un plan stratégique puisque vous connaîtrez la réponse à des questions telles que votre capacité d'expansion.
  • Obtenir un financement par emprunt : Si une petite entreprise essaie d'obtenir un financement par emprunt auprès d'une banque ou d'une autre institution financière, elle doit produire un budget pour montrer les prêteurs potentiels.
  • Attirer les investisseurs : si une entreprise souhaite attirer des investisseurs dans l'entreprise, ces investisseurs n'investiront pas leur argent dans l'entreprise à moins qu'ils ne puissent voir un budget.
  • Préparation de l'impôt : Un budget d'entreprise aide à la préparation des impôts sur le revenu, les ventes et les salaires.
  • Prise de décision : Afin de prendre des décisions sur n'importe quel aspect de l'entreprise, vous devez savoir combien d'argent est alloué à cet élément.