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Pourquoi les conférences commencent par une session plénière

De nombreuses grandes réunions d'entreprise et conférences lancent leur programme d'événements par une séance plénière d'ouverture. Découvrez ce qu'ils sont et comment ils sont utilisés.

De nombreuses grandes réunions d'entreprise et conférences lancent le programme de l'événement avec une session d'ouverture, parfois appelée session plénière ou session générale d'ouverture. Ces sessions sont le plus souvent associées à de plus grandes conférences, congrès ou conventions, mais elles peuvent également être utilisées pour des événements d'entreprise plus petits.

Les séances d'ouverture sont toujours programmées pour une durée déterminée au début du programme. Ils durent généralement une à deux heures. Les présentations qui sont programmées pendant ces heures peuvent offrir aux organisateurs d'événements et aux hôtes une occasion unique de s'adresser à leurs participants.

Qu'est-ce qui constitue une séance d'ouverture?

Les séances générales d'ouverture sont caractérisées par une présentation programmée ou une série de présentations par une variété d'orateurs. Ils sont destinés à s'adresser au grand public.

Certains programmes d'événements offrent éventuellement des séances en petits groupes simultanées au cours desquelles les participants se répartissent en petits groupes pour des présentations et des ateliers. D'autres divisent le public presque immédiatement pour des sessions dédiées à certains rôles, compétences ou intérêts. Mais la session plénière est l'occasion de s'adresser ensemble à tous les participants à l'événement.

Le responsable de l'organisateur peut choisir de couvrir les points généraux de l'ordre du jour et de décrire les objectifs du programme global. Les séances d'ouverture comprennent également généralement un conférencier principal et d'autres présentateurs qui aident à donner le ton à la convention.

Ces présentations peuvent avoir lieu dans une variété de formats, mais les sessions elles-mêmes sont par définition ouvertes à tous les participants.

Pourquoi commencer par une session plénière ?

Les séances générales d'ouverture les plus efficaces sont celles qui sont organisées au profit du public et des participants à l'événement, et non des organisateurs de l'événement. Les organisateurs d'événements peuvent saisir l'occasion d'aborder les affaires de l'entreprise ou de l'association, la logistique de l'événement et les points à l'ordre du jour, mais une bonne session plénière doit également divertir et motiver le public.

Des programmes efficaces nécessitent l'engagement et l'intérêt du public. Les organisateurs d'événements doivent se battre pour récupérer cet intérêt s'ils le perdent depuis le début. L'ouverture des sessions générales devrait démarrer le programme sur une note forte.

Objectifs et finalités

Les grandes séances d'ouverture ont tendance à aborder une combinaison des objectifs suivants :

  • Motiver, éduquer et/ou divertir et engager le public.
  • Donnez le ton au programme.
  • Créez une expérience mémorable.
  • Partagez des informations importantes.

Les meilleures sessions générales d'ouverture répondent à tous ces objectifs. La session plénière d'une conférence annuelle peut inclure un message de bienvenue du président de l'organisation, suivi d'une allocution du maître de cérémonie qui servira de modérateur pendant toute la durée de l'événement.

La session plénière peut se terminer sur une note forte avec un conférencier invité qui fait une présentation sur la motivation des participants à atteindre certains objectifs.

Quand c'est bien fait

Une bonne session générale d'ouverture mettra l'ambiance pour l'ensemble de l'événement. Vous maintiendrez l'intérêt si vous pouvez garder votre session plénière optimiste. Vous voulez motiver les participants. Donnez des informations qu'ils ne connaissaient pas auparavant comme avant-goût des choses à venir. Établissez un lien avec eux.

Et, oui, c'est bien d'ajouter un peu de divertissement, mais vous ne voulez pas que le divertissement soit tout le spectacle.